Regiebericht Vorlage & Rapportzettel: Excel, PDF

Ein Regiebericht (hier auch Rapportzettel, Rapport oder Regieschein genannt) hält fest, welche Arbeiten, Stunden und Materialien bei Regiearbeiten tatsächlich angefallen sind, und wird in der Praxis vom Auftraggeber gegengezeichnet. Ich habe dir dafür eine Vorlage gebaut: als Excel-Datei, die Stunden und Summen selbst ausrechnet, und als leeres PDF zum Ausfüllen auf der Baustelle. Beide sind kostenlos.

In der Excel-Datei trägst du pro Einsatz Auftraggeber, Baustelle, Datum und Auftragsnummer ein, beschreibst die Arbeiten und erfasst die Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Pause sowie das Material. Die Stunden rechnet die Datei in Dezimalstunden aus, die Summen ebenfalls. Stundensatz und Preise sind leere, optionale Felder. Das PDF hat bewusst keine Preisspalten, denn der Kunde unterschreibt es vor Ort.

Welches Format passt? Das PDF, wenn du auf der Baustelle mit Stift und Klemmbrett arbeitest und der Kunde direkt unterschreibt. Excel, wenn du den Rapport am Rechner oder Tablet ausfüllst oder die Stunden später für die Rechnung brauchst. In beiden Fällen gilt derselbe Grundsatz: ein Blatt pro Einsatz und Tag.

Was ist ein Regiebericht, und wie heißt er noch?

Ein Regiebericht dokumentiert Leistungen, die nach tatsächlichem Aufwand statt zum Festpreis abgerechnet werden: wer wann wie lange gearbeitet hat, welches Material verbraucht wurde und was gemacht wurde. Ich verwende Rapportzettel, Rapport, Regieschein und Regiezettel hier synonym für dasselbe Dokument. Nur der Stundenlohnzettel ist ein feststehender Begriff aus der VOB/B.

Die Vorlage nenne ich Rapport oder Regiebericht, je nachdem, wie du es im Betrieb sagst. In der Handwerker-Software, die wir für Schweizer Betriebe gebaut haben, heißt der Beleg Rapport.

Was sind Regiearbeiten und Regiestunden?

Regiearbeiten sind Leistungen, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden, meist nach Stunden plus Material, statt zu einem vorher vereinbarten Festpreis. Regiestunden sind die dabei abgerechneten Arbeitsstunden. In der Sprache der VOB/B heißen solche Leistungen Stundenlohnarbeiten.

Typisch sind kleine Zusatzarbeiten, die im Angebot nicht standen, Reparaturen mit unklarem Umfang, Störungsbeseitigung und Vorarbeiten, deren Aufwand sich vorher nicht messen ließ. Sobald sich der Aufwand vorab schätzen lässt, ist ein Festpreis im Angebot meist der sauberere Weg. Wie du ein Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung aufbaust, steht im Leitfaden zum Angebot schreiben.

Wann brauchst du einen Regiebericht, und ist der Rapportzettel Pflicht?

Du brauchst einen Regiebericht immer dann, wenn du Leistungen nach Aufwand abrechnest, denn ohne Nachweis kann der Kunde Stunden und Material in Zweifel ziehen. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu einem Formular namens Regiebericht ist mir nicht bekannt. Verbindlich wird der Nachweis über den Vertrag, vor allem dann, wenn die VOB/B vereinbart ist.

Rechtsstand: 30. September 2026. Die folgenden Hinweise geben Orientierung und sind keine Rechtsberatung.

Was sagt die VOB/B zu Stundenlohnzetteln?

Die VOB/B regelt Stundenlohnarbeiten in § 2 Abs. 10 und § 15. Ich gebe den Inhalt in eigenen Worten wieder. Den Wortlaut findest du in der nichtamtlichen Fassung von Teil B, die das Bundesbauministerium veröffentlicht (bekanntgemacht im Bundesanzeiger 2016):

• Vorher vereinbaren: Nach § 2 Abs. 10 werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden.
• Beginn anzeigen: Nach § 15 Abs. 3 Satz 1 zeigst du dem Auftraggeber die Ausführung von Stundenlohnarbeiten vor Beginn an.
• Zettel einreichen: Über die geleisteten Arbeitsstunden und den besonders zu vergütenden Aufwand (Stoffe, Vorhaltung von Geräten, Frachten, Sonderkosten) reichst du Listen ein, die Stundenlohnzettel. Wenn nichts anderes vereinbart ist, geschieht das je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich.
• Rückgabe binnen 6 Werktagen: Bescheinigte Zettel gibt der Auftraggeber unverzüglich zurück, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang. Eine Pflicht zur Bescheinigung nennt die Norm nicht. Einwendungen kann er auf dem Zettel oder gesondert schriftlich erheben.
• Anerkennung: Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.
• Rechnung: Stundenlohnrechnungen reichst du nach § 15 Abs. 4 alsbald nach Abschluss der Arbeiten ein, längstens in Abständen von 4 Wochen.

Die Vorlage bildet diese Bestandteile ab: ein Feld für die Regie-Vereinbarung und die Anzeige des Beginns, Mitarbeiter mit Stunden, Material, Geräte und Sonderkosten, ein Feld für Einwendungen und zwei Unterschriften.

Was gilt ohne VOB/B?

Die VOB/B gilt nicht von selbst. Sie ist ein Regelwerk mit Allgemeinen Vertragsbedingungen, das Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren müssen. Steht sie nicht in deinem Vertrag oder Angebot, entscheiden deine Vereinbarungen mit dem Kunden und das Werkvertragsrecht des BGB. Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, gilt nach § 632 Abs. 2 BGB die übliche Vergütung.

Meine Praxisempfehlung, auch ohne VOB/B: Vereinbare Regie vor Beginn, am besten schriftlich (eine kurze Mail hält es für beide Seiten fest), und lass den Rapport am Einsatztag unterschreiben. Für Österreich und die Schweiz zitiere ich keine Bauvertragsnormen, weil sie nicht frei zugänglich sind. Die Vorlage können Betriebe dort trotzdem nutzen; welche Regeln gelten, steht im jeweiligen Vertrag.

Was muss auf einem Rapportzettel stehen?

Auf einen Rapportzettel gehören Auftraggeber, Baustelle, Datum, eine Auftrags- oder Bestellnummer, die ausgeführten Arbeiten, die Mitarbeiter mit Beginn, Ende, Pause und Stunden, das verbrauchte Material und die Unterschrift des Auftraggebers. Welche dieser Angaben ein Vertrag verlangt, hängt von der Vereinbarung ab. Die Tabelle zeigt, wozu jedes Feld dient.

Wie schreibe ich einen Regiebericht? Schritt für Schritt

Einen Regiebericht schreibst du am Tag des Einsatzes, solange alle Details frisch sind und der Kunde noch vor Ort ist. So gehst du mit der Vorlage vor:

1. Regie klären und eintragen. Notiere Datum und Gesprächspartner der Vereinbarung und ob sie schriftlich oder mündlich erfolgte.
2. Kopf ausfüllen. Auftraggeber, Baustelle, Auftrags- oder Bestellnummer, Datum und Rapport-Nummer. Wenn du den Beginn angezeigt hast, trage auch das Datum dafür ein.
3. Arbeiten konkret beschreiben. “Wasserleitung im Keller neu verlegt, Anschluss am Heizungsverteiler, Druckprobe” sagt dem Kunden mehr als “Arbeiten laut Absprache”.
4. Zeiten erfassen. Pro Person Beginn, Ende und Pause, danach die Stunden in Dezimalzahlen.
5. Material auflisten. Menge, Einheit und Bezeichnung. Geräte, Fahrzeit und Fracht trägst du nur ein, wenn du sie mit dem Kunden abgesprochen hast.
6. Besonderheiten festhalten. Wartezeiten, fehlender Zugang oder Schäden anderer Gewerke gehören mit Uhrzeit ins Feld für Bemerkungen.
7. Unterschreiben lassen. Der Kunde unterschreibt mit Datum und Namen in Druckbuchstaben. Einwendungen kommen ins eigene Feld. Du behältst eine Kopie oder ein Foto des Zettels.

Will der Kunde nicht unterschreiben, trage das im Feld für Einwendungen ein, mach ein Foto des ausgefüllten Zettels und schreib ihm noch am selben Tag eine kurze Mail mit den Stunden.

Wie rechnest du Stunden im Regiebericht richtig aus?

Die Stunden ergeben sich aus Ende minus Beginn minus Pause, umgerechnet in Dezimalstunden. 4 Stunden und 20 Minuten sind 4,33 Stunden, denn 20 Minuten sind ein Drittel einer Stunde. Wer 4,20 in die Rechnung schreibt, verschenkt Zeit.

Ein Beispiel mit zwei Mitarbeitern und frei erfundenen Zeiten:

Dazu kommen 12 m Kupferrohr 18 mm, 4 Stück Pressfitting Bogen 90 Grad und 2 Stück Kugelhahn als Material. Trägst du in der Excel-Datei einen Stundensatz ein, multipliziert sie: Betrag gleich 12,33 Stunden mal Satz. Solange das Feld leer ist, rechnet sie keinen Betrag.

In der Vorlage steht in der Spalte für die Stunden diese Formel, hier für die erste Zeile mit Beginn in D, Ende in E und Pause in F:

=WENN(ODER(D20="";E20="");"";RUNDEN(REST(E20-D20;1)*24-WENN(ISTZAHL(F20);F20;0)/60;2))

REST(…;1) fängt Schichten über Mitternacht ab: 22:00 bis 06:00 ergibt 8 Stunden. WENN(ISTZAHL(F20);F20;0) macht eine leere Pause zu 0. Ende vor Beginn wertet die Datei ebenfalls als Schicht über Mitternacht, ein Tippfehler bei der Uhrzeit fällt deshalb erst an ungewöhnlich hohen Stunden auf. Die Datei rundet jede Zeile auf zwei Nachkommastellen und addiert die gerundeten Werte. Willst du auf Viertelstunden aufrunden, muss das vorher abgesprochen sein und im Rapport stehen. Einzelne Einsatztage ohne Tabelle rechnest du mit dem Arbeitszeitrechner.

Regiebericht, Stundenzettel, Bautagebuch, Bauzeitenplan: was gehört wohin?

Der Regiebericht beantwortet, was du bei einem Einsatz nach Aufwand geleistet hast. Die anderen drei Dokumente decken Arbeitszeit, Baustellenverlauf und Terminplanung ab.

Der Stundenzettel hält die Arbeitszeit einer Person fest, der Regiebericht weist dem Kunden den Aufwand für einen Einsatz nach. Ein Bautagebuch führst du für die gesamte Baustelle, einen Rapport nur für Leistungen, die du nach Aufwand abrechnest. Weitere kostenlose Rechner und Vorlagen findest du in der Übersicht der Tools.

Welche Fehler kosten bei Regiearbeiten Geld?

Mit dieser Liste gehst du den Zettel vor der Unterschrift durch:

• Regie nicht vor Beginn besprochen. Ist die VOB/B vereinbart, werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vorher ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Auch ohne VOB/B beginnt hier der Streit.
• Zettel erst mit der Rechnung vorlegen. Die VOB/B sieht je nach Verkehrssitte werktägliche oder wöchentliche Vorlage vor, wenn nichts anderes vereinbart ist.
• Material ohne Menge und Einheit. “Rohr und Fittings” lässt sich weder prüfen noch abrechnen.
• Unterschrift fehlt oder ist nicht zuzuordnen. Datum und Name in Druckbuchstaben dazuschreiben lassen.
• Kein Foto und keine Kopie. Das Original bleibt oft beim Kunden, deine Ablage bleibt leer.
• Festpreis und Regie auf einem Zettel. Trenne Leistungen aus dem Angebot von Regiearbeiten, sonst wird die Rechnung unübersichtlich.

Rapportzettel auf Papier, in Excel oder als App?

Papier und Excel reichen, solange wenige Personen Rapporte schreiben und du die Stunden am Ende selbst in die Rechnung übernimmst. Eine App lohnt sich, sobald Rapporte mehrfach abgetippt werden oder Fotos, Unterschrift und Stunden ohne Umweg in die Rechnung wandern sollen.

Für eine Handwerker-Software in der Schweiz haben wir den Ablauf aus Angebot, Rapport, QR-Rechnung und Bankabgleich als ein System gebaut. Es ist mobil nutzbar, offline-fähig mit lokaler Synchronisation und erlaubt Fotodokumentation direkt aus der App. Der Rapport liefert Stunden und Material für die Rechnung. Deshalb sollte niemand beides zweimal abtippen.

Meine Faustregel zum Wechsel: Sobald du Rapporte am Abend abtippst, Stunden aus Papierzetteln in Rechnungen überträgst oder mehrere Leute gleichzeitig in dieselbe Datei schreiben, ist eine Vorlage am Ende. Sollen Rapport, Angebot und Rechnung aus einem System kommen, bauen wir dafür SaaS-Plattformen und interne Tools. Ab wann Excel nicht mehr reicht, beschreibt der Artikel zur Excel-Alternative, den Ablauf eines Projekts der Leitfaden Software entwickeln lassen.

Wie lange musst du Rapportzettel aufbewahren?

Rechtsstand: 30. September 2026, keine Rechtsberatung. Wie lange du Rapportzettel aufbewahrst, hängt davon ab, wie der Rapport steuerlich und handelsrechtlich einzuordnen ist.

In Deutschland sind Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, die sonstigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Die Frist beginnt nach Absatz 4 mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft. Für Kaufleute nennt § 257 Abs. 4 HGB dieselben Zeiträume: acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Ob ein Rapport ein Buchungsbeleg ist, hängt vom Einzelfall ab, das ordnet dein Steuerbüro ein.

In Österreich sind Bücher und Aufzeichnungen samt den dazugehörigen Belegen nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren, darüber hinaus so lange, wie sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind. Für die Schweiz nenne ich keine Frist, weil ich die Vorschrift nicht geprüft habe.

Praktisch legst du den Rapport zusammen mit der Rechnung ab, auf der seine Stunden stehen. Dann findest du beides an einem Ort, wenn eine Rückfrage kommt.

Häufige Fragen zur Regiebericht-Vorlage

Wie schreibe ich einen Regiebericht?

Trage am Einsatztag Auftraggeber, Baustelle, Datum und Auftragsnummer ein, beschreibe die ausgeführten Arbeiten konkret und notiere pro Mitarbeiter Beginn, Ende und Pause. Rechne die Stunden in Dezimalzahlen um, liste das Material mit Menge, Einheit und Bezeichnung auf und halte Behinderungen fest. Lass den Auftraggeber vor Ort mit Datum und Namen unterschreiben und behalte eine Kopie oder ein Foto.

Was beinhaltet ein Regiebericht?

Ein Regiebericht enthält Auftraggeber, Baustelle oder Objekt, Datum, Auftrags- oder Bestellnummer, die ausgeführten Arbeiten, die eingesetzten Mitarbeiter mit Beginn, Ende, Pause und Stunden, das verbrauchte Material mit Menge und Einheit sowie Bemerkungen zu Behinderungen. Optional kommen Geräte, Fahrzeit und Sonderkosten dazu. Den Abschluss bilden die Unterschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer.

Was sind Regiearbeiten im Bau?

Regiearbeiten sind Leistungen, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden, meist nach Stunden plus Material, statt zum Festpreis. Typisch sind Zusatzarbeiten außerhalb des Angebots, Reparaturen mit unklarem Umfang oder Störungsbeseitigung. In der VOB/B heißen sie Stundenlohnarbeiten. Regiestunden sind die dabei abgerechneten Arbeitsstunden. Damit der Aufwand belegt ist, dokumentierst du ihn im Regiebericht.

Ist ein Rapportzettel Pflicht?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu einem Formular namens Rapportzettel ist mir nicht bekannt. Verbindlich wird der Nachweis über den Vertrag: Ist die VOB/B vereinbart, musst du als Auftragnehmer nach § 15 Abs. 3 Stundenlohnzettel einreichen. Der Auftraggeber gibt bescheinigte Zettel binnen 6 Werktagen zurück, nicht fristgemäß zurückgegebene gelten als anerkannt. Praktisch brauchst du den unterschriebenen Zettel immer, wenn du nach Aufwand abrechnest, weil du Stunden und Material sonst schwer belegen kannst. Das ist keine Rechtsberatung.

Was ist der Unterschied zwischen Regiebericht, Rapportzettel und Stundenlohnzettel?

Ich verwende Regiebericht, Rapportzettel, Rapport und Regieschein synonym für den Nachweis von Arbeiten nach Aufwand. Stundenlohnzettel ist der Begriff der VOB/B für die Liste geleisteter Stunden und besonderen Aufwands bei Stundenlohnarbeiten. Der Stundenzettel dagegen hält die Arbeitszeit einer Person fest, meist pro Monat. Der Regiebericht weist dem Kunden den Aufwand für einen Einsatz nach.

Muss der Kunde den Regiebericht unterschreiben?

Ein Gesetz, das die Unterschrift des Kunden vorschreibt, kenne ich nicht. Die VOB/B verlangt vom Auftragnehmer, Stundenlohnzettel einzureichen. Eine Pflicht des Auftraggebers, sie zu bescheinigen, steht dort nicht. Gibt er sie nicht binnen 6 Werktagen nach Zugang zurück, gelten sie als anerkannt. Einwendungen kann er auf dem Zettel oder gesondert schriftlich erheben. In der Praxis lässt du vor Ort unterschreiben. Verweigert der Kunde das, nutze das Feld für Einwendungen und mache ein Foto.

Wie lange muss man Rapportzettel aufbewahren?

In Deutschland sind Buchungsbelege nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Ob dein Rapport als Buchungsbeleg gilt, hängt vom Einzelfall ab, das ordnet dein Steuerbüro ein. In Österreich nennt § 132 BAO sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege. Am einfachsten legst du den Rapport zusammen mit der Rechnung ab. Stand: 30. September 2026, keine Rechtsberatung.

Reicht Excel für den Regiebericht oder brauche ich eine App?

Excel und Papier reichen, solange wenige Personen Rapporte schreiben und du die Stunden am Ende selbst in die Rechnung übernimmst. Eine App lohnt sich, wenn Rapporte mehrfach abgetippt werden, Mitarbeiter unterwegs ohne Netz erfassen oder Fotos und Unterschrift direkt zur Rechnung wandern sollen. Entscheidend sind die Übergaben zwischen Baustelle, Büro und Rechnung, nicht die Mitarbeiterzahl.

Ist die Regiebericht-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Du trägst deine E-Mail-Adresse ein, bestätigst sie per Link, und danach lädst du Excel-Datei und PDF sofort und ohne Kosten herunter. Die Download-Links schicken wir zusätzlich per Mail. Danach bekommst du gelegentlich Tipps von alloq.digital zu digitalen Abläufen, jederzeit abmeldbar.