Ein Abnahmeprotokoll hält fest, dass dein Kunde deine Werkleistung abnimmt, mit oder ohne Vorbehalt. Die Abnahmeprotokoll-Vorlage von alloq.digital bekommst du kostenlos als Excel mit eigener Mängelliste und als PDF zum Ausdrucken. Nach § 640 Abs. 1 BGB darf der Kunde die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern. Bekannte Mängel muss er sich bei der Abnahme vorbehalten, sonst verliert er Rechte.
Abnahmeprotokoll-Vorlage kostenlos herunterladen (Excel + PDF)
Auf drei Einträge kommt es im Protokoll an: das Ergebnis, die Vorbehalte und die Unterschrift des Kunden. Das Gesetz verlangt die Abnahme, kein Protokoll. Die IHK Frankfurt am Main rät trotzdem, bei umfangreicheren Werkleistungen die Abnahme zu protokollieren und vorhandene Mängel aufzuführen.
Was enthält die Abnahmeprotokoll-Vorlage von alloq.digital?
Die Abnahmeprotokoll-Vorlage von alloq.digital besteht aus einer Excel-Datei mit den Blättern “Abnahmeprotokoll” und “Mängelliste” sowie einem A4-PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen mit Stift. Art und Ergebnis der Abnahme wählst du per Auswahlliste, die Mängelliste zählt offene und erledigte Punkte selbst. Du bekommst beide Dateien kostenlos über das Download-Formular.
Ich habe dir dafür eine Vorlage gebaut. Das Blatt “Abnahmeprotokoll” enthält:
- Kopfdaten: Auftraggeber, Auftragnehmer, Bauvorhaben/Objekt, Auftrag vom, Gewerk/Leistung, Datum und Uhrzeit, Teilnehmende
- Art der Abnahme als Auswahlliste: Gesamtabnahme oder Teilabnahme
- Ergebnis als Auswahlliste: abgenommen ohne Mängel, abgenommen unter Vorbehalt der aufgeführten Mängel, Abnahme verweigert
- Vorbehalte in zwei getrennten Feldern: bekannte Mängel und Vertragsstrafe
- Übergebene Unterlagen und Schlüssel, Zählerstände, Restarbeiten
- Beginn und rechnerisches Ende der Gewährleistungsfrist
- Unterschriften beider Seiten
Das Blatt “Mängelliste” führt je Mangel die Spalten Nr., Ort/Bauteil, Beschreibung, Foto-Nr., Frist und erledigt am. Die Mängelliste zählt offene und erledigte Mängel selbst, du siehst den Stand ohne Nachrechnen.
Links das PDF zum Ausdrucken, rechts die Mängelliste mit Beispielwerten. In der Download-Datei sind alle Felder leer.
Den Download startest du über das Formular oben: E-Mail eintragen, Bestätigungslink anklicken, Dateien herunterladen. Gemeint ist die Abnahme einer Werkleistung, nicht die Wohnungsübergabe an Mieter.
Was löst die Abnahme rechtlich aus?
Mit der Abnahme erkennt dein Kunde das Werk als vertragsgemäß an. Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nach § 640 Abs. 1 BGB nicht verweigern. Bekannte Mängel muss er sich nach § 640 Abs. 3 BGB bei der Abnahme vorbehalten, sonst stehen ihm die Rechte aus § 634 Nr. 1 bis 3 BGB wegen dieses Mangels nicht zu.
Mängelvorbehalt und fiktive Abnahme regelt § 640 BGB in getrennten Absätzen. Die heutige Fassung gilt seit dem 01.01.2018 und geht auf die Reform des Bauvertragsrechts vom 28.04.2017 zurück.
Mit der Abnahme ändert sich für deinen Betrieb, wann der Kunde zahlen muss und wer einen Mangel beweisen muss.
| Folge | Norm | Was sich ändert |
|---|---|---|
| Vergütung | § 641 BGB | Die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten. Bis dahin bist du laut IHK Frankfurt vorleistungspflichtig |
| Beweislast | - | Nach vorbehaltloser Abnahme liegt die Beweislast für Mängel beim Kunden (IHK Frankfurt) |
| Mängelrechte | § 634 BGB | Der Kunde kann sie grundsätzlich erst nach der Abnahme mit Erfolg geltend machen, so das BGH-Urteil vom 19. Januar 2017 |
| Gefahr | § 644 BGB | Bis zur Abnahme trägst du die Gefahr, danach der Kunde. Wird das Werk vorher zufällig zerstört, ist das dein Risiko |
| Verjährung | § 634a BGB | Die Frist für Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme: fünf Jahre bei einem Bauwerk, zwei Jahre bei Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache |
| Vertragsstrafe | § 341 Abs. 3 BGB | Der Kunde kann eine verwirkte Vertragsstrafe nur verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält |
Wo die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich liegt, sagt das Gesetz nicht. Ein konstruiertes Beispielpaar: Eine fehlende Silikonfuge an einer Sockelleiste spricht eher für einen unwesentlichen Mangel, eine Dusche ohne funktionierenden Ablauf eher für einen wesentlichen. Im Streit entscheidet der Einzelfall. Alle Rechtsangaben haben den Stand 10. November 2026.
Abnahme nach BGB, VOB/B und Übernahme in Österreich
Das BGB nennt für die Abnahme keine festen Tage, die VOB/B schon. In Österreich heißt derselbe Vorgang Übernahme und richtet sich nach ABGB und ÖNORM B 2110.
| Punkt | BGB | VOB/B | Österreich |
|---|---|---|---|
| Begriff | Abnahme | Abnahme | Übernahme |
| Grundlage | § 640 BGB | § 12 VOB/B | ABGB, bei Vereinbarung ÖNORM B 2110 |
| Frist für die Abnahme | Angemessene Frist, die du setzt | 12 Werktage ab deinem Verlangen, wenn nichts anderes vereinbart ist | Laut Vertrag oder ÖNORM |
| Förmliche Abnahme | Keine Form vorgeschrieben | Findet statt, wenn eine Seite sie verlangt. Der Befund wird schriftlich festgehalten, jede Seite erhält eine Ausfertigung | Förmlich oder formlos, je nach Vertrag |
| Fiktive Abnahme | Nach Ablauf der gesetzten Frist ohne Verweigerung mit Mängelangabe | 12 Werktage nach schriftlicher Fertigstellungsmitteilung oder 6 Werktage nach Beginn der Benutzung, wenn keine Abnahme verlangt wird | Laut ÖNORM, im Vertragstext prüfen |
| Teilabnahme | Vertraglich klären | In sich abgeschlossene Teile auf Verlangen | Teilübernahme |
| Frist für Mängelansprüche am Bauwerk | Fünf Jahre (§ 634a BGB) | Vier Jahre, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 13 Abs. 4 VOB/B) | Drei Jahre bei unbeweglichen Sachen (§ 933 ABGB) |
Die VOB/B gilt nur, wenn ihr sie im Vertrag vereinbart habt, sonst gilt das BGB. Dasselbe Prinzip trifft Österreich: Ohne Vereinbarung der ÖNORM B 2110 bleibt es beim ABGB.
Die fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB kommt ohne feste Tageszahl aus: Das Gesetz verlangt eine angemessene Frist nach Fertigstellung und das Ausbleiben einer Verweigerung unter Angabe mindestens eines Mangels. Bei vereinbarter VOB/B gelten die festen Fristen aus § 12 Abs. 5. Der Kunde muss Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder Vertragsstrafen dann spätestens bis zum Ablauf dieser Fristen erklären.
Das Abnahmeprotokoll heißt in Österreich Übernahmeprotokoll. Dort ergänzt du die Vorlage um die Vertragsgrundlage (ABGB oder ÖNORM) und eine Einstufung jedes Mangels als geringfügig oder wesentlich. Die Fristen aus der Tabelle lassen sich vertraglich ändern. Trag deshalb die Dauer aus deinem Vertrag in die Vorlage ein, sie rechnet das Ende aus dem Datum der Abnahme. Eine Teilabnahme lohnt sich, wenn ein in sich abgeschlossener Leistungsteil fertig ist und der Kunde ihn bereits nutzt.
Was tun, wenn der Kunde die Abnahme verweigert?
Verweigert der Kunde die Abnahme, setzt du ihm nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme. Verweigert er sie innerhalb dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen. Bei Verbrauchern tritt diese fiktive Abnahme nur ein, wenn du zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hinweist.
Typische Falle bei Privatkunden: Ohne den Hinweis in Textform zusammen mit der Abnahmeaufforderung tritt die Fiktion bei Verbrauchern nicht ein. Schreib den Hinweis deshalb in dieselbe E-Mail oder denselben Brief wie die Aufforderung, nicht in ein späteres Schreiben.
So gehst du vor:
- Fertigstellung mitteilen und zur Abnahme auffordern, mit angemessener Frist.
- Bei Verbrauchern im selben Schreiben erklären, dass das Werk als abgenommen gilt, wenn der Kunde die Abnahme nicht erklärt oder ohne Mängelangabe verweigert.
- Nennt der Kunde einen Mangel, diesen mit Ort/Bauteil und Foto-Nr. in die Mängelliste eintragen und im Protokoll “Abnahme verweigert” wählen.
- Erscheint der Kunde nicht zum Termin, Einladung, Termin und eigene Begehung dokumentieren und die Fristsetzung schriftlich wiederholen.
Laut IHK Frankfurt genügt die Rüge eines einzigen Mangels, um die Abnahmefiktion zu verhindern, gleich ob er wesentlich oder unwesentlich ist. Früher gerügte und noch nicht beseitigte Mängel stehen der Fiktion dagegen nicht entgegen. Beim Bauvertrag kommt die Zustandsfeststellung nach § 650g BGB dazu: Verweigert der Kunde die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er auf dein Verlangen an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands mitwirken. Sie trägt das Datum und die Unterschrift beider Seiten. Bleibt der Kunde dem Termin fern, kannst du den Zustand auch allein feststellen und ihm eine Abschrift geben.
Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
Ins Abnahmeprotokoll gehören Parteien, Objekt, Auftragsdatum, Gewerk, Datum und Uhrzeit, Teilnehmende sowie Art und Ergebnis der Abnahme. Dazu kommen jeder Mangel mit Ort, Foto-Nr. und Frist, die Vorbehalte zu Mängeln und Vertragsstrafe und die Unterschriften beider Seiten. Außerdem trägst du übergebene Unterlagen und Schlüssel, Zählerstände, Restarbeiten und den Beginn der Gewährleistung ein.
In der Vorlage findest du die Punkte hier:
- Parteien, Objekt, Auftrag vom, Gewerk/Leistung: Kopfdaten
- Datum, Uhrzeit, Teilnehmende: Kopfdaten
- Gesamtabnahme oder Teilabnahme: Auswahlliste “Art der Abnahme”
- Ergebnis: Auswahlliste mit drei Optionen
- Mängel mit Ort/Bauteil, Foto-Nr. und Frist: Blatt “Mängelliste”
- Vorbehalte: je ein Feld für bekannte Mängel und Vertragsstrafe
- Restarbeiten, Unterlagen, Schlüssel, Zählerstände
- Beginn und rechnerisches Ende der Gewährleistungsfrist
- Unterschriften beider Seiten
Das Vorbehaltsfeld ist Pflichtbestandteil, weil der Kunde Rechte wegen bekannter Mängel nach § 640 Abs. 3 BGB nur mit Vorbehalt bei der Abnahme behält. Wählst du “abgenommen unter Vorbehalt der aufgeführten Mängel”, dokumentiert das Protokoll diese Abnahme unter Vorbehalt eindeutig.
Halte bei jedem Mangel Ort, Ist-Zustand, Foto-Nr. und Frist fest, damit er sich später zuordnen lässt. Ein selbst konstruiertes Muster zeigt den Unterschied. Schlecht: “Fliesen unschön”. Gut: “Bad OG, Wand hinter WC, Fliese 3. Reihe von unten: Riss ca. 5 cm, Foto 07, Frist 24.11.2026”.
Abnahmetermin Schritt für Schritt
Ein Abnahmetermin im Handwerk läuft in acht Schritten ab. Die Reihenfolge folgt den Feldern der Vorlage.
- Vorbereiten: Fertigstellung mitteilen, Termin vereinbaren, Kopfdaten vorausfüllen, Unterlagen und Schlüssel bereitlegen.
- Gemeinsam begehen: Raum für Raum oder Bauteil für Bauteil, in fester Reihenfolge.
- Mängel aufnehmen: Ort/Bauteil, Beschreibung und Foto-Nr. in die Mängelliste eintragen.
- Fristen setzen: je Mangel ein konkretes Datum zur Beseitigung.
- Ergebnis wählen und Vorbehalte eintragen: bekannte Mängel nach § 640 Abs. 3 BGB und gegebenenfalls die Vertragsstrafe.
- Zählerstände, Restarbeiten und Gewährleistungsbeginn eintragen.
- Unterschreiben: Beide Seiten unterschreiben vor Ort, jede Seite bekommt eine Ausfertigung.
- Nacharbeiten: Mängelliste abarbeiten und die Spalte “erledigt am” pflegen.
Typische Fehler beim Abnahmeprotokoll
Diese fünf Fehler passieren beim Abnahmetermin selbst und lassen sich dort vermeiden.
- Protokoll ohne Unterschrift des Kunden: Die Abnahmeerklärung lässt sich später schwer nachweisen.
- Mängel ohne Ort und Frist: Im Streit kann niemand den Eintrag zuordnen, und die Beseitigung hat keinen Termin.
- Vorbehalt vergessen: Bekannte Mängel und die Vertragsstrafe gehören als Vorbehalt ins Protokoll, bei Mängeln folgt das aus § 640 Abs. 3 BGB.
- Abnahme nur mündlich: Eine Schriftform verlangt § 640 BGB für die Abnahme nicht, mündlich erklärt fehlt dir aber der Beleg für Datum, Ergebnis und Vorbehalte.
- Schlussrechnung ohne Abnahme: Dein Vergütungsanspruch wird laut IHK Frankfurt erst mit der Abnahme fällig.
Ein sechster Fehler betrifft Privatkunden: die fiktive Abnahme ohne Hinweis in Textform anzustreben. Nach § 640 Abs. 2 Satz 2 BGB bleibt die Fristsetzung dann wirkungslos.
Abnahmeprotokoll, Regiebericht, Bautagebuch, Mängelliste
Abnahmeprotokoll, Regiebericht, Bautagebuch und Mängelliste halten Verschiedenes fest und entstehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Die Tabelle zeigt, welches Dokument wofür steht.
| Dokument | Zweck | Zeitpunkt | Wer unterschreibt | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Abnahmeprotokoll | Abnahmeerklärung und Vorbehalte festhalten | Einmalig am Ende oder je Teilabnahme | Beide Seiten | Beleg für die Abnahme nach § 640 BGB |
| Regiebericht | Stunden und Material für Regiearbeiten nachweisen, siehe Regiebericht-Vorlage | Je Einsatz | Betrieb und Kunde | Nachweis für die Abrechnung |
| Bautagebuch | Tägliche Aufzeichnung der Baustelle, siehe Bautagebuch-Vorlage | Täglich | Betrieb | Dokumentation des Bauablaufs |
| Mängelliste | Mängel mit Ort, Frist und Status führen | Ab der Abnahme fortlaufend | Als Anlage zum Protokoll | Grundlage für die Mängelbeseitigung |
Die Mängelliste ist eine Anlage zum Abnahmeprotokoll und läuft nach der Abnahme weiter. Das Protokoll selbst bleibt unverändert.
Den Abnahmetermin planst du am besten als Meilenstein im Bauzeitenplan als Excel-Vorlage ein. Das Übergabeprotokoll bei Mietwohnungen ist etwas anderes: Es dokumentiert den Zustand einer Wohnung zwischen Vermieter und Mieter, keine Werkleistung.
Papier, Excel oder App: was passt zu deinem Betrieb?
Excel passt zu deinem Betrieb, solange du Mängel per Foto-Nr. verweist und die Unterschrift auf Papier einholst. Papier genügt für einzelne Abnahmen ohne Nachverfolgung. Sobald du Fotos direkt am Mangel, die Unterschrift auf dem Handy und mehrere Baustellen gleichzeitig brauchst, stößt Excel an Grenzen und eine App lohnt sich.
Papier, Excel und App im Vergleich:
| Weg | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Papier/PDF | Unterschrift vor Ort ohne Gerät | Mängel nachverfolgen kostet Handarbeit |
| Excel | Auswahllisten, Fristen, automatische Zählung | Fotos nur als Foto-Nr., keine Unterschrift auf dem Handy |
| App | Fotos am Mangel, Unterschrift auf dem Gerät, Überblick über Baustellen | Einführung und Pflege eines Systems |
§ 640 BGB schreibt für die Abnahme keine Form vor. Habt ihr vertraglich eine Form vereinbart, etwa eine förmliche Abnahme oder Schriftform, prüf vor dem Einsatz einer digitalen Unterschrift, ob sie diese Form erfüllt.
Excel reicht, solange eine Person die Abnahmen deines Betriebs überblickt. Für eine Handwerker-Software in der Schweiz haben wir Angebot, Rapport und Rechnung als ein System gebaut.
Die Vorlage bekommst du über das Formular oben. Füll die Kopfdaten vor dem Termin aus und nimm das PDF ausgedruckt mit.
Häufige Fragen zum Abnahmeprotokoll
Ist ein Abnahmeprotokoll Pflicht?
Nein. § 640 BGB verpflichtet den Kunden zur Abnahme, schreibt aber kein Protokoll und keine Schriftform vor. Bei vereinbarter VOB/B kann eine förmliche Abnahme hinzukommen. Das Protokoll ist dein Beweismittel für Datum, Ergebnis und Vorbehalte, deshalb empfiehlt es die IHK Frankfurt bei umfangreicheren Werkleistungen.
Was passiert, wenn der Kunde nicht unterschreibt?
Ohne Unterschrift vermerkst du die Verweigerung mit Datum und genanntem Grund im Protokoll. Danach setzt du eine angemessene Frist zur Abnahme. Nennt der Kunde innerhalb der Frist keinen Mangel, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen, bei Verbrauchern nur mit Hinweis in Textform.
Abnahme mit Mängeln: geht das?
Ja. Wähle in der Vorlage das Ergebnis “abgenommen unter Vorbehalt der aufgeführten Mängel” und trag jeden Mangel in die Mängelliste ein. Unwesentliche Mängel berechtigen nach § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB nicht zur Verweigerung. Bekannte Mängel muss sich der Kunde nach § 640 Abs. 3 BGB vorbehalten.
Wie lange solltest du das Protokoll aufbewahren?
Bewahre das Abnahmeprotokoll mindestens bis zum Ende der Gewährleistungsfrist auf. Bei einem Bauwerk sind das nach § 634a BGB fünf Jahre ab der Abnahme. Steuerliche Fristen für Geschäftsunterlagen können länger laufen, das klärt dein Steuerbüro. Leg es mit Mängelliste und Fotos zur Auftragsakte, in der auch Angebot und Rechnung liegen.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du trägst deine E-Mail-Adresse ins Download-Formular ein, klickst auf den Bestätigungslink und lädst die Excel-Datei mit beiden Blättern und das A4-PDF herunter. Beide Dateien darfst du an deinen Betrieb anpassen, etwa mit Logo, eigenen Gewerken oder zusätzlichen Zeilen in der Mängelliste.
Hinweis: Stand der Rechtsangaben ist der 10. November 2026. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
