KI-Automatisierung in dein Unternehmen integrieren lassen
Rechnungen abtippen, Anfragen vom Postfach ins CRM kopieren, Zahlen aus drei Tools in eine Excel-Liste ziehen. Jede Aufgabe dauert nur ein paar Minuten. Zusammen sind es Stunden pro Woche, jede Woche.
Dazu kommen Tippfehler und Anfragen, die liegen bleiben, weil gerade niemand Zeit hat. Der Kunde wartet, und die Leute, die du für ihre Erfahrung bezahlst, verbringen den Tag mit Copy-and-paste.
Mit jedem neuen Kunden und jedem neuen Tool wird es mehr. Irgendwann stellst du jemanden ein, nur damit die Daten an der richtigen Stelle landen.
Wir automatisieren diese Abläufe, damit dein Team wieder an der eigentlichen Arbeit sitzt.
Wir verbinden deine Tools über APIs und n8n, lesen E-Mails und PDFs mit KI aus und lassen Entscheidungen mit Außenwirkung bei dir. Wir starten mit dem einen Prozess, der am meisten Zeit frisst, und bauen erst weiter, wenn er stabil läuft.
Ohne böse Überraschungen: Du bekommst Festpreis und Zeitplan, bevor wir bauen. Deine Daten liegen in Europa, DSGVO-konform. Und nach dem Start überwachen wir die Workflows und melden uns, bevor ein Fehler bei deinen Kunden ankommt.
Wie viele Stunden pro Woche gehen bei dir für Copy-and-paste drauf?
Jetzt Infos einholenWas kostet KI-Automatisierung? Festpreis pro Workflow
Bei Stundensätzen weiß am Ende niemand, wie hoch die Rechnung sein wird. Deshalb arbeiten wir mit Festpreisen pro Workflow. Braucht die Umsetzung länger als geplant, zahlst du für den vereinbarten Umfang keinen Cent mehr.
Ein einfacher Workflow mit klaren Auslösern ist in 1-2 Wochen einsatzbereit. Abläufe mit mehreren Systemen, KI-Schritten und Monitoring brauchen 4-8 Wochen.
Unser Angebot für dich
- Analyse des Ablaufs und Zeitmessung vorher
- Workflow-Bau mit n8n und APIs
- KI-Schritte nur dort, wo sie helfen
- Fehlerbehandlung und Monitoring
- Dokumentation und Versionierung
- Hosting in Europa, DSGVO-konform
Workflow-Automatisierung für KMU: Das bauen wir
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Handarbeit: E-Mails verarbeiten, Daten zwischen Tools abgleichen, Benachrichtigungen verschicken. Dein Team tippt nichts mehr doppelt ab und hat die Zeit für Kunden und Aufträge.
KI-Integrationen
KI-Schritte setzen wir dort ein, wo sie einen Schritt besser machen: Texte einordnen, zusammenfassen, Anfragen klassifizieren. Für feste Felder reichen einfache Regeln, die im Betrieb weniger kosten.
Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Verträge und Lieferscheine werden erkannt, ausgelesen und weitergegeben. Was unklar ist, landet zur Freigabe bei dir statt im Postfach.
API-Verbindungen
CRM, ERP, Buchhaltung und E-Mail-Marketing sprechen miteinander. Daten liegen nur einmal vor und bleiben zwischen den Tools synchron, ohne Export und Copy-and-paste.
Monitoring und Alerting
Jeder Workflow wird überwacht. Fehler werden erkannt und gemeldet, bevor sie zum Problem werden. Du siehst, was läuft, und bekommst eine Meldung, bevor ein Kunde es merkt.
Chatbots und Assistenten
Häufige Fragen beantwortet ein Assistent rund um die Uhr und in mehreren Sprachen, zum Beispiel für Hotels und Unterkünfte. Komplexe Anliegen gehen an dein Team.
Personalisierte Video-Automatisierung für eine D2C-Marke
Für einen Kunden haben wir eine Pipeline mit n8n und FFmpeg gebaut, die mehr als 200.000 personalisierte Videos gerendert hat, vollständig unbeaufsichtigt. Inklusive Upload und automatischer Wiederholung fehlerhafter Renderings.
Für KMU reicht meist ein deutlich kleinerer Ablauf. Das Prinzip bleibt gleich: Daten rein, Ergebnis raus, Fehler werden gemeldet.
Case Study lesenProzessautomatisierung für KMU: Womit wir anfangen
Für KMU lohnt sich Prozessautomatisierung dort, wo dieselbe Arbeit jede Woche mehrfach anfällt und nach festen Regeln abläuft. Wir starten nicht mit einem Großprojekt, sondern mit dem einen Prozess, der bei dir am meisten Zeit frisst.
Rechnungseingang und Belege
Rechnungen kommen per E-Mail, werden ausgelesen, geprüft und an die Buchhaltung übergeben. Was unklar ist, landet zur Freigabe bei dir statt im Postfach.
Anfragen und Angebote
Eine Anfrage wird eingeordnet, im CRM angelegt und mit einem Angebotsentwurf vorbereitet. Du prüfst den Entwurf und schickst ihn ab.
Dokumente automatisch übersetzen
Angebote, Produktblätter, Verträge oder Handbücher werden automatisch in die benötigten Sprachen übersetzt, mit deinen Fachbegriffen und im Originallayout. Du prüfst nur noch und gibst frei.
Reporting und Datenpflege
Zahlen aus Shop, CRM und Buchhaltung landen ohne Copy-and-paste in einem Dashboard. Stammdaten bleiben zwischen den Tools synchron.
Workflow-Automatisierung im Betrieb: Was zu jedem Workflow gehört
Ein Workflow ist ein einzelner Ablauf mit Auslöser und Aktionen. Mehrere Workflows zusammen bilden einen Geschäftsprozess ab. Wir bauen den ersten so, dass er sofort produktiv läuft, und hängen die nächsten daran, sobald er stabil ist.
Fehlerbehandlung
Antwortet eine Schnittstelle nicht, versucht der Workflow es erneut und meldet sich, wenn es dauerhaft nicht klappt. Nichts bleibt still liegen.
Dashboard
In einem Dashboard siehst du, ob jeder Workflow läuft, wie viele Durchläufe es gab und wo etwas hängt. Bei Fehlern bekommst du eine Meldung, bevor ein Kunde es merkt.
Dokumentation und Versionierung
Jeder Workflow ist beschrieben und versioniert. Änderungen sind nachvollziehbar, und dein Team versteht, was im Hintergrund läuft.
Freigabe durch Menschen
Wo eine Entscheidung Urteilsvermögen braucht oder nach außen wirkt, bereitet der Workflow vor und du gibst frei.
Geschäftsprozesse automatisieren mit KI: Was sich lohnt und was nicht
Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: Der Prozess läuft oft, er folgt klaren Regeln, und die Daten liegen digital vor. Schwierig wird es dort, wo Menschen verhandeln oder abwägen. Dort automatisieren wir die Vor- und Nachbereitung und lassen die Entscheidung bei dir.
KI kommt dazu, wenn die Eingangsdaten unstrukturiert sind: Freitext-E-Mails, PDF-Rechnungen mit wechselndem Layout, Anfragen in ganzen Sätzen. Ein KI-Schritt liest, ordnet ein und fasst zusammen. Für feste Felder und klare Bedingungen reichen einfache Regeln. Sie kosten im Betrieb weniger, laufen reproduzierbar und lassen sich leichter testen. Nicht jeder Schritt braucht KI, und wir bauen sie nur dort ein, wo sie einen Schritt tatsächlich besser macht.
Prozessautomatisierung einführen: So läuft es ab
Fünf Schritte, klare Ergebnisse. Du weißt immer, wo deine Automatisierung steht und was als Nächstes kommt.
Jetzt Infos einholen-
Schritt 1
Erstgespräch
Du erzählst, welche Abläufe Zeit fressen. Wir fragen nach, wie oft sie laufen und welche Tools beteiligt sind.
Ergebnis: Eine Einschätzung, ob sich Automatisierung bei dir lohnt.
-
Schritt 2
Analyse und Workshops
In Workshops mit deinem Team schauen wir uns den Prozess im Detail an, messen den heutigen Aufwand und priorisieren nach Aufwand und Nutzen.
Ergebnis: Der eine Prozess, mit dem wir anfangen.
-
Schritt 3
Angebot
Wir entwerfen den Workflow mit Auslösern, Aktionen, Datenflüssen und KI-Schritten und legen den Preis fest.
Ergebnis: Festpreis, Umfang und Zeitplan schriftlich.
-
Schritt 4
Umsetzung
Wir bauen den Workflow, verbinden die Systeme und testen mit echten Daten. Du prüfst den Ablauf, bevor er live geht.
Ergebnis: Ein schmaler Workflow, der sofort produktiv läuft.
-
Schritt 5
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen den Workflow im laufenden Betrieb und hängen den nächsten Ablauf daran, sobald der erste stabil läuft.
Ergebnis: Laufende Automatisierung und ein fester Ansprechpartner.
Festpreis pro Workflow, bevor die Arbeit beginnt.
Jetzt Infos einholen
Hallo, ich bin Simon.
Meine Mission ist, gemeinsam mit ExpertInnen Produkte zu schaffen, die mithilfe klarer Abläufe von echten Menschen verwendet werden - ohne dabei das Rad neu erfinden zu müssen.
Mehr über SimonHäufige Fragen zur KI-Automatisierung
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Geschäftsprozesse - Rechnungseingang, Lead-Verteilung, Datenabgleich, Reporting - von Software statt von Menschen ausgeführt werden. Anders als reines Excel-Scripting verbindet moderne Prozessautomatisierung mehrere Systeme miteinander (CRM, ERP, E-Mail, KI-Modelle) und ersetzt manuelle Übergaben durch klare Regeln.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der einzelne Ablauf - etwa „eingehende E-Mail klassifizieren und ans richtige Team weiterleiten". Prozessautomatisierung ist die übergeordnete Sicht: alle Workflows, die einen kompletten Geschäftsprozess abbilden (z.B. den gesamten Order-to-Cash-Prozess vom Auftragseingang bis zur Bezahlung). Wir bauen beides - meist starten wir mit einzelnen Workflows und verbinden sie nach und nach zum Gesamtprozess.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Alles, was wiederkehrend ist und klare Regeln hat. Typische Kandidaten: Angebotserstellung, Rechnungsverarbeitung, Onboarding neuer Kunden oder Mitarbeiter, Lead-Qualifizierung, Datenpflege zwischen Tools, Reporting, Support-Ticket-Routing. Schwierig wird es bei Prozessen, die echtes menschliches Urteilsvermögen oder Verhandlungen erfordern - dort automatisieren wir nur die Vor- und Nachbereitung.
Wo fangen KMU mit Prozessautomatisierung an?
Mit einem einzelnen Prozess, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt und digital vorliegt, zum Beispiel Rechnungseingang, Anfragebearbeitung oder Reporting. Wir messen zuerst, wie viel Zeit der Ablauf heute kostet, bauen dann einen schmalen Workflow und erweitern erst, wenn er stabil läuft. Wenn du vorher einordnen willst, wo sich Automatisierung bei dir lohnt, hilft die KI-Beratung für KMU.
Wann lohnt sich KI-Automatisierung statt einfacher Regeln?
Sobald die Eingangsdaten unstrukturiert sind: Freitext-E-Mails, PDF-Rechnungen mit wechselndem Layout, Anfragen in ganzen Sätzen. Für feste Felder und klare Bedingungen reichen Regeln - sie kosten im Betrieb weniger, laufen reproduzierbar und lassen sich leichter testen. Wir setzen KI nur dort ein, wo sie einen Schritt tatsächlich besser macht, und lassen Entscheidungen mit Außenwirkung von dir freigeben.
Wie wählt ihr den passenden Automatisierungsansatz?
Wir wählen den Ansatz nach Datenschutzanforderungen, Komplexität und bestehenden Systemen. Entscheidend ist, dass der Workflow zuverlässig läuft, verständlich dokumentiert ist und im Betrieb kontrollierbar bleibt.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform?
Ja, wenn richtig aufgesetzt. Wir achten auf europäische Infrastruktur, passende Datenverarbeitungsverträge und klare Datenflüsse. Bei sensiblen Daten planen wir besonders restriktive Verarbeitung. DSGVO ist für uns Standard.
Was kostet KI-Automatisierung für ein KMU?
Das hängt vom Workflow ab: Wie viele Systeme sind verbunden, wie unstrukturiert sind die Daten, wie kritisch ist der Ablauf. Wir arbeiten mit einem Festpreis pro Workflow, den du vor dem Start schriftlich bekommst. Braucht die Umsetzung länger als geplant, zahlst du für den vereinbarten Umfang nichts mehr. Dazu kommen nur die laufenden Kosten der eingesetzten Tools und KI-Modelle.
Was ist der Unterschied zwischen KI und Automatisierung?
Automatisierung führt feste Regeln aus: Wenn A passiert, folgt B. KI versteht unstrukturierte Eingaben wie Freitext-E-Mails oder PDF-Rechnungen mit wechselndem Layout und trifft daraus Vorentscheidungen. KI-Automatisierung kombiniert beides: Regeln sorgen für Verlässlichkeit, KI übernimmt die Schritte, die sonst ein Mensch lesen und einordnen müsste.
Wie lange dauert die Umsetzung einer Prozessautomatisierung?
Einfache Workflow-Automatisierungen mit klaren Triggern und Aktionen sind in 1 bis 2 Wochen einsatzbereit. Komplexere Unternehmenslösungen mit mehreren API-Anbindungen, KI-Komponenten und Monitoring brauchen typischerweise 4 bis 8 Wochen. Wir starten immer mit einem schmalen Prototyp, der sofort produktiv genutzt werden kann.
