KI-Beratung für KMU: Wo sich KI bei dir lohnt und wo nicht
Wir prüfen deine Abläufe technisch, priorisieren nach Aufwand und Wirkung und sagen dir ehrlich, ob KI, klassische Automatisierung oder gar keine Maßnahme die richtige Antwort ist. Die Potenzialanalyse läuft zum Festpreis, mit schriftlichem Bericht, Datenschutz-Check und Umsetzungsplan. Das ist technische Beratung durch ein Software-Unternehmen, keine Unternehmens-, Strategie-, Rechts- oder Steuerberatung. Umsetzen können wir anschließend selbst, du musst es aber nicht.
Was die KI-Beratung bei uns umfasst
Potenzialanalyse nach Aufwand und Wirkung
Wir gehen die Abläufe durch, die dich Zeit kosten, und erfassen mit deinen Zahlen, wie oft sie laufen, wie lange sie dauern und wo Fehler entstehen. Daraus entsteht eine priorisierte Liste: was zuerst, was später, was gar nicht.
Ehrliche Entscheidung: KI, Automatisierung oder nichts
Nicht jeder Prozess braucht KI. Folgt er festen Regeln, empfehlen wir klassische Automatisierung. Ist er zu selten oder zu unklar, empfehlen wir, ihn zu lassen, wie er ist. Jede Empfehlung kommt mit einer Begründung.
Tool- und Datenschutz-Check
Wir erfassen, welche KI-Tools bei dir im Einsatz sind, welche Daten wohin fließen und ob Auftragsverarbeitung und EU-Hosting passen. Das ist die technische Grundlage für DSGVO, EU AI Act und die KI-Kompetenzpflicht (Art. 4 KI-VO), keine Rechtsberatung.
Architektur-Empfehlung
n8n, Make oder Individualsoftware? Wir empfehlen das Werkzeug, das zu Datenschutz, Volumen und Team passt, und begründen es. Bei Bedarf mit Self-Hosting auf europäischer Infrastruktur.
Aufwand-Nutzen-Rechnung und Umsetzungsplan
Du bekommst eine technische Aufwand-Nutzen-Rechnung mit deinen Zahlen: erwartete Zeitersparnis, Aufwand für Aufbau und Betrieb, Risiken. Dazu eine Reihenfolge, die mit dem Baustein beginnt, der am schnellsten messbar Zeit spart.
Umsetzung und Betrieb, wenn du willst
Auf Wunsch bauen wir den ersten Baustein zum Festpreis und betreiben ihn im Retainer mit Monitoring. Der Bericht gehört dir und ist so geschrieben, dass ihn auch ein anderer Dienstleister umsetzen kann.
KI-Beratung: so läuft sie ab
01
Erstgespräch
Wir klären Ziel, Prozesse und vorhandene Systeme und sagen dir am Ende offen, ob sich eine Analyse für dich lohnt. Wenn ja, legen wir Umfang und Festpreis schriftlich fest.
02
Analyse
Wir nehmen die ausgewählten Prozesse gemeinsam mit den Menschen auf, die sie täglich ausführen. Dafür brauchen wir Beispielfälle, Zahlen zu Häufigkeit und Dauer und Lesezugriff auf die beteiligten Tools.
03
Bericht mit Priorisierung
Du bekommst einen schriftlichen Bericht und ein Abschlussgespräch: Priorisierung, Entscheidung je Prozess, Architektur, Datenschutz-Punkte, Aufwand-Nutzen-Rechnung und Umsetzungsplan.
04
Umsetzung (optional)
Wenn du bauen willst, erstellen wir ein Festpreisangebot für den ersten Baustein, auf Wunsch mit Retainer für den Betrieb. Wenn nicht, hast du einen Plan, den du mitnehmen kannst.
Typische Kandidaten für die Potenzialanalyse
Typische Ausgangslagen, keine Kundenfälle. So ordnen wir sie in der Regel ein.
Rechnungs- und Belegeingang
Die Layouts der Belege unterscheiden sich, die Regeln zum Prüfen und Buchen nicht. Meist sinnvoll: KI liest die Belege aus, feste Regeln prüfen und verteilen, ein Mensch gibt Auffälliges frei.
Anfragen-Postfach und Lead-Routing
Freitext-E-Mails lassen sich per KI einordnen und ans richtige Team verteilen. Antworten schreibt die KI nur als Entwurf, gesendet wird nach Freigabe.
Angebotserstellung
Anfragen auslesen, Preise aus Liste oder ERP zuordnen, Entwurf erzeugen. Ob dafür ein fertiges Tool oder ein eigener Workflow passt, hängt an Datenschutz, ERP-Anbindung und Anpassungsbedarf.
Angebot schreiben: Aufbau und MusterTelefon und Erreichbarkeit
Für Standardanliegen wie Termine, Rückrufe und häufige Fragen reicht meist ein fertiges Tool. Ein eigener Voice-Agent lohnt sich erst, wenn der Ablauf selbst besonders ist.
KI-Telefonassistent: Kosten und ehrlicher VergleichReporting und Datenabgleich
Zahlen aus Shop, CRM und Buchhaltung zusammenzuführen ist meist klassische Automatisierung. KI braucht es hier selten, und wo sie fehlt, ist der Betrieb einfacher.
Wissenssuche in eigenen Dokumenten
Ein Assistent, der auf deinen Unterlagen antwortet, taugt nur so viel wie die Datenbasis dahinter. Wir prüfen zuerst, ob die Dokumente gepflegt und aktuell sind und wie Fehlantworten abgefangen werden.
KI-Halluzination: Risiken und VermeidungWann sich KI nicht lohnt
Wir raten ab, wenn eine dieser Bedingungen zutrifft. Das ist Teil der Beratung, nicht ihr Scheitern.
Der Prozess läuft selten
Kommt ein Ablauf nur ein paar Mal im Monat vor, übersteigt der Aufwand für Aufbau und Betrieb meist die gesparte Zeit. Dann bleibt er manuell.
Feste Regeln reichen
Lässt sich der Ablauf mit Wenn-dann-Regeln beschreiben, kostet klassische Automatisierung im Betrieb weniger und liefert jedes Mal dasselbe Ergebnis.
Die Daten sind nicht sauber
KI auf unsauberen Daten liefert schneller falsche Ergebnisse, nicht bessere. Erst Datenqualität, dann Automatisierung.
Ein Fehler wäre teuer und niemand prüft
Bei Verträgen, Preisen oder Rechtsthemen braucht jedes KI-Ergebnis eine menschliche Freigabe. Ist keine vorgesehen, bauen wir es nicht.
Warum KI halluziniert und was das kostetDer Prozess ist nicht geklärt
Kann niemand beschreiben, wie der Ablauf heute läuft, automatisiert KI nur das Chaos. Dann klären wir zuerst den Prozess.
Ein Standardtool reicht
Deckt ein fertiges Tool den Fall ab, empfehlen wir genau dieses, auch wenn danach kein Bauauftrag folgt.
Nicht Teil der KI-Beratung: Unternehmens-, Strategie-, Rechts- und Steuerberatung, allgemeine KI-Schulungen und Stundenberatung ohne ein System, das anschließend gebaut oder verbessert wird.
Beweis statt Versprechen
Unsere Empfehlungen stützen sich auf Systeme, die wir gebaut haben und die in Produktion laufen.
200.000+ personalisierte Videos, unbeaufsichtigt
Ein Kunde erstellte pro Empfänger fünf Videovarianten von Hand. Wir haben daraus eine Pipeline auf Basis von N8N und FFmpeg gebaut, die mehr als 200.000 personalisierte Videos ohne manuellen Eingriff erzeugt hat, bei Produktionskosten von 0,01 bis 0,03 € pro Video. Fehlerhafte Renderings werden automatisch erkannt und neu gestartet.
Case Study lesenVoice-App mit Echtzeit-Sprach-KI
Bei einer Voice-App für Kinder ist das Sprachgespräch selbst das Produkt. Wir haben Echtzeit-Sprachdialog, Gedächtnis über Gespräche hinweg und Elternkontrolle als Mobile App für iOS und Android gebaut. Ob ein fertiges Tool reicht oder ein eigenes System nötig ist, klären wir in der KI-Beratung deshalb zuerst.
Case Study lesenHäufige Fragen zur KI-Beratung
Was umfasst eine KI-Beratung bei alloq.digital konkret?
Unsere KI-Beratung ist technisch: Wir nehmen deine Prozesse auf, bewerten sie nach Aufwand und Wirkung und entscheiden je Prozess, ob KI, klassische Automatisierung oder keine Maßnahme sinnvoll ist. Dazu kommen ein Tool- und Datenschutz-Check, eine Architektur-Empfehlung, eine technische Aufwand-Nutzen-Rechnung und ein Umsetzungsplan. Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht mit Reihenfolge, den du selbst, mit uns oder mit einem anderen Dienstleister umsetzen kannst.
Brauchen wir überhaupt KI?
Nicht immer, und genau das klären wir zuerst. Folgt ein Prozess festen Regeln, reicht klassische Automatisierung, sie kostet im Betrieb weniger und ist berechenbarer. KI lohnt sich vor allem bei unstrukturierten Eingaben wie E-Mails, Dokumenten oder Freitext, wenn der Prozess oft genug läuft und ein Mensch die Ergebnisse prüfen kann. Trifft beides nicht zu, sagen wir dir das im Bericht ausdrücklich, auch wenn wir dann nichts bauen. KI im Unternehmen einführen: der KMU-Leitfaden
Wie lange dauert die Potenzialanalyse?
Das hängt von der Zahl der Prozesse und der beteiligten Systeme ab. Für einen klar abgegrenzten Bereich wie Rechnungseingang oder Anfragenbearbeitung rechnen wir mit einigen Tagen bis wenigen Wochen inklusive Bericht. Den genauen Zeitplan nennen wir dir nach dem Erstgespräch schriftlich. Die Umsetzung ist ein eigener Schritt: Einfache Workflows laufen typischerweise nach ein bis zwei Wochen produktiv, komplexere brauchen vier bis acht.
Wie funktioniert die Festpreis-Logik bei der KI-Beratung?
Umfang und Ergebnis legen wir vor dem Start schriftlich fest: welche Prozesse, welche Systeme, welcher Bericht. Dafür nennen wir einen Festpreis. Ändert sich der Umfang, sprechen wir vorher darüber und du entscheidest. Die Umsetzung bepreisen wir danach separat, ebenfalls als Festpreis je Baustein, auf Wunsch mit Retainer für den Betrieb. Konkrete Beträge hängen vom Umfang ab und stehen nach dem Erstgespräch im Angebot.
Wie geht ihr mit Datenschutz und EU-Hosting um?
Wir betrachten Datenschutz von Anfang an technisch: Welche Tools sind im Einsatz, welche Daten fließen wohin, gibt es Auftragsverarbeitung, läuft die Verarbeitung in der EU? Für Workflows setzen wir auf europäische Infrastruktur, n8n auf Wunsch selbst gehostet. Bei sensiblen Daten planen wir besonders restriktiv. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung, wir liefern die technische Grundlage. ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Leitfaden
Was hat die Pflicht zur KI-Kompetenz mit der Beratung zu tun?
Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung (seit 27.07.2026 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744) ist eine Rechtsfrage, die wir nicht bewerten. Schulungen sind kein Teil unserer Beratung. Technisch liefern wir die Bestandsaufnahme: welche KI-Tools bei dir laufen, wer sie nutzt und welche Daten hineinfließen. Diese Übersicht brauchst du bei jeder Umsetzung. Den geltenden Gesetzestext prüfst du direkt im Amtsblatt, eine Einordnung findest du in unserem Artikel. KI-Verordnung (EU) 2024/1689 auf EUR-Lex (Grundtext) Verordnung (EU) 2026/1744: Art. 4 in neuer Fassung auf EUR-Lex
Ist KI-Beratung dasselbe wie KI Consulting?
Die Begriffe werden im Markt oft gleich benutzt. Bei uns ist KI-Beratung eine technische Beratung durch ein Software-Unternehmen: Wir bewerten Machbarkeit, Aufwand und Architektur und können das Ergebnis anschließend selbst bauen. Wir bieten keine Unternehmens-, Strategie-, Rechts- oder Steuerberatung an. Für Strategie- und Organisationsfragen brauchst du andere Ansprechpartner. Wenn du wissen willst, was technisch sinnvoll und machbar ist, bist du bei uns richtig.
Für wen ist die KI-Beratung im Mittelstand gedacht?
Für KMU und mittelständische Betriebe mit manuellen Abläufen, die viel Zeit kosten, und ohne eigene Entwicklungsabteilung. Am besten passt das Angebot, wenn du danach etwas bauen und betreiben willst. Weniger passt es, wenn du nur eine einzelne Stunde Auskunft zu einem Tool suchst oder KI-generierten Code repariert haben willst. Wir nehmen Projekte an, die nach dem Launch noch wichtig sind.
Wie läuft die KI-Einführung im KMU nach der Beratung ab?
Wir starten mit dem Baustein, der am schnellsten messbar Zeit spart, bauen ihn mit echten Daten und prüfen ihn im Betrieb. Danach erweitern wir schrittweise. Die Fachbereiche beziehen wir früh ein, weil ein System, das niemand nutzt, keinen Wert hat. Wir dokumentieren so, dass dein Team einfache Anpassungen selbst machen kann. Auf Wunsch übernehmen wir Monitoring und Weiterentwicklung im Retainer.
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