Angebot schreiben 2026: Anleitung, Vorlage & Beispiel

Ein Angebot schreibst du mit Briefkopf, Angebotsnummer, Datum, klarer Leistungsbeschreibung, Positionen mit Netto- und Bruttosummen, einer Gültigkeit (Bindefrist meist 14-30 Tage) sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern ergänzt den Hinweis nach § 19 UStG. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Aufbau - mit einem vollständig ausformulierten Beispiel und einer kostenlosen Word-Vorlage zum Direkt-Download.

Angebot schreiben: Das Wichtigste in Kürze

Acht Bausteine braucht ein professionelles Angebotsschreiben: Absender mit vollständigem Briefkopf, Empfänger, Angebotsnummer, Datum, präzise Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen, Summen inklusive Umsatzsteuer (oder § 19-Hinweis), Gültigkeit sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige, Kleinunternehmer und Dienstleister aller Branchen - vom Berater über den IT-Freelancer bis zur kleinen Agentur mit zehn Mitarbeitern. Keine Theorie-Sammlung. Sondern konkrete Formulierungen, ein Copy-Paste-fähiges Musterangebot und eine Word-Vorlage ohne Anmeldung.

Zur schnellen Abgrenzung:

• Angebot: verbindliches Preisversprechen - nimmt der Kunde an, gilt der Preis.
• Kostenvoranschlag: unverbindliche Schätzung, die im Rahmen der Vereinbarung abweichen darf.
• Rechnung: fordert nach erbrachter Leistung die Zahlung ein und unterliegt strengen Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Was ist ein Angebot - und ist es rechtlich bindend?

Ein Angebot ist eine Willenserklärung nach §§ 145 ff. BGB: Du erklärst verbindlich, eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Preis zu erbringen. Nimmt der Kunde das Angebot innerhalb der Frist an, kommt der Vertrag zustande - ohne weitere Unterschrift, ohne separaten Vertragstext.

Genau deshalb lohnt Sorgfalt. Wer flexibel bleiben will, kennzeichnet das Angebot ausdrücklich als freibleibend - dann bist du rechtlich nicht an den genannten Preis gebunden, wie selbststaendig.de erläutert. Typische Freizeichnungsklauseln lauten:

• “Dieses Angebot ist freibleibend und unverbindlich.”
• “Solange der Vorrat reicht.”
• “Preisänderungen vorbehalten.”

Ein Hinweis zur Rechtsgrundlage: Für dein Angebotsschreiben zählen die allgemeinen BGB-Regeln zur Willenserklärung. Das Angebot als Willenserklärung ist in den §§ 145 ff. BGB geregelt - auf diese Grundlage stellst du dein Angebot ab, wenn du auf Nummer sicher gehen willst.

Die Bindungswirkung steuerst du selbst: durch klare Formulierung und eine gesetzte Bindefrist. Ohne Freizeichnungsklausel und mit konkreter Gültigkeit (“gültig bis 08.08.2026”) schaffst du Verbindlichkeit. Das wirkt professionell und schützt beide Seiten vor Missverständnissen.

Pflichtangaben: Was muss in ein Angebot?

Gesetzliche Pflichtangaben nach § 14 UStG gibt es für Angebote nicht - die gelten erst für die Rechnung. Trotzdem empfiehlt sich ein fester Standard: Anbieter- und Empfängerdaten, eine eindeutige Angebotsnummer, eine klare Leistungsbeschreibung und die Bindefrist schaffen Rechtssicherheit auf beiden Seiten.

In der Praxis gehören diese Angaben in jedes Angebot:

Kern-Angaben (immer):

• Absender: Name/Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer oder USt-IdNr.
• Empfänger mit vollständiger Anschrift
• Angebotsnummer (fortlaufend, eindeutig)
• Erstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung mit einzelnen Positionen
• Einzelpreise, Nettosumme, Umsatzsteuer, Bruttosumme (oder § 19-Hinweis)
• Gültigkeit/Bindefrist

Kür-Angaben (dringend empfohlen):

• Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Anzahlung, Skonto)
• Liefer- oder Leistungszeitraum
• Verweis auf deine AGB
• Persönlicher Einleitungs- und Schlusssatz

Die Faustregel: Das Angebot ist formal freier als die Rechnung. Aber jede Unklarheit im Angebot wird später zur Diskussion über Geld. Wer Leistung, Preis und Bedingungen präzise festhält, verhandelt nicht nach.

Angebot schreiben in 8 Schritten: Aufbau von Briefkopf bis Schlusssatz

Umsatzsteuersätze, die du auf der Angebotssumme ausweist - Regelsatz und ermäßigter Satz.

So baust du dein Angebot von oben nach unten auf:

1. Briefkopf: deine Firmendaten, Logo, Kontakt
2. Empfängeradresse: Ansprechpartner namentlich nennen
3. Angebotsnummer und Datum: rechts oben oder in der Betreffzeile
4. Betreff und Einleitung: Bezug auf die Anfrage herstellen
5. Positionen: Leistungen einzeln mit Menge, Einheit, Einzelpreis
6. Summen: Netto, Umsatzsteuer, Brutto - oder § 19-Hinweis
7. Bedingungen: Gültigkeit, Zahlung, Lieferung
8. Schlusssatz und Grußformel: Call-to-Action nicht vergessen

Die folgenden Abschnitte erklären jeden Baustein mit konkreten Formulierungen - danach setzt das ausformulierte Beispiel alles zusammen.

Briefkopf, Angebotsnummer und Datum

Der Briefkopf enthält deinen Firmennamen (bei Einzelunternehmen deinen vollen Namen), Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und deine Steuernummer oder USt-IdNr. Wer eine Website hat, nennt sie - das erleichtert dem Kunden die Prüfung deiner Referenzen.

Die Angebotsnummer ist dein Ordnungssystem. Vergib sie fortlaufend und eindeutig, zum Beispiel im Format “AN-2026-014”. So referenzierst du das Angebot später in der Auftragsbestätigung und der Rechnung (“gemäß Angebot AN-2026-014 vom 10.07.2026”) - und findest es in zwei Jahren noch, wenn der Kunde nachfragt.

Rechtsbündig über dem Betreff platzierst du das Erstellungsdatum. Es startet die Bindefrist und dokumentiert, auf welchem Preisstand dein Angebot basiert. Die Empfängeradresse steht links im Adressfeld - adressiere sie an den konkreten Ansprechpartner, nicht nur an die Firma.

Leistungsbeschreibung und Positionen

Die Leistungsbeschreibung entscheidet, ob dein Angebot Vertrauen schafft oder Rückfragen produziert. Schreibe prüfbare Positionen statt Sammelbegriffen:

• Vage: “Dienstleistung Webdesign - 4.800 €”
• Präzise: “Konzeption und Gestaltung der Website: Startseite plus 5 Unterseiten, inkl. 2 Korrekturschleifen - 3.200 €”

Menge, Einheit (Stunden, Stück, pauschal), Einzelpreis und Positionssumme bekommt jede Position. Der Kunde sieht so genau, wofür er zahlt - und du hast bei Änderungswünschen eine genaue Basis für Nachträge.

Optionale Leistungen kennzeichnest du ausdrücklich als “Optional” oder “Alternativ” und rechnest sie nicht in die Gesamtsumme ein. Das gibt dem Kunden Wahlmöglichkeiten, ohne das Kernangebot aufzublähen.

Summen, Umsatzsteuer und Kleinunternehmer-Hinweis

Unter den Positionen weist du drei Zeilen aus:

1. Nettosumme (Summe aller Positionen)
2. Umsatzsteuer mit Steuersatz (Regelsatz 19 %, ermäßigt 7 % - etwa für Bücher oder Lebensmittel)
3. Bruttosumme (Gesamtbetrag)

Netto und Brutto verwechseln - das ist ein häufiger Streitpunkt in der Praxis. Bei Geschäftskunden (B2B) kommunizierst du üblicherweise Nettopreise, bei Privatkunden erwartet der Empfänger den Endpreis inklusive Steuer. Schreibe beides sauber aus - “4.800 € zzgl. 19 % USt.” lässt keinen Interpretationsspielraum.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen ergänzt du unter der Summe den Hinweis nach § 19 UStG - die Details dazu findest du weiter unten im eigenen Abschnitt.

Gültigkeit, Zahlungs- und Lieferbedingungen

Die Bindefrist legt fest, wie lange dein Angebot gilt. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Kürzere Fristen schützen dich vor Preisänderungen bei Material oder Zulieferern, längere geben dem Kunden Entscheidungszeit - wähle je nach Projektgröße und Kalkulationsrisiko. Musterformulierung:

“Dieses Angebot ist gültig bis zum 08.08.2026. Danach erstellen wir dir auf Wunsch gerne ein aktualisiertes Angebot.”

Bei den Zahlungsbedingungen legst du fest, wann und wie der Kunde zahlt:

• Zahlungsziel: “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt ohne Abzug.”
• Anzahlung: “50 % der Auftragssumme bei Auftragserteilung, Restbetrag nach Abnahme.”
• Skonto: “Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.”

Die Lieferbedingungen benennen den Leistungszeitraum: “Leistungsbeginn innerhalb von 10 Werktagen nach Auftragserteilung, Fertigstellung bis 30.09.2026.” Bei Warenlieferungen gehören Versandkosten und Lieferart dazu.

Angebot schreiben - vollständiges Beispiel (Muster)

So sieht ein komplettes Angebotsschreiben aus - von Briefkopf bis Schlusssatz, direkt anpassbar:

Mara Weber Webdesign Lindenstraße 12, 80331 München Tel. 089 1234567 | mail@weber-webdesign.example USt-IdNr.: DE123456789

Muster GmbH Herrn Thomas Berger Industriestraße 45 70565 Stuttgart

München, 10.07.2026

Angebot Nr. AN-2026-014: Neugestaltung Ihrer Unternehmenswebsite

Sehr geehrter Herr Berger,

vielen Dank für Ihre Anfrage und das gute Gespräch am 07.07.2026. Gerne biete ich Ihnen die besprochenen Leistungen wie folgt an:

Pos.	Leistung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
1	Konzeption und Seitenstruktur: Workshop (halbtägig), Sitemap, Wireframes	1 pauschal	1.200,00 €	1.200,00 €
2	Gestaltung und Umsetzung: Startseite plus 5 Unterseiten, responsiv, inkl. 2 Korrekturschleifen	1 pauschal	3.200,00 €	3.200,00 €
3	Einweisung Ihres Teams in die Content-Pflege (online, ca. 2 Stunden)	1 pauschal	400,00 €	400,00 €

Nettosumme: 4.800,00 € Umsatzsteuer 19 %: 912,00 € Gesamtbetrag: 5.712,00 €

Optional: Laufende Wartung und Updates - 120,00 € netto pro Monat.

Gültigkeit: Dieses Angebot ist gültig bis zum 08.08.2026. Zahlungsbedingungen: 50 % bei Auftragserteilung, Restbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Abnahme ohne Abzug. Leistungszeitraum: Beginn innerhalb von 10 Werktagen nach Auftragserteilung, Fertigstellung innerhalb von 8 Wochen.

Bei Fragen zu einzelnen Positionen melden Sie sich gerne - ich erläutere Ihnen alles im Detail. Zur Beauftragung genügt eine kurze schriftliche Bestätigung dieses Angebots.

Mit freundlichen Grüßen Mara Weber

Dieses Muster funktioniert branchenübergreifend: Tausche Positionen, Beträge und Bedingungen aus, und du hast in wenigen Minuten dein eigenes Angebot. Noch schneller geht es mit der Word-Vorlage zum Download.

Kostenlose Word-Vorlage zum Download (ohne Anmeldung)

Die Vorlage bekommst du hier als direkten Download - keine E-Mail-Adresse, kein Newsletter-Gate, keine Registrierung:

Angebots-Vorlage als Word-Datei herunterladen (.docx)

Die Vorlage enthält:

• Fertigen Briefkopf mit Platzhaltern für deine Firmendaten
• Positionstabelle mit automatisch formatierten Summenzeilen
• Vorformulierte Textbausteine für Gültigkeit, Zahlungs- und Lieferbedingungen
• Alternative Summenblöcke für Regelbesteuerung und Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

So passt du sie an: Platzhalter durch deine Daten ersetzen, Positionen eintragen, Bedingungen prüfen, als PDF exportieren - fertig. Speichere die angepasste Datei als Word-Vorlage (.dotx), dann startest du jedes neue Angebot mit deinen Stammdaten und musst nur noch Empfänger, Nummer und Positionen ändern.

Angebot als Kleinunternehmer schreiben (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit - du darfst sie weder vom Kunden verlangen noch ausweisen. Voraussetzung: Dein Gesamtumsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 € (vorher 22.000 €) und übersteigt im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 100.000 € (vorher 50.000 €).

Für dein Angebot heißt das konkret:

• Keine USt-Zeile. Deine Positionssumme ist gleichzeitig der Endbetrag.
• Stattdessen der Hinweis: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Platziere ihn direkt unter der Gesamtsumme.
• Nicht “0 % USt.” schreiben. Diese Formulierung ist formal falsch und kann zu Rückfragen des Finanzamts führen, wie clean-invoice.de aufschlüsselt. Auch der Zusatz “inkl. MwSt.” ist bei Kleinunternehmern irreführend und birgt Abmahnrisiken.
• Steuernummer angeben. Wenn du keine USt-IdNr. hast, nennst du im Briefkopf deine Steuernummer.

Der Summenblock im Kleinunternehmer-Angebot sieht so aus:

Gesamtbetrag: 4.800,00 € Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Übernimm diese Formulierung später identisch in deine Rechnung. So bleibt die Dokumentenkette konsistent, und die Buchhaltung deines Kunden kann die fehlende Umsatzsteuer sofort zuordnen.

Angebot per E-Mail verschicken: Muster fürs Anschreiben

Als PDF-Anhang, nie als Fließtext in der Mail - so verschickst du dein Angebot immer. Ein PDF wirkt professionell, lässt sich nicht versehentlich verändern und bleibt formatiert, egal mit welchem Programm der Kunde es öffnet.

Kurz halten. Das Begleit-Anschreiben soll neugierig auf den Anhang machen, nicht das Angebot wiederholen:

Betreff: Ihr Angebot Nr. AN-2026-014 - Neugestaltung Ihrer Website

Sehr geehrter Herr Berger,

vielen Dank für Ihre Anfrage und das gute Gespräch am Montag. Anbei erhalten Sie unser Angebot für die Neugestaltung Ihrer Website als PDF.

Die wichtigsten Eckpunkte: Konzeption, Umsetzung und Team-Einweisung zum Gesamtpreis von 4.800 € netto, Fertigstellung innerhalb von 8 Wochen. Das Angebot ist gültig bis zum 08.08.2026.

Bei Fragen zu einzelnen Positionen melden Sie sich gerne - telefonisch oder per Mail. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen Mara Weber

Kommt nach einer Woche keine Antwort, fasst du freundlich nach:

Betreff: Kurze Nachfrage zu Angebot AN-2026-014

Sehr geehrter Herr Berger,

ich wollte kurz nachfragen, ob Sie unser Angebot vom 10.07. erreicht hat und ob noch Fragen offen sind. Falls einzelne Punkte anders gewichtet werden sollen, passe ich das Angebot gerne an.

Kein Betteln. Das Follow-up ist Service - viele Angebote scheitern schlicht daran, dass sie im Posteingang untergehen.

Häufige Fehler beim Angebot schreiben (und wie du sie vermeidest)

Diese Fehler kosten in der Praxis am häufigsten Geld oder Aufträge:

Der teuerste Fehler: die vage Leistungsbeschreibung. Was nicht im Angebot steht, diskutierst du später kostenlos nach - oder du verlierst den Kunden im Streit darüber, was “inklusive” war.

Branchenspezifisch: Handwerker-Angebote

Branchenübergreifend funktioniert der Aufbau in diesem Leitfaden. Im Handwerk kommen allerdings Besonderheiten dazu: Materialpositionen mit schwankenden Einkaufspreisen, Anfahrtskosten, Aufmaß-Abhängigkeiten und die Frage, wann ein Kostenvoranschlag das bessere Instrument ist.

Die Faustregel: Kannst du Leistung und Aufwand vorab sicher kalkulieren, schreibst du ein verbindliches Angebot. Hängt der Aufwand von Unbekannten ab - etwa dem Zustand hinter der Wandverkleidung -, ist der Kostenvoranschlag als unverbindliche Schätzung das passendere Format.

Alle Details zu Materialkalkulation, Anfahrtspauschalen und den Grenzen der Kostenvoranschlag-Abweichung findest du im spezialisierten Leitfaden zum Angebot für Handwerker-Leistungen.

Angebote automatisieren: Für Vielschreiber

Wer ein Angebot pro Monat schreibt, arbeitet mit der Word-Vorlage effizient. Wer zehn oder zwanzig pro Woche erstellt, verliert echte Arbeitszeit: Kundendaten aus dem CRM kopieren, Nummern manuell hochzählen, Positionen aus alten Angeboten zusammensuchen - und bei jedem Schritt lauern Tippfehler.

Automatisieren lässt sich dieser Prozess: Ein Workflow zieht die Kundendaten direkt aus deinem CRM oder der eingehenden Anfrage, vergibt die fortlaufende Angebotsnummer, setzt die passenden Positionsbausteine ein und erzeugt das fertige PDF samt Versand-Mail. Das Ergebnis: konsistente Nummerierung, weniger Übertragungsfehler und eine spürbar kürzere Reaktionszeit. Wie eine KI dabei sogar die Anfrage ausliest und kalkuliert - und wann sich fertige Software gegenüber einem eigenen Workflow lohnt - zeigt der Leitfaden zur KI-Angebotserstellung.

Wie so ein Workflow für dein Unternehmen aussieht, zeigen wir dir auf unserer Seite zum Thema Angebotserstellung automatisieren.

Häufige Fragen zum Angebot schreiben

Wie schreibe ich ein Angebot richtig?

Ein Angebot enthält Briefkopf mit Absenderdaten, Empfänger, Angebotsnummer, Datum, eine präzise Leistungsbeschreibung mit Positionen, Netto-/USt-/Bruttosummen (oder den § 19-Hinweis), eine Bindefrist sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen. Das ausformulierte Beispiel oben und die Word-Vorlage geben dir die fertige Struktur.

Ist ein schriftliches Angebot rechtlich bindend?

Ja, grundsätzlich ist ein Angebot eine bindende Willenserklärung nach §§ 145 ff. BGB. Nimmt der Kunde innerhalb der Bindefrist an, kommt der Vertrag zustande. Die Bindung entfällt, wenn du das Angebot ausdrücklich als “freibleibend” kennzeichnest.

Wie lange sollte die Gültigkeit eines Angebots sein?

Üblich sind 14 bis 30 Tage. Kurze Fristen schützen dich vor Preisänderungen bei Material oder Einkauf, längere geben dem Kunden Entscheidungszeit. Formuliere die Frist konkret: “Dieses Angebot ist gültig bis zum TT.MM.JJJJ.”

Welchen § 19-Hinweis schreibe ich als Kleinunternehmer ins Angebot?

Verwende die Formulierung “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” direkt unter der Gesamtsumme. Schreibe nicht “0 % USt.” - das ist formal falsch und provoziert Rückfragen des Finanzamts. Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung liegen seit 2025 bei 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Ein Angebot ist bei Annahme verbindlich - der genannte Preis gilt. Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung, die im Rahmen der Vereinbarung vom Endpreis abweichen darf. Er eignet sich für Projekte, deren Aufwand du vorab nicht sicher kalkulieren kannst - typisch im Handwerk, mehr dazu im Leitfaden zum Handwerker-Angebot.