Software entwickeln lassen: Kosten & Ablauf 2026

Du willst Software entwickeln lassen und suchst belastbare Zahlen statt Marketing-Floskeln? Dieser Ratgeber liefert dir realistische Kostenspannen, den typischen Projektablauf, die wichtigsten Vertragsfragen und eine ehrliche Antwort darauf, wann Standardsoftware die bessere Wahl bleibt - mit Fokus auf KMU in Österreich und dem DACH-Raum.

Software entwickeln lassen: Das Wichtigste vorab

Die Kurzfassung: Typische KMU-Projekte kosten 2026 zwischen 30.000 und 80.000 €, kleinere Lösungen starten bei rund 5.000 €, große Systeme erreichen 200.000 € und mehr. Dazu kommen jährlich 15-25 % der Entwicklungskosten für Wartung. Individualsoftware lohnt sich vor allem dann, wenn deine Prozesse deutlich vom Standard abweichen. Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von zwei bis drei Jahren.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführer, Operations-Verantwortliche und Gründer in Unternehmen mit 10-50 Mitarbeitern, die vor der Entscheidung stehen: Standardtool weiter verbiegen oder eigene Software bauen lassen?

Ein Gedanke vorab, der die ganze Betrachtung verändert: Behandle Individualsoftware entwickeln zu lassen nicht als Auftrag, sondern als Investition. Ein Auftrag hat einen Preis. Eine Investition hat einen Business Case - mit Anschaffungskosten, laufenden Kosten, Einsparungen und einem Amortisationszeitpunkt. Genau diese Rechnung baust du mit den folgenden Abschnitten auf.

Nach der Lektüre entscheidest du drei Dinge: ob sich Individualsoftware für dich rechnet, welches Vertragsmodell zu deinem Projekt passt und woran du einen seriösen Entwicklungspartner erkennst.

Was kostet es, Software entwickeln zu lassen?

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Typische Stundensätze in Angeboten aus dem DACH-Raum als Spanne.

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Marktübliche Initialkosten nach Projektumfang; Spannen als Unter- und Obergrenze.

Es hängt vom Umfang ab. Klingt nach Ausrede, ist aber die ehrliche Antwort - Angebotsvergleiche im Markt zeichnen trotzdem ein recht klares Bild. Typische Mittelstandsprojekte liegen zwischen 30.000 und 80.000 €, kleinere Lösungen starten bei rund 5.000 €, große Systeme erreichen 200.000 € und mehr. Ein internes Tool mit drei Formularen und einer Datenbank spielt in einer anderen Liga als eine mandantenfähige Plattform mit Zahlungsabwicklung.

Bei den Stundensätzen siehst du in Angeboten aus dem DACH-Raum häufig Werte im Bereich von 80-180 €. Österreichische Anbieter liegen tendenziell etwas unter den Sätzen deutscher Großstadt-Dienstleister, der Unterschied schrumpft aber. Entscheidend ist ohnehin nicht der Stundensatz, sondern das Verhältnis von Stundensatz zu Produktivität. Ein Senior-Entwickler mit 160 € pro Stunde liefert oft günstiger als zwei Junioren mit je 90 €.

Was den Preis wirklich treibt:

• Fachliche Komplexität: Wie viele Rollen, Sonderfälle und Workflows bildet die Software ab?
• Schnittstellen: Jede Anbindung an ERP, CRM, Buchhaltung oder Zahlungsdienstleister kostet Analyse-, Entwicklungs- und Testaufwand.
• Design und UX: Ein internes Tool braucht kein preisverdächtiges Interface. Ein Kundenportal schon eher.
• Datenmigration: Altdaten aus Excel oder Legacy-Systemen sauber zu übernehmen, unterschätzen fast alle Erstkalkulationen.
• Sicherheit und DSGVO: Rollen- und Rechtekonzepte, Verschlüsselung, Auftragsverarbeitung, Hosting-Standort - in regulierten Branchen ein eigener Kostenblock.

Misstraue Pauschal-Ankerzahlen ohne Herleitung. Ein seriöses Angebot schlüsselt auf, welche Module wie viele Personentage kosten und welche Annahmen dahinterstehen. Nur so vergleichst du Angebote und bewertest später Änderungen sauber.

So sieht eine saubere Aufschlüsselung in der Logik aus: Der Anbieter zerlegt die Software in Module, schätzt jedes Modul in Personentagen und multipliziert die Summe mit dem Tagessatz. Ein Login mit Rollen- und Rechteverwaltung schlägt mit wenigen Personentagen zu Buche, das fachliche Kernmodul mit deutlich mehr, eine ERP- oder Zahlungsschnittstelle inklusive Analyse und Test noch einmal separat, dazu Datenmigration, Testaufwand und Projektleitung als eigene Posten. Genau diese Zeile-für-Zeile-Rechnung machst du zur Bedingung: Verlangst du die Kalkulation pro Modul in Personentagen, erkennst du sofort, wo Aufwand steckt, welche Annahme wackelt und welchen Posten du für eine erste Ausbaustufe streichen kannst.

Kostentabelle nach Projekttyp inklusive Folgekosten (TCO)

Die Initialkosten sind nur die halbe Wahrheit. Für eine belastbare Entscheidung rechnest du mit der Total Cost of Ownership (TCO) über fünf Jahre: Entwicklung plus Hosting, Wartung, Support und Weiterentwicklung. Als Faustwert kalkulierst du jährlich 15-25 % der Entwicklungskosten für Wartung und Pflege.

Auf Basis der genannten Marktspannen ergibt sich diese Orientierung:

In Angeboten fehlen häufig genau die Positionen, die über fünf Jahre ins Gewicht fallen:

• Hosting, Monitoring und Backups
• Updates von Frameworks und Bibliotheken (Sicherheits-Patches sind Pflicht, keine Kür)
• Support und kleinere Anpassungen im laufenden Betrieb
• Weiterentwicklung, wenn dein Geschäft wächst und neue Anforderungen entstehen

Frage jeden Anbieter explizit nach diesen Posten. Wer sie nicht beziffern kann oder will, kalkuliert entweder nicht sauber - oder rechnet darauf, sie dir später teuer nachzuverkaufen.

Lohnt sich das? ROI und Amortisation rechnen

“Was kostet die Software?” ist die falsche Frage. Die richtige lautet: Wann hat sie sich bezahlt? Branchenschätzungen gehen davon aus, dass sich gut geplante Individualsoftware-Projekte häufig innerhalb von zwei bis drei Jahren amortisieren - der genaue Break-Even schwankt je nach Projekt stark. Gleichzeitig zeigt der Standish CHAOS Report seit Jahren, dass IT-Projekte ihr Budget regelmäßig überschreiten. Beide Punkte gehören zusammen: Der Business Case funktioniert, aber nur mit realistischer Planung und Puffer.

Eine vereinfachte Beispielrechnung, wie du sie für dein Projekt aufstellst:

• Entwicklungskosten: 60.000 € einmalig, plus 12.000 € Wartung pro Jahr
• Eingesparte SaaS-Lizenzen für 25 Nutzer: 15.000 € pro Jahr
• Wegfallende manuelle Arbeit (Datenübertragung, Doppeleingaben, Excel-Abgleiche): 2 Stunden pro Tag im Team, konservativ bewertet rund 18.000 € pro Jahr

33.000 € jährlicher Nutzen gegen 12.000 € laufende Kosten. Die Investition von 60.000 € amortisiert sich in diesem bewusst konservativen Szenario nach knapp drei Jahren, also am oberen Rand der üblichen Spanne. Wer optimistischer, aber immer noch realistisch rechnet, landet eher bei zwei Jahren. Fällt deine Rechnung deutlich schlechter aus, ist das ein starkes Signal für Standardsoftware oder einen kleineren Scope.

Rechne konservativ - das ist der wichtigste Satz in diesem Abschnitt. Setze Einsparungen niedrig an, Kosten hoch, und plane einen Budgetpuffer von 15-20 % ein. Ein Business Case, der nur mit optimistischen Annahmen funktioniert, ist keiner.

Individualsoftware vs. Standardsoftware vs. SaaS: Was passt?

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Faustregeln für die Wahl zwischen Standard- und Individualsoftware.

Zuerst die Begriffe sauber getrennt:

• Standardsoftware kaufst oder abonnierst du fertig - sie bildet Prozesse so ab, wie der Hersteller sie sich vorstellt.
• Individualsoftware lässt du exakt auf deine Abläufe zuschneiden - sie gehört dir, inklusive Quellcode, wenn du das vertraglich regelst.
• SaaS ist mandantenfähige Standardsoftware aus der Cloud im Abo-Modell - sofort nutzbar, aber Datenhaltung und Roadmap liegen beim Anbieter.

Als Faustregel gilt das Pareto-Prinzip: Standardsoftware deckt oft nur rund 80 % der Prozesse ab. Reichen dir diese 80 %, und betreffen die restlichen 20 % keine geschäftskritischen Abläufe, bleibt Standard die wirtschaftlichere Wahl. Für Buchhaltung, E-Mail oder Projektorganisation musst du nichts bauen lassen - dort findest du meist passende Standardsoftware im Vergleich.

Individualsoftware wird interessant, wenn deine Prozesse mehr als 30 % vom Standard abweichen. Dann verbiegst du entweder dauerhaft deine Abläufe oder zahlst laufend für Workarounds, Zusatztools und manuelle Brücken. Noch stärker wiegt das Argument, wenn deine Abläufe selbst der Wettbewerbsvorteil sind: Prozesse, die dich vom Mitbewerb unterscheiden, solltest du nicht in dieselbe Software pressen, die auch dein Mitbewerber nutzt.

In der Praxis ist die Antwort oft hybrid: Standardsoftware für Commodity-Funktionen, Individualentwicklung für die Kernprozesse, die dein Geschäft ausmachen - Schnittstellen verbinden beide Welten. So investierst du dort, wo Differenzierung entsteht, und sparst dort, wo sie keiner braucht.

Vergleichstabelle: Kosten, Time-to-Market, Ownership, Skalierung

Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen Betonung. Erstens die Skalierung: SaaS-Kosten wachsen linear mit jedem Nutzer - bei 10 Mitarbeitern harmlos, bei 50 ein relevanter Jahresbetrag. Individualsoftware kostet einmal viel und danach vergleichsweise wenig pro zusätzlichem Nutzer. Zweitens die Datenhoheit: Bei SaaS bestimmst du weder Hosting-Standort noch Produkt-Roadmap. Für DSGVO-sensible Prozesse und geschäftskritische Daten ist das ein echtes Kriterium, kein theoretisches.

Wenn du selbst ein SaaS-Produkt bauen willst, gelten die gleichen Mechanismen aus der Anbieterperspektive: Mandantenfähigkeit (mehrere Kunden auf einer Codebasis, sauber getrennt), Abo-Modell und Skalierbarkeit sind Architekturentscheidungen, die du am Projektstart triffst - nachträglich kosten sie ein Vielfaches.

Mandantenfähigkeit heißt, dass die Daten verschiedener Kunden zuverlässig voneinander isoliert bleiben, obwohl alle dieselbe Anwendung nutzen. Ob du dafür eine gemeinsame Datenbank mit Mandanten-Kennung wählst oder pro Kunde eine getrennte Datenbank, entscheidet über Betriebskosten, Datenschutz-Nachweise und Wartungsaufwand - eine der ersten Weichenstellungen im Konzept. Das Abo-Modell verlangt zusätzlich Bausteine, die reine Individualsoftware nicht braucht: Registrierung und Onboarding neuer Mandanten, Tarif- und Nutzerverwaltung, wiederkehrende Abrechnung samt Zahlungsanbindung. Und die Skalierungsarchitektur muss vom Start an wachsende Nutzerzahlen tragen, ohne dass du bei jedem neuen Kunden nachbaust - etwa durch zustandslose Dienste, sauberes Caching und eine Datenbankstruktur, die Last verteilt. Jeder dieser Punkte gehört als eigenes Modul in die Personentage-Kalkulation, sonst unterschätzt du das Budget deutlich.

Ablauf: So läuft ein Softwareprojekt Schritt für Schritt

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Vom ersten Konzept bis zum laufenden Betrieb - der typische Projektablauf.

Ein professionelles Softwareprojekt durchläuft sieben Phasen:

1. Anforderungsanalyse / Discovery: Der Dienstleister versteht deine Prozesse, priorisiert Anforderungen und definiert, was die Software können muss - und was explizit nicht. Diese Phase entscheidet über Erfolg oder Scheitern.
2. Konzept & Architektur: Technologie-Entscheidungen, Datenmodell, Schnittstellen-Design. Hier fallen die Weichenstellungen für Skalierbarkeit und Wartbarkeit.
3. Design: Wireframes und UI-Design, das du so früh wie möglich mit echten Nutzern testest, bevor eine Zeile Code entsteht.
4. Entwicklung (in der Regel der größte Kostenblock): idealerweise in Sprints von 1-2 Wochen mit regelmäßig vorzeigbaren Zwischenständen.
5. Test & Qualitätssicherung: automatisierte Tests, Abnahmetests gegen die definierten Akzeptanzkriterien.
6. Launch: Deployment, Datenmigration, Schulung der Mitarbeiter.
7. Wartung & Weiterentwicklung: der Dauerbetrieb - siehe TCO-Abschnitt oben.

Zur Dauer: Kleinere Lösungen und MVPs brauchen wenige Monate, typische KMU-Projekte 3-6 Monate, komplexe Plattformen deutlich länger. Wer dir ein individuelles System in drei Wochen verspricht, hat entweder den Scope nicht verstanden oder liefert einen Prototyp, den du später wegwerfen musst.

Der wirksamste Kostenhebel im ganzen Ablauf ist der MVP-Ansatz: Du startest mit dem kleinsten Funktionsumfang, der echten Nutzen stiftet, sammelst Feedback aus dem realen Betrieb und investierst erst dann in Ausbau. Das senkt das Risiko, Geld in Features zu stecken, die niemand nutzt. Wie du Scope, Budget und Zeitplan für ein MVP konkret planst, zeigt unser Leitfaden zur MVP-Entwicklung: Ablauf und Kosten.

Bestehe außerdem auf schriftlichen Akzeptanzkriterien pro Meilenstein: messbare Bedingungen, wann eine Funktion als fertig gilt. Ohne sie diskutierst du am Projektende über Interpretationen statt über Fakten.

Verträge, Zahlungsmodelle und Quellcode-Eigentum

Drei Abrechnungsmodelle dominieren den Markt:

• Festpreis: Der Anbieter liefert einen definierten Scope zum fixen Preis. Passt, wenn Anforderungen klar und stabil sind - etwa für ein MVP mit sauber definiertem Funktionsumfang. Der Anbieter preist das Risiko ein, dafür bekommst du Budgetsicherheit.
• Time & Material: Du zahlst nach Aufwand. Passt für explorative Projekte und Situationen, in denen sich Anforderungen entwickeln. Verlangt aber laufende Steuerung und Transparenz über geleistete Stunden.
• Retainer: Ein fixes monatliches Kontingent für Weiterentwicklung und Support. Das Standardmodell nach dem Launch.

In der Praxis bewährt sich oft die Kombination: Festpreis für die erste Ausbaustufe, Retainer für den Betrieb danach.

Rechtlich unterscheidet das österreichische ABGB zwischen Werkvertrag und Dienstvertrag - und der Unterschied ist für dich relevant. Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer ein funktionierendes Ergebnis (das Werk), inklusive Gewährleistung. Beim Dienstvertrag schuldet er nur das Bemühen, also Arbeitszeit. Festpreisprojekte laufen typischerweise als Werkvertrag, Time & Material tendiert zum Dienstvertragscharakter. Kläre vor Unterschrift, welches Regime gilt und was bei Mängeln passiert.

Der wichtigste Vertragspunkt überhaupt: das Quellcode-Eigentum. Individualsoftware gehört dem Auftraggeber inklusive Quellcode - aber nur, wenn der Vertrag die Nutzungs- und Verwertungsrechte ausdrücklich überträgt. Ohne diese Klausel behält der Entwickler die Urheberrechte, und du hast lediglich ein Nutzungsrecht. Lass dir schriftlich zusichern:

• vollständige, exklusive Nutzungs- und Verwertungsrechte am Code
• Zugriff auf das Code-Repository ab Projektstart, nicht erst bei Abnahme
• Dokumentation von Architektur, Deployment und Schnittstellen
• Zugang zu allen Infrastruktur-Accounts (Hosting, Domains, Datenbanken) auf deinen Namen

Diese vier Punkte sind deine Versicherung gegen Vendor-Lock-in: Du wechselst jederzeit den Dienstleister, ohne bei null anzufangen. Kopple außerdem Zahlungsmeilensteine an funktionsfähige Zwischenstände - nicht an Kalenderdaten. Wer Geld für Fortschritt bekommt, liefert Fortschritt.

Förderungen für Softwareprojekte in Österreich

Österreichische KMU fördern Softwareprojekte über mehrere Schienen. Die aws (Austria Wirtschaftsservice) bietet Programme rund um Digitalisierung, die Investitionen in digitale Prozesse und Geschäftsmodelle unterstützen. Daneben gibt es Förderschienen, die eher auf Projekte mit Innovations- und Forschungscharakter abzielen - potenziell relevant, wenn deine Software technisches Neuland betritt statt bewährte Muster umzusetzen. Welches Programm konkret zu deinem Vorhaben passt und welche Bedingungen gelten, klärst du am besten direkt bei der jeweiligen Förderstelle.

Der typische Ablauf: Du reichst vor Projektstart ein (nachträgliche Förderung gibt es praktisch nie), beschreibst Vorhaben, Kosten und erwarteten Nutzen, und erhältst nach Prüfung Zuschuss, Kredit oder Garantie. Plane die Antragsphase zeitlich ein - je nach Programm kann zwischen Einreichung und Zusage einige Zeit vergehen.

Für deinen Business Case bedeutet das: Eine Förderung verkürzt die Amortisationsdauer spürbar. Prüfe die Fördermöglichkeit deshalb vor der Anbieterauswahl, nicht danach - manche Programme stellen Anforderungen an Projektstruktur oder Dokumentation, die du von Anfang an mitdenken solltest.

Die Grundlogik gilt im ganzen DACH-Raum: vor Projektstart einreichen, Innovationsgehalt begründen, sauber dokumentieren.

Warum Softwareprojekte scheitern - und wie du das vermeidest

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Realistische Planung und Puffer entscheiden über Erfolg oder Scheitern.

Softwareprojekte scheitern selten an der Technologie. Die häufigsten Ursachen sitzen davor:

• Unklare Anforderungen: Niemand hat präzise definiert, was die Software leisten soll - das Ergebnis erfüllt Erwartungen, die niemand je ausgesprochen hat.
• Scope Creep: Während der Entwicklung kommen laufend “nur noch schnell” neue Wünsche dazu. Jeder einzelne wirkt klein, in Summe sprengen sie Budget und Zeitplan.
• Fehlende Priorisierung: Alles ist wichtig, also wird nichts fertig.
• Kein interner Verantwortlicher: Ohne Ansprechpartner auf Auftraggeberseite, der Entscheidungen trifft, steht das Projekt bei jeder offenen Frage still.

Die Gegenmaßnahmen sind unspektakulär, aber wirksam: ein sauberes Anforderungsdokument vor Projektstart, schriftliche Akzeptanzkriterien pro Funktion, ein formaler Change-Request-Prozess für neue Wünsche (mit Preisschild) und iteratives Vorgehen mit vorzeigbaren Zwischenständen alle 1-2 Wochen. Dazu der bereits erwähnte Risikopuffer von 15-20 % im Budget - nicht als Verhandlungsmasse, sondern als fester Bestandteil der Kalkulation.

Die deutlichsten Warnsignale bei der Anbieterwahl: vage Preisangaben ohne Herleitung und Unklarheit darüber, wer tatsächlich am Projekt arbeitet. Wer seine Kalkulation nicht offenlegt, steuert meist auch sein Projekt nicht sauber.

Anbieter auswählen: Checkliste für seriöse Partner

Woran erkennst du einen seriösen Entwicklungspartner? An überprüfbaren Kriterien statt an Awards und Logos.

Fragen fürs Erstgespräch:

• Wer arbeitet konkret an meinem Projekt - mit Namen und Profil, nicht “unser Team”?
• Wie kalkulierst du: Welche Module, wie viele Personentage, welche Annahmen?
• Was passiert bei Anforderungsänderungen - gibt es einen definierten Change-Prozess?
• Welche laufenden Kosten entstehen nach dem Launch, konkret beziffert?
• Bekomme ich ab Tag eins Zugriff auf Repository und Infrastruktur?

Prüfpunkte am Angebot:

• Nachvollziehbare Aufschlüsselung statt einer Pauschalsumme
• Akzeptanzkriterien und Meilensteine mit gekoppelten Zahlungen
• Explizite Regelung von Quellcode-Eigentum und Nutzungsrechten
• DSGVO-Konformität: Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Rechtekonzept

Bewerte Referenzen technisch, nicht dekorativ: Eine Case Study, die Problem, Lösung und messbares Ergebnis beschreibt, sagt mehr als zehn Kundenlogos. Frag nach, ob du mit einem Referenzkunden sprichst - seriöse Anbieter ermöglichen das. Eine ausführlichere Entscheidungshilfe findest du in unserem Ratgeber dazu, worauf es bei der Anbieterwahl ankommt.

Transparenz in eigener Sache: Wir bei Alloq entwickeln als Software-Unternehmen aus Tirol SaaS-Produkte, MVPs und Individualsoftware für KMU im DACH-Raum - mit Festpreis für definierte Ausbaustufen, Retainer für den Betrieb und vertraglich geregelter Code-Übergabe. Wenn du dein Projekt einschätzen lassen willst, sprich uns an. Die Checkliste oben gilt dabei ausdrücklich auch für uns.

Häufige Fragen zum Software entwickeln lassen

Kann ich mit einem kleinen Budget starten und später ausbauen? Ja - genau dafür existiert der MVP-Ansatz. Du baust zuerst den kleinsten sinnvollen Funktionsumfang, sammelst echtes Nutzerfeedback und erweiterst gezielt. Achte nur darauf, dass die Architektur den späteren Ausbau trägt; kläre das im Konzept-Abschnitt des Projekts (siehe Ablauf oben).

Was passiert, wenn mein Entwicklungspartner ausfällt oder ich wechseln will? Dann rettet dich die Vertragsgestaltung. Mit exklusiven Nutzungsrechten am Code, eigenem Repository-Zugriff, Dokumentation und Infrastruktur auf deinen Namen wechselst du den Dienstleister, ohne bei null zu beginnen. Fehlen diese Punkte, sitzt du im Vendor-Lock-in - Details im Vertragsabschnitt.

Wie stelle ich sicher, dass das Projekt im Budget bleibt? Bestehe auf einer Kalkulation pro Modul in Personentagen, koppele Zahlungen an funktionsfähige Zwischenstände, führe einen Change-Request-Prozess mit Preisschild und plane 15-20 % Puffer ein. Die häufigsten Kostentreiber - unklare Anforderungen und Scope Creep - beschreibt der Abschnitt zum Scheitern von Projekten.

Brauche ich internes IT-Wissen, um so ein Projekt zu steuern? Kein tiefes Entwickler-Wissen, aber eine entscheidungsfähige Ansprechperson auf deiner Seite. Sie priorisiert Anforderungen, nimmt Meilensteine ab und beantwortet fachliche Rückfragen. Fehlt diese Rolle, stockt das Projekt bei jeder offenen Frage.

Wem gehört der Quellcode, und wie sichere ich das ab? Dem Auftraggeber - aber nur mit ausdrücklicher Übertragung der Nutzungs- und Verwertungsrechte im Vertrag. Verlange die schriftliche Regelung plus Repository-, Dokumentations- und Infrastruktur-Zugriff ab Projektstart (siehe Vertragsabschnitt).

Gibt es Förderungen für Softwareprojekte in Österreich? Ja. Die aws fördert Digitalisierungsvorhaben; daneben existieren Schienen für Projekte mit Innovations- und Forschungscharakter. Voraussetzungen und Höhe variieren je Programm - kläre die Details direkt bei der jeweiligen Förderstelle, reiche in jedem Fall vor Projektstart ein und rechne die Förderung in deinen Business Case ein.