Stundenzettel Vorlage kostenlos: Excel & PDF (2026)

Ich habe dir eine Stundenzettel-Vorlage gebaut, die du sofort nutzen kannst: als Excel-Datei, die Arbeitszeit, Soll und Überstunden selbst ausrechnet, und als PDF zum Ausdrucken für alle, die lieber mit Stift arbeiten. Beide Varianten haben ein Monatsblatt mit Spalten für Datum, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit und Bemerkung, dazu Summen und zwei Unterschriftsfelder. Sie eignet sich für Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis und einfache Stundenerfassung in Excel; was rechtlich verlangt ist, steht weiter unten.

In der Excel-Datei trägst du nur den Monat, deine Soll-Stunden pro Tag und die Zahl der Arbeitstage pro Woche ein. Die Datumsspalte füllt sich selbst, Wochenenden zählen kein Soll, und auch eine Nachtschicht über Mitternacht rechnet richtig.

Welches Format passt? Excel, wenn du Zeiten am Rechner einträgst und die Summen nicht selbst rechnen willst. Das PDF, wenn deine Leute auf der Baustelle oder im Laden händisch ausfüllen. Bei beiden zählt derselbe Ablauf: tatsächliche Zeiten erfassen, Einträge prüfen, den Monatsnachweis geordnet ablegen.

Stundenerfassung und Arbeitszeiterfassung in Excel: so nutzt du die Vorlage

Die Excel-Vorlage ist die einfachste Form der Zeiterfassung in Excel: ein Blatt pro Person und Monat, oben fünf Eingabefelder, danach trägst du pro Tag nur Beginn, Ende und Pause ein.

• Einmal pro Monat: Name, Personalnummer, den Ersten des Monats, Soll-Stunden pro Arbeitstag und die Zahl der Arbeitstage pro Woche eintragen. Bei 5 zählen Montag bis Freitag.
• Täglich: Beginn und Ende als Uhrzeit, die Pause in Minuten. Arbeitszeit, Soll und Differenz rechnet die Datei selbst. Ein Plus heißt Mehrzeit gegenüber dem Soll, ein Minus Minusstunden.
• Zum Monatsende: Blatt ausdrucken oder als PDF speichern und von beiden Seiten unterschreiben lassen. Für den nächsten Monat kopierst du das Blatt.

Urlaub, Krankheit und Feiertage schreibst du in die Bemerkung und lässt Beginn und Ende leer (die Feiertage 2027 je Bundesland findest du in der Übersicht). Das Soll läuft an diesen Tagen weiter, deshalb passt du es bei Bedarf in der Soll-Spalte von Hand an. Einzelne Tage ohne Tabelle rechnest du mit dem Arbeitszeitrechner. Sobald mehrere Personen in dieselbe Datei eintragen oder du Zeiten nach Projekten auswerten willst, stößt eine Excel-Vorlage an Grenzen. Der Vergleich von Papier, Excel und App weiter unten zeigt, wann sich der Wechsel lohnt.

Stundenzettel, Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis: was ist der Unterschied?

Im Alltag werden die drei Begriffe oft austauschbar benutzt. Ich unterscheide sie nach dem Zweck, weil sich daran ablesen lässt, worauf du beim Ausfüllen achtest. Dieselbe Vorlage passt für alle drei.

Stundennachweis Vorlage: für Buchhaltung und Auftraggeber

Ein Stundennachweis wandert meist zu jemandem, der die Stunden weiterverarbeitet: zur Lohnbuchhaltung oder zu einem Auftraggeber, dem du Stunden in Rechnung stellst. Prüfe vor der Abgabe die Monatssumme, trage Name und Zeitraum ein und lass beide Seiten unterschreiben. Rechnest du nach Projekten ab, notierst du das Projekt in der Bemerkung.

Arbeitszeitnachweis Vorlage: für die tatsächliche Arbeitszeit

Ein Arbeitszeitnachweis hält fest, wann jemand tatsächlich gearbeitet hat: Beginn, Ende, Pause und Dauer je Arbeitstag. Genau diese Spalten hat die Vorlage. Ob und in welcher Form du Arbeitszeiten aufzeichnen musst, hängt vom Land und vom Einzelfall ab. Die Rechtslage für Deutschland und Österreich steht weiter unten, jeweils mit Quellen.

Stundenzettel gestalten

Für ein Monatsblatt empfehlen sich diese Spalten:

• Datum: Kalendertag der Arbeitsleistung.
• Beginn und Ende: tatsächliche Arbeitszeiten.
• Pause: tatsächlich genommene Unterbrechungen.
• Arbeitszeit: Arbeitsdauer ohne Pausen.
• Soll: vereinbarte Sollzeit.
• Differenz/Überstunden: rechnerische Abweichung vom Soll.
• Bemerkung: beispielsweise Baustelle, Abwesenheit oder Korrekturhinweis.

Erstellst du einen Arbeitszeitzettel für 2026, berücksichtige den passenden Zeitraum und die zutreffenden Kalendertage. Prüfe vor jeder neuen Vorlagenversion Kalender, Formeln, Pflichtfelder und rechtliche Hinweise anhand aktueller amtlicher Gesetzesfassungen und Entscheidungen, dokumentiere Prüfdatum, Quelle, Ergebnis und Verantwortliche und passe betroffene Felder bei Rechtsänderungen an. Eine neue Jahreszahl allein bestätigt keine inhaltliche Aktualität.

Welche Angaben gehören auf einen Stundenzettel?

Die Checkliste deckt Zuordnung, Tagesaufzeichnung, Prüfung und Zusatzinformationen ab.

Ein gut prüfbarer Stundenzettel enthält Name, Zeitraum sowie je Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pausen und tatsächliche Arbeitsdauer. Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Arbeitgeber dienen als Kontroll- und Freigabefelder.

Nutze diese Vollständigkeits-Checkliste für deinen Arbeitszeitnachweis:

• Zuordnung: Name des Mitarbeiters und Zeitraum, etwa der Abrechnungsmonat.
• Tagesaufzeichnung: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Nettoarbeitszeit.
• Prüfung: Unterschrift Mitarbeiter und Arbeitgeber als vorgesehene Freigabefelder.
• Zusatzinformationen: Sollzeit, Differenz/Überstunden und Bemerkung.

Nettoarbeitszeit bezeichnet die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ohne Pausen. Sollzeit meint dagegen die Arbeitsdauer, die dein Betrieb für den betreffenden Tag nach der maßgeblichen Vereinbarung ansetzt.

Welche Angaben rechtlich vorgeschrieben sind, hängt von Deutschland oder Österreich und dem jeweiligen Anwendungsfall ab, beide unterscheiden sich bei Mindestanforderungen und Ausnahmen. Name, Zeitraum und Zusatzfelder machen die Vorlage besser prüfbar, praktische Zusatzfelder ersetzen aber keine gesetzlichen Anforderungen. Aus dieser Checkliste folgt keine pauschale gesetzliche Pflicht für jedes einzelne Feld. Die rechtliche Bedeutung der Unterschrift erläutert die FAQ.

Stundenzettel in fünf Schritten ausfüllen

Einen Stundenzettel schreibst du anhand der tatsächlich geleisteten Zeiten, möglichst direkt am jeweiligen Arbeitstag. Ein Schichtplan beschreibt die Planung, dein Arbeitszeitnachweis dagegen den tatsächlichen Verlauf.

So füllst du das Monatsblatt aus:

1. Name und Abrechnungsmonat eintragen. Prüfe, ob die Datumszeilen zum betreffenden Monat passen. Verwechsle den Zeitraum nicht mit dem Datum der späteren Freigabe.
2. Beginn und Ende erfassen. Trage die tatsächlichen Uhrzeiten ein, nicht pauschal die geplante Schicht. Warte nicht bis zum Monatsende, um Zeiten aus der Erinnerung zu ergänzen.
3. Pausen dokumentieren. Notiere die tatsächlich genommenen Pausen. Bei mehreren Arbeitsblöcken summierst du entweder die einzelnen Blockdauern oder ziehst sämtliche Unterbrechungen von der Gesamtspanne ab, niemals beides.
4. Nettoarbeitszeit und Differenz prüfen. Vergleiche die Arbeitszeit ohne Pausen mit der vereinbarten Sollzeit. Eine positive Differenz bedeutet zunächst nur, dass die erfasste Zeit über diesem Soll liegt.
5. Monatsabschluss durchführen. Kontrolliere Tageswerte und Monatssumme, kennzeichne Korrekturen und lasse die zuständige Person den Nachweis freigeben.

Eine beispielhaft ausgefüllte Musterzeile mit angenommenem Tages-Soll sieht so aus:

Ein automatischer Pausenabzug ersetzt keine Dokumentation der tatsächlich genommenen Pause. Musst du Beginn und Ende einzelner Pausen festhalten, ergänze diese Angaben etwa im Bemerkungsfeld oder in einem zugehörigen Pausenprotokoll.

Für Deutschland lohnt sich die Unterscheidung zwischen Pausengewährung und Aufzeichnung: Das Arbeitszeitgesetz regelt Ruhepausen, schreibt damit aber nicht allgemein separate Pausenfelder vor. Die besonderen Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes verlangen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht ausdrücklich einzelne Pausenzeitpunkte. Erfasse tatsächliche Unterbrechungen trotzdem nachvollziehbar, damit die Nettoarbeitszeit stimmt. Prüfe zusätzlich branchenspezifische Vorgaben.

Stundenzettel Oktober 2026 bis Dezember 2027: Arbeitstage und Soll-Stunden pro Monat

Für den Stundenzettel eines Monats brauchst du zwei Zahlen: die Arbeitstage und das daraus folgende Monats-Soll. Die Tabelle zeigt beides für jeden Monat von Oktober 2026 bis Dezember 2027, getrennt nach Deutschland und Österreich. Sie rechnet mit Montag bis Freitag als Arbeitswoche und 8 Stunden pro Arbeitstag, also einer 40-Stunden-Woche. Hast du ein anderes Tages-Soll, multiplizierst du die Arbeitstage mit deinem Wert.

So liest du die Tabelle: Abgezogen sind nur Feiertage, die auf einen Tag von Montag bis Freitag fallen. Für Deutschland zähle ich nur Feiertage, die in allen 16 Bundesländern gelten: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, 3. Oktober sowie 25. und 26. Dezember. Heilige Drei Könige, Fronleichnam, Reformationstag, Allerheiligen und der Buß- und Bettag gelten nur in einzelnen Ländern. Welche das für dein Bundesland sind, zeigen die Feiertage 2026 und die Feiertage 2027. Kürze die Arbeitstage dann entsprechend. Für Österreich gilt die einheitliche Liste in § 7 Abs. 2 Arbeitsruhegesetz. Der Festtag des Landespatrons ist kein gesetzlicher Feiertag und steht deshalb nicht in der Tabelle. Urlaub und Krankheit sind ebenfalls nicht abgezogen.

Ein Beispiel für den Oktober 2026: In Deutschland sind es 22 Arbeitstage und 176 Soll-Stunden, weil der 3. Oktober 2026 auf einen Samstag fällt und keinen Werktag kostet. In Österreich sind es 21 Arbeitstage, weil der Nationalfeiertag am 26. Oktober ein Montag ist. Für den Monat trägst du in der Excel-Vorlage den Ersten ein, zum Beispiel 01.10.2026. Die Datumsspalte füllt sich danach von selbst. An Feiertagen lässt du Beginn und Ende leer und kürzt das Soll von Hand. Die Monatssumme prüfst du anschließend gegen die Werte aus der Tabelle. Welche Brücken- und Urlaubstage sich im Jahr 2027 lohnen, zeigt der Urlaubsplaner.

Wie berechnest du Arbeitsstunden in Excel richtig?

Im Beispiel ergeben 08:23 bis 17:34 Uhr abzüglich 30 Minuten Pause 08:41 Stunden, also rund 8,68 Dezimalstunden.

Die Arbeitsstunden im Excel-Beispiel ergeben sich aus Ende minus Beginn minus Pause: Zwischen 08:23 und 17:34 Uhr liegen 9 Stunden und 11 Minuten. Nach einer tatsächlichen Pause von 30 Minuten bleiben 8 Stunden und 41 Minuten Nettoarbeitszeit. In Dezimalstunden entspricht die Arbeitszeit rund 8,68 Stunden, nicht 8,41 Stunden.

Die Beispielrechnung setzt voraus, dass Beginn und Ende am selben Kalendertag liegen. Der vollständige Rechenweg lautet: 17:34 - 08:23 = 09:11, anschließend 09:11 - 00:30 = 08:41.

Dezimalstunden berechnest du mit 8 + 41/60 = 8,6833…, gerundet also 8,68. Das Zeitformat hh:mm trennt Stunden und Minuten; eine Dezimalzahl verwendet dagegen Bruchteile einer Stunde.

Bei einem angenommenen Soll von 08:00 Stunden beträgt die rechnerische Differenz +00:41. Diese Differenz klärt noch nicht, ob vergütungspflichtige Überstunden vorliegen. Die Beispielrechnung bestätigt außerdem nicht die arbeitszeitrechtliche Zulässigkeit der Pausenlänge.

Excel-Formeln für Nachtschichten und Monatssummen

In meiner Vorlage steckt das alles schon drin: Die Pause trägst du dort in Minuten ein, und die Arbeitszeit steht als Dezimalzahl in der Tabelle, damit auch Minusstunden sauber angezeigt werden. Wenn du lieber deine eigene Tabelle baust, helfen dir diese Formeln.

Die folgenden Formelbeispiele verwenden B = Beginn, C = Ende, D = Pause als Zeitwert und E = Arbeitszeit. Sie dienen als nachvollziehbare Hilfen, nicht als Zusicherung, dass sie sämtliche Sonderfälle abdecken.

Für Arbeit am selben Kalendertag lautet die Grundformel:

=C2-B2-D2

Eine Variante mit Leerprüfung verhindert, dass fehlende Angaben unbemerkt als null in die Rechnung eingehen:

=WENN(ODER(B2="";C2="";D2="");"";C2-B2-D2)

Bei einer Nachtschicht unter 24 Stunden berücksichtigt diese Formel den Tageswechsel:

=REST(C2-B2;1)-D2

Der Testfall 22:00 bis 06:00 minus 00:30 ergibt 07:30. Die REST-Formel setzt plausible Eingaben voraus und kann eine versehentlich vertauschte Uhrzeit als Nachtschicht interpretieren. Für längere Zeitspannen brauchst du Datum und Uhrzeit.

Eine beispielhafte Monatssumme lautet:

=SUMME(E2:E32)

Formatiere die Summenzelle mit [h]:mm. Fünf Beispieltage mit jeweils 08:00 ergeben dann 40:00 statt einer auf 16:00 umspringenden Uhrzeitanzeige.

Dezimalstunden erhältst du mit =E2*24 im Zahlenformat. Teste auch negative Soll-Differenzen: Eine unpassende Zeitanzeige darf Minusstunden nicht verdecken. Für einzelne Tage ohne Tabelle kannst du die Arbeitszeit auch online ausrechnen.

Typische Fehler und nachvollziehbare Korrekturen

Korrekturregel: Original, Änderung, Grund, dazu Datum und verantwortliche Person.

Die Korrekturregel „Original, Änderung, Grund” hält den ursprünglichen Eintrag, den neuen Wert und den Anlass der Änderung nachvollziehbar. Ergänze das Änderungsdatum und die verantwortliche Person, statt alte Werte kommentarlos zu ersetzen.

Diese Fehler-Checkliste hilft bei der Prüfung:

• Pausen vergessen: Kontrolliere tatsächliche Unterbrechungen, nicht nur einen voreingestellten Abzug.
• Zeitformate vermischen: Verwende 08:41 und 8,68 nur im jeweils passenden Format.
• Formeln überschreiben: Trenne Eingabefelder von Rechenfeldern und schütze Formeln nach Möglichkeit.
• Am Monatsende schätzen: Rekonstruiere verspätete Einträge anhand nachvollziehbarer Unterlagen und kennzeichne sie als Nachtrag.
• Abwesenheit als Arbeit buchen: Halte Urlaub, Krankheit und Feiertage getrennt von tatsächlich geleisteter Arbeitszeit.

Auf Papier streichst du einen falschen Wert lesbar durch und ergänzt die Korrektur daneben. In Excel helfen eine geregelte Versionierung oder ein separates Änderungsprotokoll mit altem Wert, neuem Wert, Datum, Person und Grund.

Arbeitszeit, Sollzeit und Abwesenheitsgutschrift erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine mögliche Gutschrift für Urlaub oder Krankheit gehört zur Stundenkontenführung, nicht ungekennzeichnet zur geleisteten Arbeit. Verlasse dich außerdem nicht darauf, dass ein Nachtrag eine versäumte gesetzliche Erfassungsfrist automatisch heilt.

Gleiche für Nachträge Kalender, Einsatzberichte, Zugangsdaten und Angaben der Beschäftigten ab. Einzelne Anhaltspunkte belegen nicht automatisch durchgehende Arbeit. Kläre Widersprüche und dokumentiere verbleibende Unsicherheiten. Hinterlege die jeweils geltende Erfassungsfrist im Prüfablauf, benenne eine Vertretung und kontrolliere offene Einträge vor Fristablauf statt erst beim Monatsabschluss.

Tätigkeitsnachweis für Freiberufler: Stunden pro Kunde belegen

Wenn du selbstständig nach Stunden abrechnest, will dein Auftraggeber oft nicht nur wissen, wie lange du gearbeitet hast, sondern auch woran. Ein Tätigkeitsnachweis hält deshalb pro Eintrag Datum, Dauer und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit fest.

Mit der Vorlage geht das in einfacher Form: Trage Beginn, Ende und Pause ein und schreibe Projekt und Tätigkeit stichwortartig in die Bemerkung, zum Beispiel “Kunde Müller: Relaunch Startseite, Abstimmung”. Die Spalte ist bewusst schmal. Für längere Beschreibungen ergänzt du rechts neben der Bemerkung eine Spalte “Tätigkeit”. Arbeitest du für mehrere Kunden, legst du am besten pro Kunde eine Kopie des Blatts an. Wie detailliert der Nachweis sein muss, klärst du vorab mit deinem Auftraggeber, am besten im Angebot oder Vertrag.

Arbeitszeitnachweis und abrechenbare Kundenzeit sind nicht identisch. Möchtest du Stundenleistungen im Angebot klar beschreiben, trenne vereinbarte Abrechnungsgrundlagen von der internen Arbeitszeiterfassung. Für den Angebotsteil gibt es die Angebotsvorlage für Word.

Welche Regeln gelten für Stundenzettel in Deutschland?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland bereits; Arbeitgeber müssen die Erfassung organisieren und tatsächlich durchführen. Nach der Darstellung der IHK Berlin zur Arbeitszeiterfassungspflicht verlangt der BAG-Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, ein System für Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Die bloße Möglichkeit, Zeiten einzutragen, genügt nicht.

Das Bundesarbeitsgericht, kurz BAG, begründet die Pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsschutzgesetz, kurz ArbSchG. Laut IHK Berlin schreiben weder die Entscheidung noch das ArbSchG eine bestimmte technische Form vor. Papier und Excel kommen damit grundsätzlich infrage, garantieren aber für sich genommen keine ordnungsgemäße Erfassung.

Der EuGH verlangt im Urteil zur Rechtssache CCOO gegen Deutsche Bank im Entscheidungstenor ein „objektives, verlässliches und zugängliches System”, das die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst. Dieser Auftrag richtet sich an die Mitgliedstaaten. Das BAG leitet die Arbeitgeberpflicht aus dem geltenden ArbSchG ab; in seinen Entscheidungsgründen stellt es klar, dass Arbeitgeber das System nicht nur bereitstellen, sondern tatsächlich verwenden müssen. Daraus folgt keine eigenständige elektronische Formpflicht.

Für deinen Betrieb bedeutet das: Eine versandte Excel-Datei allein erfüllt die organisatorische Aufgabe nicht. Lege fest, wer Zeiten erfasst, wer fehlende Einträge prüft und wo Beschäftigte und zuständige Stellen auf die Nachweise zugreifen können.

Daneben gelten zwei ältere Spezialregeln. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, dass Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich hinaus aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. § 17 MiLoG verlangt für Minijobs (außer in Privathaushalten) und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag vorliegen und ebenfalls mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Beim Mindestlohngesetz können auch verspätete, unrichtige oder unvollständige Aufzeichnungen sowie Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht Bußgelder auslösen. Übertrage diese Sanktionen nicht pauschal auf die allgemeine Erfassungspflicht nach dem ArbSchG.

Die Hinweise bieten allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Lass insbesondere Sonderregelungen, Aufbewahrungspflichten und die Anwendbarkeit auf deine Beschäftigten prüfen.

Geplante Reform und geltendes Recht klar trennen

Im Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) zur Reform des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden, das Ministerium selbst nennt ihn eine interne Arbeitsfassung. Laut der Zusammenfassung von Gleiss Lutz soll die Arbeitszeit künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Die Übergangsfristen hängen an der Betriebsgröße: ein Jahr ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre unter 250, fünf Jahre unter 50. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form ausgenommen bleiben, die Arbeitszeit aber trotzdem aufzeichnen müssen, zum Beispiel auf Papier oder in Excel.

Nach meinem Kenntnisstand (Stand: Ende September 2026) ist der Entwurf nicht beschlossen und damit noch kein geltendes Recht. Laut Handwerksblatt vom 1. September 2026 wird er noch innerhalb der Bundesregierung abgestimmt. Bis dahin gilt, was oben steht. Papier und Excel sind zulässig, wenn die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Die Zehn-Beschäftigten-Grenze betrifft im Entwurf nur die Form, sie ist keine Befreiung von der Zeiterfassung.

Welche Regeln gelten für Stundenzettel in Österreich?

Arbeitszeitaufzeichnungen sind in Österreich auch für Kleinbetriebe mit nur einer oder wenigen beschäftigten Personen erforderlich. Die WKO zur Arbeitszeit-Aufzeichnungspflicht bestätigt außerdem, dass das Gesetz keine konkrete Form vorschreibt. Papier und Excel kommen daher als Formate infrage. Welche Erleichterungen dein Betrieb nutzen kann, hängt von der Arbeitszeiteinteilung und den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ab.

Nach der österreichischen Arbeitsinspektion enthalten die Aufzeichnungen grundsätzlich Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit und der Ruhepausen. Arbeitgeber bleiben für die korrekte Führung verantwortlich, auch wenn Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen. Eine einzige Spalte mit der gesamten Pausendauer bildet deshalb nicht automatisch alle notwendigen Angaben ab.

Für eine fixe, schriftlich festgehaltene Arbeitszeiteinteilung erläutert die WKO eine Erleichterung: Der Arbeitgeber bestätigt die Einhaltung mindestens am Ende jeder Entgeltperiode und auf Verlangen des Arbeitsinspektorats. Abweichungen hält der Betrieb laufend fest.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG gilt auch für Teilzeit und geringfügig Beschäftigte. Wer Lage und Ort der Arbeit weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend im Homeoffice arbeitet, für den reicht nach § 26 Abs. 3 AZG die Aufzeichnung der Tagesarbeitszeit, also der Dauer. Beschäftigte können einmal monatlich die kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen. Gelegentliches Homeoffice ist jedenfalls kein Grund, Aufzeichnungen einfach wegzulassen.

Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen können laut WKO-FAQ zur Arbeitszeit Verwaltungsstrafen auslösen. Prüfe mögliche Sanktionen anhand des jeweiligen Verstoßes.

Verfallsfristen sind ebenfalls relevant: Nach § 26 Abs. 9 AZG werden Verfallsfristen gehemmt, solange Beschäftigten die Übermittlung ihrer Aufzeichnungen verwehrt wird oder wenn wegen fehlender Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist. Daraus folgt keine pauschale Aussage über sämtliche Verjährungsfristen.

Karin Loh, WKO-Rechtsexpertin beim WKO-Rechtsservice, empfiehlt im Beitrag „Fallen und Stolpersteine bei der Arbeitszeit”: „Wir raten aber dennoch zu Vollaufzeichnungen, sie sind ja die Grundlage der Entlohnung”.

Arbeitszeiterfassung in Excel, auf Papier oder per App: was passt?

Eine einfache Vorlage passt, solange dein Betrieb Erfassung, Prüfung und Zusammenführung zuverlässig organisiert. Mehrere Standorte, Baustellen, Projektzeiten oder die Übernahme in Kundenrechnungen können auch bei wenigen Mitarbeitenden einen integrierten Ablauf sinnvoll machen. Wer Einsätze nach Aufwand abrechnet, ergänzt den Stundenzettel um einen unterschriebenen Regiebericht; die Baustelle selbst dokumentiert ein Bautagebuch.

Die folgende Tabelle vergleicht typische organisatorische Unterschiede; bei Apps hängen die Funktionen vom konkreten Produkt ab:

Die Standort-Projekt-Abrechnung-Regel nennt konkrete Wechselkriterien: Prüfe einen integrierten Ablauf, sobald du regelmäßig Standortdateien zusammenführst, Zeiten nach Projekten auswertest oder Angaben manuell in Rechnungen überträgst. Eine starre Mitarbeiterzahl hilft bei dieser Entscheidung weniger als die tatsächlichen Übergaben.

Wenn Zeiten, Projekte und Rechnungen bei dir in mehreren Excel-Dateien auseinanderlaufen, ist das genau der Punkt, an dem wir bei alloq.digital ansetzen: Wir bauen interne Tools, die solche Tabellen ablösen, und modernisieren gewachsene Excel-Lösungen. Einen ehrlichen Überblick, wann sich das lohnt, findest du auch in meinem Artikel zur Excel-Alternative.

Ordnest du angrenzende Verwaltungsabläufe, kannst du außerdem kostenlose Buchhaltungssoftware vergleichen. Prüfe bei jeder Lösung Einrichtung, Datenschutz, Zugriffsrechte und tatsächliche Funktionen statt nur das Format.

Für den Einstieg reichen Papier oder Excel oft aus: Die Stundenzettel-Vorlage als Excel und PDF lädst du ganz oben auf dieser Seite.

Häufige Fragen zur Stundenzettel-Vorlage

Wie viele Arbeitstage und Soll-Stunden hat der Oktober 2026?

Bei einer 40-Stunden-Woche sind es in Deutschland 22 Arbeitstage und 176 Soll-Stunden. In Österreich sind es 21 Arbeitstage und 168 Soll-Stunden, weil der Nationalfeiertag am 26. Oktober auf einen Montag fällt. Der 3. Oktober 2026 ist ein Samstag und mindert das Soll nicht. Landesspezifische Feiertage sind darin nicht abgezogen, die Tabelle oben nennt weitere Monate bis Dezember 2027.

Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?

Eine allgemeine gesetzliche Unterschriftspflicht für Stundenzettel gibt es weder in Deutschland noch in Österreich. Die WKO empfiehlt regelmäßige Unterschriften der Beschäftigten zur Bestätigung der Richtigkeit. Nutze die Felder für Mitarbeiter und Arbeitgeber als Kontroll- und Freigabeschritt und prüfe zusätzliche vertragliche, tarifliche, kollektivvertragliche oder betriebliche Anforderungen.

Wie lange musst du Stundenzettel aufbewahren?

Für Österreich nennt das Unternehmensserviceportal des Bundes ein Jahr Aufbewahrung und weist darauf hin, dass sich aus anderen Rechtsvorschriften längere Fristen ergeben können. Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren; ob deine Stundenzettel dazugehören, ist im Einzelfall zu klären. In Deutschland schreiben § 16 Abs. 2 ArbZG (für Arbeitszeit über acht Stunden) und § 17 MiLoG (Minijobs und bestimmte Branchen) jeweils mindestens zwei Jahre vor. Sind die Stundenzettel Grundlage der Lohnabrechnung, können steuerliche Aufbewahrungsfristen länger sein, das klärst du am besten mit deinem Steuerbüro.

Reicht Excel als Stundenzettel?

Excel kommt als Stundenzettel grundsätzlich infrage, wenn dein Betrieb tatsächliche Arbeitszeiten zuverlässig erfasst und den Nachweis ordentlich organisiert. Die IHK Berlin nennt elektronische und schriftliche Systeme als mögliche Formen; die WKO bestätigt für Österreich die fehlende konkrete Formvorgabe. Lege Zuständigkeiten, Korrekturprotokoll, Zugriffsrechte und Ablage fest. Eine Datei allein stellt noch keine ordnungsgemäße Erfassung sicher.

Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel, Stundennachweis und Arbeitszeitnachweis?

Die Begriffe werden im Alltag oft austauschbar benutzt, entscheidend ist der Inhalt. Ich verwende Stundenzettel für das Monatsblatt zum Ausfüllen, Stundennachweis für die Aufstellung, die an Buchhaltung oder Auftraggeber geht, und Arbeitszeitnachweis für die Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit. Die Vorlage in diesem Artikel deckt alle drei ab. Welche Angaben für deinen Fall rechtlich verlangt sind, hängt von Land und Einzelfall ab.

Kann ich die Stundenzettel-Vorlage als Tätigkeitsnachweis nutzen?

Für einfache Fälle ja: Trage Projekt und Tätigkeit stichwortartig in die Bemerkung ein. Für längere Beschreibungen ergänzt du eine Spalte “Tätigkeit”, bei mehreren Kunden legst du pro Kunde eine Kopie des Blatts an. Wie detailliert der Nachweis sein muss, klärst du mit deinem Auftraggeber.

Ist die Stundenzettel-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Du trägst deine E-Mail-Adresse ein, bestätigst sie per Link, und danach lädst du Excel-Datei und PDF sofort herunter. Der Link kommt zusätzlich per Mail. Danach bekommst du gelegentlich Tipps von alloq.digital zu digitalen Abläufen, jederzeit abmeldbar.

Welchen Stundenzettel brauchst du für Minijobber?

Für Minijobber in Deutschland eignet sich eine Vorlage mit tatsächlichem Beginn, Ende, Pausen und Arbeitsdauer als organisatorische Grundlage. Nach § 17 MiLoG musst du bei gewerblichen Minijobs Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Minijobs in Privathaushalten sind davon ausgenommen. Setze österreichische geringfügige Beschäftigung nicht mit dem deutschen Minijob-Regime gleich.

Wie kann ich meinen Stundenzettel selbst gestalten?

Deinen Stundenzettel kannst du an betriebliche Abläufe anpassen, indem du die Kernfelder erhältst und beispielsweise Projekt oder Baustelle ergänzt. Verwende eindeutige Zeitformate und trenne Eingaben von Berechnungen. Teste nach Änderungen mindestens eine Tagesrechnung, eine Nachtschicht und eine Monatssumme. Zusätzliche Felder unterstützen deine Organisation, begründen aber für sich genommen keine gesetzlichen Pflichtangaben.