Buchhaltungssoftware kostenlos: Kleinunternehmer & Freiberufler 2026

Eine dauerhaft kostenlose Buchhaltungssoftware, die Rechnungen, EÜR, ELSTER-Voranmeldung, DATEV-Export und E-Rechnung zugleich liefert, gibt es laut den Anbieterseiten nicht. Jeder Gratis-Tarif lässt mindestens einen dieser Punkte weg, und genau dieser Punkt entscheidet, ob das Tool für dich taugt.

Ich habe die Funktions- und Preisangaben in diesem Vergleich am 03.10.2026 mit den offiziellen Anbieterseiten abgeglichen. Das ist eine Auswertung der Anbieterangaben und kein Praxistest. Rechtliche Aussagen belege ich mit Links auf Gesetzestexte und das Bundesfinanzministerium (BMF). Was ich nicht belegen konnte, kennzeichne ich im Text.

Key Takeaways

Kostenlose Buchhaltungssoftware deckt immer nur einen Teil ab: Rechnungen, EÜR, ELSTER, DATEV oder E-Rechnung. Stand der Angaben: 03.10.2026.

• Rechnungen gratis schreiben: Papierkram FREE, sevDesk Free (3 Rechnungen pro Monat) und Accountable Free (E-Rechnungen, 5 gebuchte Ausgaben pro Monat). EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung kosten dort extra.
• EÜR gratis: Collmex Buchhaltung free im Browser (mit ELSTER-Umsatzsteuervoranmeldung) und Taxpool-Buchhalter Mini als Windows-Programm.
• DATEV-Export gratis: Unter den geprüften Gratis-Tarifen nennt nur MonKey Office Basis ihn ausdrücklich. Dort fehlen dafür Rechnungsstellung, EÜR und ELSTER.
• E-Rechnung: Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit 01.01.2025, Kleinunternehmer sind von der Ausstellung ausgenommen. Tools und Details stehen im Artikel zu E-Rechnung Software kostenlos.

Welche kostenlose Buchhaltungssoftware passt zu dir?

Die Wahl hängt an drei Fragen: Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, brauchst du eine Umsatzsteuervoranmeldung, und arbeitest du mit einem Steuerberater? Die Tabelle ordnet jede Konstellation einem Gratis-Tool und seiner Grenze zu.

Kostenlose Programme im Vergleich

Dauerhaft kostenlos sind laut Anbieterseiten Papierkram FREE, sevDesk Free, Accountable Free, Collmex Buchhaltung free, Taxpool-Buchhalter Mini, MonKey Office Basis und GnuCash, für die Schweiz zusätzlich CashCtrl FREE. Lexware Office und WISO MeinBüro bieten nur eine Testphase.

Was können Gratis-Tools wirklich?

Ein Gratis-Tool sollte vier Aufgaben abdecken: Rechnungen mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG schreiben, Belege digital ablegen, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten oder per ELSTER übermitteln und Daten an den Steuerberater übergeben. In der Praxis fehlt bei jedem Gratis-Tarif mindestens eine dieser Aufgaben, wie die Matrix unten zeigt.

Einen Überblick über den Vergleich moderner KI-Buchhaltungstools liefert ein separater Guide.

Gibt es komplett kostenlose Tools?

Ja. GnuCash (Open Source), Collmex Buchhaltung free, Taxpool-Buchhalter Mini und die Basisversion von MonKey Office haben kein Zeitlimit und keine Abogebühr. Collmex nennt sich auf der eigenen Seite werbefrei und ohne Bindung an einen Steuerberater. Papierkram FREE, sevDesk Free und Accountable Free beschränken sich auf Rechnungen und wenige Belege.

Die Freemium-Fallen-Matrix

Die Freemium-Fallen-Matrix stellt die Grenzen der dauerhaft kostenlosen Tarife nebeneinander. Stand der Angaben ist der 03.10.2026, die Quellen stehen am Artikelende.

Bei Taxpool-Buchhalter weist der Funktionsumfang des Anbieters ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export nur für einen Teil der Ausbaustufen aus. Aus der Anbieterseite geht nicht eindeutig hervor, ob Mini dazugehört. Prüfe das im Funktionsumfang von Taxpool, bevor du Daten anlegst.

Die Matrix zeigt das Muster: Wer EÜR, ELSTER, DATEV-Export und E-Rechnung zugleich ohne Zahlung will, findet laut Anbieterseiten keinen Tarif. Wenn der Gratis-Tarif nicht reicht, zeigt diese Tabelle Testphasen und Preise der Bezahltarife:

Alle Preise sind netto zuzüglich Mehrwertsteuer, Stand 03.10.2026. Anbieter ändern Aktionen und Laufzeiten häufig, die Preisseite gilt.

GoBD- und E-Rechnungs-Check

Seit 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist: Bis 31.12.2026 darfst du noch Papier oder ein anderes Format mit Zustimmung des Empfängers nutzen, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach läuft die letzte Übergangsregel aus. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das BMF erläutert die Details in seinen FAQ zur E-Rechnung und im BMF-Schreiben vom 15.10.2025.

Für Kleinunternehmer gilt eine Ausnahme: Nach § 34a UStDV können sie ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Welche kostenlosen Tools E-Rechnungen erstellen und lesen, steht im Artikel E-Rechnung Software kostenlos.

Für die Aufbewahrung gelten die GoBD des BMF. Die Fassung vom 14.07.2025 regelt unter anderem, dass E-Rechnungen im empfangenen Format aufbewahrt werden. Buchungsbelege bewahrst du nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. Ein Tool sollte deshalb Belege unveränderbar ablegen und einen Export für den Betriebsprüfer anbieten.

Tools für Kleinunternehmer & Handwerker

Als Kleinunternehmer brauchst du keine Umsatzsteuervoranmeldung, weil die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG für dich entfallen. Die Grenzen liegen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Dadurch reichen oft einfache Tools, solange sie die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung berücksichtigen.

Einen Einstieg in die Digitalisierung bietet der Leitfaden zur Digitalisierung für KMU und Kleinunternehmer.

Welche Software für Kleinunternehmer?

Für reine Rechnungsstellung genügen Papierkram FREE, sevDesk Free oder Accountable Free. Sobald du die EÜR im Tool erstellen willst, brauchst du entweder einen der Gratis-Buchhaltungstarife (Collmex, Taxpool Mini) oder den ersten Bezahltarif: Papierkram S (12,90 € bei jährlicher Zahlung), Accountable Buchhaltung (19,90 €), sevDesk Buchhaltung (ab 19,90 € bei 24 Monaten Laufzeit) oder WISO MeinBüro (10,90 € bei bis zu 25.000 € Umsatz pro 365 Tage). Lexware Office liefert EÜR und Umsatzsteuer erst ab Version L für 21,90 €.

Die Anlage EÜR übermittelst du nach § 60 Abs. 4 EStDV elektronisch. Achte deshalb darauf, ob das Tool sie per ELSTER überträgt: MonKey Office nennt die Anlage EÜR per ELSTER im Modul FIBU, Taxpool führt sie im Funktionsumfang auf.

Die besten Gratis-Tools im Überblick

Papierkram FREE enthält Angebote und Rechnungen mit beliebig vielen Positionen, digitale Belegablage, Kontakte, Projekte und Zeiterfassung. Erfasste Zeiten kannst du direkt in Rechnungen überführen. Papierkram bezeichnet sich als GoBD-zertifiziert und hostet nach eigenen Angaben in Rechenzentren in Deutschland. Steuerfunktionen wie EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerreports gehören laut Anbieter zu den Abos.

Accountable richtet sich als App-first-Tool an Solo-Selbstständige. Der Tarif Rechnungen Free enthält unbegrenzte E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung sowie bis zu fünf gebuchte Ausgaben pro Monat. EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export fehlen dort.

Collmex Buchhaltung free ist eine Browser-Buchhaltung für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Buchungsvorlagen, SKR03 und SKR04 und Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER. Nach Angaben des Anbieters bleiben deine Daten beim Wechsel in ein Bezahlprodukt erhalten.

Zervant gehört inzwischen zu Ageras. Der Gratis-Tarif erlaubt laut Preisseite fünf Rechnungen pro Monat und unbegrenzte Kunden, die Bezahltarife kosten 9 € (Start) und 20 € (Plus) pro Monat.

Handwerker: Was wirklich funktioniert

Handwerker brauchen Abschlagsrechnungen, die Reverse-Charge-Regelung bei Bauleistungen (§ 13b UStG) und eine Kostenstruktur mit Material, Fahrtkosten und Stunden. Gratis-Tarife decken das nicht ab. Lexware Office führt Abschlagsrechnungen und Rechnungen für Bauleistungen nach § 13b erst in Version XL für 32,90 € auf. WISO MeinBüro listet Abschlagsrechnungen ab dem Tarif Auftragswesen für 39,90 €. Beide bieten eine Testphase (30 beziehungsweise 14 Tage), mit der du prüfen kannst, ob die Abläufe passen. Wie eine branchenspezifische Plattform mit Angebot, Rapport und QR-Rechnung aussieht, zeigt der Projektbericht zur Handwerker-Software als SaaS-Plattform für Schweizer Handwerksbetriebe.

Pflichtfunktionen: EÜR & Rechnungen

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist das steuerliche Fundament der meisten Programme, die als buchhaltungssoftware kostenlos beworben werden. Ob du sie anwenden darfst oder doppelt buchen musst, hängt von den Schwellenwerten ab, die im nächsten Abschnitt stehen. Das falsche Tool führt zu Nacharbeit, weil Zahlen später in das richtige Format übertragen werden müssen.

Die Automatisierung von Rechnungseingang und Belegverarbeitung lässt sich mit den richtigen Schnittstellen erheblich vereinfachen.

EÜR vs. Bilanz: Die Unterschiede

Gewerbliche Unternehmer müssen Bücher führen und bilanzieren, sobald ihr Gesamtumsatz mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder ihr Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt (§ 141 Abs. 1 AO). Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführung befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. Darunter reicht die EÜR als Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.

Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sind davon nicht erfasst. Für sie ist die doppelte Buchführung mit Bilanz der Normalfall, die Pflicht zur Buchführung steht in § 238 Abs. 1 HGB.

Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmen und Freiberufler

Die meisten Einzelunternehmen und Freiberufler bleiben unter den Schwellen und führen eine EÜR. Wähle die Software danach, ob du regelbesteuert bist (dann brauchst du die Umsatzsteuervoranmeldung) und ob dein Steuerberater DATEV-Daten verlangt. Regelbesteuerte Einzelunternehmer finden im Gratis-Bereich nur Collmex Buchhaltung free mit ELSTER-Voranmeldung. Wer zusätzlich Rechnungen aus demselben Tool schreiben will, landet in der Regel bei einem Bezahltarif ab etwa 10 bis 20 € netto pro Monat (siehe Preistabelle oben).

Doppelte Buchführung: Software und Alternativen

Für doppelte Buchführung ohne Abo bietet sich GnuCash an. Das Open-Source-Programm läuft auf Windows, macOS und Linux und führt nach Angaben des Projekts doppelte Buchführung, Berichte und Kontenübersichten. ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export führt die Projektseite nicht auf, du brauchst also einen Weg zum Steuerberater. Für Taxpool gibt es die Bilanz-Variante für 110 € einmalig. In der Schweiz bietet CashCtrl FREE doppelte Buchhaltung mit QR-Rechnungen für einen Benutzer.

Rechnungen kostenlos schreiben

Rechnungen kostenlos schreiben können viele Tools. Entscheidend ist, ob sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG erzeugen, etwa Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Umsatzsteuerausweis. Papierkram FREE, sevDesk Free und Accountable Free erzeugen E-Rechnungen im Gratis-Tarif, sevDesk begrenzt sie auf drei pro Monat. Taxpool-Buchhalter Mini listet ZUGFeRD- und XRechnung-Export im Funktionsumfang. Ein vollständiges Belegarchiv kommt bei Papierkram FREE hinzu, wobei der Speicher auf 100 MB begrenzt ist.

DATEV & Markenprogramme im Check

DATEV-Export im Gratis-Tarif weist unter den geprüften Tools nur MonKey Office Basis aus. Papierkram führt ihn ab dem Tarif S, sevDesk und WISO MeinBüro in ihren Bezahltarifen. Lexware Office bietet Steuerberatern einen kostenlosen Online-Zugang und eine elektronische Pendelakte. Der Export als DATEV-Datei ist dort auf der Preisseite nicht als eigener Punkt aufgeführt, frage ihn vor dem Abschluss beim Anbieter ab.

DATEV und E-Rechnung in einem Tool

Wer E-Rechnung und DATEV-Schnittstelle zugleich braucht, hat diese Optionen (Stand 03.10.2026, netto pro Monat):

Was ist besser: WISO oder Lexware?

Lexware Office ist der Einstieg mit Steuerberater-Zugang, WISO MeinBüro bringt in jedem Tarif EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, DATEV-Schnittstelle und E-Rechnung mit, begrenzt aber den Umsatz pro 365 Tage in den beiden unteren Tarifen. Bei Lexware liegt EÜR plus Umsatzsteuer erst bei Version L für 21,90 €. Beide sind nach der Testphase kostenpflichtig. Manche Branchen brauchen ohnehin mehr als Buchhaltung: Heilmittelpraxen erledigen die GKV-Abrechnung und Terminplanung besser mit einer Praxissoftware für Physiotherapie.

WISO, Lexware & MonKey Office

Lexware Office (früher lexoffice) bietet 30 Tage Test mit dem vollen Umfang der Version XL. Danach kannst du monatlich kündigen, und in den ersten drei Monaten gibt es 50 % Rabatt.

WISO MeinBüro läuft 14 Tage kostenlos. Danach gilt ein Jahresvertrag mit jährlicher Abrechnung (ab 130,80 € im Jahr). Neu gegründete Unternehmen erhalten laut Anbieter im ersten Jahr 50 % Rabatt.

MonKey Office von ProSaldo bietet eine kostenlose Basisversion mit DATEV-Import und -Export für die vorbereitende Buchführung. Die Module REWE (Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung) und FIBU (EÜR, Bilanz, ELSTER) kosten je ab 12 € pro Monat oder 199 € einmalig. Für Neugründer gibt es eine Existenzgründerlizenz mit 12 Monaten Gratisnutzung, für die du eine Gewerbeanmeldung vorlegst, die höchstens sechs Monate alt ist.

Wer bietet Gratis-DATEV-Export?

DATEV ist der Standard für die Kommunikation mit Steuerberatern in Deutschland. Ohne DATEV-Export übergibst du Belege manuell oder wechselst in einen Bezahltarif.

• MonKey Office Basis: DATEV-Import und -Export in der kostenlosen Basis, laut Anbieterseite.
• Taxpool-Buchhalter: DATEV-Import in allen Ausbaustufen, DATEV-Export laut Funktionsumfang nur in einem Teil der Ausbaustufen.
• Papierkram, sevDesk, WISO MeinBüro: DATEV nur in Bezahltarifen.

Cloud oder Desktop-Software?

Cloud-Tools laufen im Browser und aktualisieren sich selbst, Desktop-Tools laufen lokal und brauchen keine dauerhafte Verbindung. Welche Variante passt, hängt von Datenschutzbedürfnis, Betriebssystem und davon ab, ob du von mehreren Geräten arbeitest. Die Unterschiede zwischen cloudbasierter SaaS- und Desktop-Software erläutert der SaaS-Vergleich.

Wo die Daten liegen, geben nur einzelne Anbieter an: Papierkram hostet nach eigenen Angaben in Rechenzentren in Deutschland, CashCtrl hält Server und Backups nach Anbieterangaben nur in der Schweiz, Zervant nutzt laut Preisseite AWS-Server in Deutschland. Frage bei allen anderen den Standort ab, wenn du ihn für den Datenschutz brauchst.

Die Entscheidungsmatrix

Buchhaltungssoftware für Mac und Linux

Windows ist bei Buchhaltungssoftware der Standard. GnuCash läuft laut Projektseite auf Windows, macOS und Linux. MonKey Office läuft auf Mac und Windows. Taxpool-Buchhalter gibt es aktuell nur für Windows 64 Bit, Versionen für Linux und Mac OS X nennt der Anbieter in Vorbereitung und empfiehlt bis dahin eine virtuelle Maschine. Cloud-Tools wie Papierkram, sevDesk und Collmex laufen im Browser auf jedem System.

Buchhaltung für Vereine & Privatnutzer

Für Vereine bietet sich unter den Gratis-Tools Taxpool-Buchhalter an, weil es Vereine ausdrücklich zur Nutzung zulässt und SKR 42 und SKR 49 im Funktionsumfang führt. Steuerbegünstigte Vereine ordnen Einnahmen und Ausgaben den vier steuerlichen Bereichen zu: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§ 52 AO ist die Grundlage der Gemeinnützigkeit). Eine einfache Rechnungs-App bildet das nicht ab.

SKR 42 und Vereinsanforderungen

DATEV hat den Kontenrahmen SKR 49 durch den SKR 42 für Vereine, Stiftungen und gGmbH ersetzt. Seit 2025 bucht DATEV nur noch mit SKR 42. Er teilt die Buchungen über Kostenstellen den steuerlichen Bereichen zu und existiert für die Bilanz und für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Kassenwarte sollten deshalb prüfen, ob ihr Tool den SKR 42 mitbringt oder ob du Konten selbst anlegen musst. Taxpool führt SKR03, SKR04, SKR42 und SKR49 im Funktionsumfang. Bei GnuCash legst du Konten selbst an, was Einarbeitung kostet, aber keine Abokosten verursacht.

Tools für die private Buchhaltung

Für private Einnahmen und Ausgaben brauchst du keine Buchhaltungssoftware mit steuerlichem Anspruch. GnuCash bietet gratis Budgetierung, Berichte und Kontenverwaltung auf Windows, macOS und Linux. Wer auf Datenschutz Wert legt, fährt mit einem lokalen Desktop-Programm am besten.

Buchhaltungssoftware für Österreich und die Schweiz

Deutschland, Österreich und die Schweiz teilen die Sprache, aber nicht die Steuergesetze. Für Österreich ist ProSaldo.net ausgelegt, für die Schweiz CashCtrl. Deutsche Tools bilden österreichische Steuernummern und die Schweizer MWST oft nicht ab.

Wer in Österreich ein Unternehmen führt, findet im Artikel zur Stripe-Integration in Österreich Hinweise zur Anbindung der Buchhaltung.

Tools für Österreich

ProSaldo.net bietet nach Anbieterangaben Buchhaltung und Fakturierung für Österreich mit E/A-Rechnung, UVA-Übermittlung und E-Rechnung an den Bund im Format ebInterface. Die Seite nennt eine kostenlose Testphase, aber keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Papierkram schreibt auf der Preisseite selbst, dass die Funktionen UStVA und EÜR auf Deutschland ausgerichtet sind. Mit GnuCash kannst du in Österreich buchen, musst aber Konten und Steuerlogik selbst einrichten.

Schweizer MWST & Kontenrahmen

Für Schweizer Unternehmen gelten CHF-Buchungen, die MWST-Abrechnung und das Obligationenrecht als Grundlage. CashCtrl FREE ist ein dauerhaft kostenloser Schweizer Tarif mit doppelter Buchhaltung und QR-Rechnungen. Er erlaubt einen Benutzer pro Organisation und mehrere Währungen nur eingeschränkt: Fremdwährungen in Buchungen gehören zu PRO. Server und Backups liegen laut Anbieter in der Schweiz.

Fallstricke bei Gratis-Tools

Die häufigsten Stolpersteine bei Gratis-Tarifen sind Funktionsgrenzen, die erst bei Jahresabschluss oder Steuerberater-Übergabe auffallen. Wer sie vorher kennt, wechselt rechtzeitig statt im Dezember.

Häufige Probleme in der Praxis

• Mengenlimits: sevDesk Free erlaubt drei Rechnungen pro Monat, Zervant fünf, Accountable Free bucht bis zu fünf Ausgaben pro Monat, und Papierkram FREE speichert 100 MB.
• Umsatzgrenzen: WISO MeinBüro begrenzt den Umsatz pro 365 Tage auf 25.000 € im Tarif Rechnungen & Angebote und auf 120.000 € im Tarif Buchhaltung.
• Fehlende Steuerfunktionen: EÜR, UStVA und DATEV-Export fehlen bei Papierkram FREE, sevDesk Free und Accountable Free. Bei MonKey Office Basis fehlen Rechnungen, EÜR und ELSTER. Papierkram FREE fügt zudem sein Logo in den Footer deiner Dokumente ein.
• Betriebssystem und Nutzung: Taxpool-Buchhalter Mini läuft nur unter Windows und ist nur für Unternehmer, Vereine und Behörden zugelassen.
• Datenmigration: Prüfe vor dem Einstieg, in welche Formate du exportieren kannst (CSV, DATEV-Format), damit ein späterer Wechsel Belege nicht kostet.

ELSTER: Umsatzsteuervoranmeldung und Anlage EÜR

Welche Tools senden an das Finanzamt, hängt vom Tarif ab. Collmex Buchhaltung free überträgt die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER. MonKey Office FIBU überträgt Umsatzsteuervoranmeldung, Anlage EÜR und Zusammenfassende Meldung per ELSTER. sevDesk (ab Buchhaltung) schickt die Voranmeldung direkt ans Finanzamt, Papierkram (ab S) erzeugt sie als XML-Datei zum Hochladen ins ELSTER-Portal. Taxpool nennt ELSTER-Übermittlung im Funktionsumfang, aber nicht für alle Ausbaustufen. Wer ein Tool ohne ELSTER-Anbindung nutzt, überträgt die Zahlen per Hand ins ELSTER-Portal, was fehleranfälliger ist.

Wann sich Bezahlsoftware lohnt

• Arbeit mit einem Steuerberater: Verlangt dein Berater DATEV-Daten, ist MonKey Office Basis (kostenlos) oder ein Bezahltarif bei WISO MeinBüro, Papierkram oder sevDesk meist wirtschaftlicher als manuelle Dateneingabe.
• Belege per Hand abtippen: KI-gestützte Belegerfassung bietet sevDesk erst ab dem Tarif Buchhaltung, Papierkram begrenzt die KI-gestützte Inhaltserkennung (Magic Suggest+) im Tarif S auf 15 Belege pro Monat. Wenn du jeden Monat mehr Belege hast, lohnt sich der nächsthöhere Tarif.
• Bilanzierungspflicht (GmbH, UG, Einzelunternehmen über den Schwellen aus § 141 AO): Für Bilanz und E-Bilanz weist keiner der Gratis-Tarife in diesem Vergleich eine Funktion aus.

Wann du fachliche Hilfe brauchst

Sobald du Mitarbeiter einstellst, grenzüberschreitende Umsätze generierst oder unsicher über die Zuordnung von Betriebsausgaben bist, solltest du einen Steuerberater hinzuziehen.

Häufige Fragen zu kostenloser Buchhaltungssoftware

Gibt es komplett kostenlose Buchhaltungssoftware?

Ja, mit Einschränkungen. GnuCash ist Open Source und gratis, hat aber eine steile Lernkurve. Collmex Buchhaltung free und Taxpool-Buchhalter Mini bieten zeitlich unbegrenzte EÜR-Buchhaltung. Papierkram FREE, sevDesk Free und Accountable Free sind ebenfalls dauerhaft gratis, enthalten aber keine EÜR. Bezahlen musst du meist für EÜR, ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export.

Welche kostenlose Buchhaltungssoftware ist für Kleinunternehmer am besten?

Das hängt davon ab, was du im Tool erledigen willst. Für Rechnungen genügen Papierkram FREE, sevDesk Free oder Accountable Free. Für die EÜR brauchst du Collmex Buchhaltung free oder Taxpool-Buchhalter Mini. Eine Umsatzsteuervoranmeldung musst du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht abgeben, ELSTER ist für dich daher zweitrangig.

Welche Software eignet sich für doppelte Buchführung?

Gratis bietet sich GnuCash an, ein Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux. In der Schweiz gibt es CashCtrl FREE mit doppelter Buchhaltung für einen Benutzer. GnuCash führt ELSTER und DATEV-Export laut Projektseite nicht auf. Bilanzierungspflichtige Unternehmen arbeiten in der Regel mit einem Bezahltarif oder mit der Software ihres Steuerberaters.

Welche Buchhaltungssoftware ist E-Rechnungs-fähig und DATEV-kompatibel?

Beides in einem Tool bieten WISO MeinBüro ab 10,90 €, sevDesk in den Bezahltarifen und Papierkram ab Tarif S, bei MonKey Office kommt die E-Rechnung über das Modul REWE hinzu. Im Gratis-Bereich deckt nur MonKey Office Basis den DATEV-Export ab, E-Rechnungen schreiben gratis Papierkram FREE, sevDesk Free und Accountable Free.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, Kleinunternehmer können ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also etwa als Papier oder PDF. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 01.01.2025 dennoch. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gelten die Ausstellungsfristen für dich. Fristen und kostenlose Tools stehen im Artikel E-Rechnung Software kostenlos.

Reicht Excel für die Buchhaltung?

Für eine einfache EÜR kann Excel die Rechnerei übernehmen. Die GoBD verlangen aber nachvollziehbare und unveränderbare Aufzeichnungen, und eine Tabellendatei ohne Änderungsprotokoll weist das nur schwer nach (siehe BMF-Schreiben zu den GoBD). Wann die Tabelle nicht mehr reicht, beschreibt der Artikel zur Excel-Alternative.

Welche App für die Hosentasche?

Accountable ist als App-first-Tool für Smartphone und Laptop gebaut und bietet im Gratis-Tarif unbegrenzte E-Rechnungen sowie fünf gebuchte Ausgaben pro Monat. sevDesk erfasst Belege KI-gestützt, allerdings erst im Tarif Buchhaltung, den du nach der Testphase bezahlst. Mit dem Gratis-Tarif von sevDesk schreibst du nur bis zu drei Rechnungen pro Monat.

Was kostet ein Steuerberater?

Die Vergütung ist in der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) geregelt und hängt vom Umfang der Tätigkeit ab. Liefert dein Tool Belege und Buchungen sauber vorsortiert per DATEV-Export, fällt beim Berater weniger Erfassungsarbeit an, was sich auf die Rechnung auswirken kann. Eine pauschale Summe lässt sich deshalb nicht nennen, frage beim Berater ein Angebot für deinen Umfang an.

Fazit: Gratis-Software strategisch nutzen

Eine Gratis-Buchhaltung deckt je nach Tool Rechnungen, EÜR oder DATEV ab, aber nie alles. Für Kleinunternehmer mit wenigen Belegen reicht ein Rechnungstool wie Papierkram FREE oder Accountable Free, ergänzt um Collmex oder Taxpool für die EÜR. Vereine finden in Taxpool mit SKR 42 einen passenden Gratis-Einstieg.

Die Grenzen zeigen sich bei Steuerberater-Übergabe, ELSTER-Voranmeldung und Bilanzierungspflicht. Dann kosten die Einstiegstarife aus der Preistabelle oft weniger als die Zeit, die du sonst für manuelle Übertragungen brauchst.

Mehr zur Automatisierung rund um Belege und Rechnungen steht im Leitfaden zur Automatisierung im Rechnungseingang.

Quellen und Stand der Angaben

Alle Anbieterangaben abgerufen am 03.10.2026:

• Preise und Funktionen: Papierkram FREE und Papierkram Preise, sevDesk Preise, Lexware Office Preise, WISO MeinBüro Preise, Accountable Preise, Collmex Buchhaltung free, Taxpool-Buchhalter Mini, MonKey Office, GnuCash, CashCtrl FREE, Zervant, ProSaldo.net.
• Recht: § 19 UStG, § 14 UStG, § 27 UStG, § 34a UStDV, § 141 AO, § 147 AO, § 241a HGB, BMF-FAQ zur E-Rechnung, GoBD 2. Änderung.

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