E-Rechnung Software kostenlos: Beste Tools 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für das Einzelunternehmen mit zwei Kunden genauso wie für die GmbH mit 50 Lieferanten. Wer nach E-Rechnung Software kostenlos sucht, findet viele Angebote, bei denen “kostenlos” nur für die ersten drei Rechnungen im Monat gilt, nach drei Monaten Speicher endet oder in der Demo-Version die Beträge verfälscht.

Wir haben deshalb einen harten Filter angelegt. In diesem Vergleich stehen nur Tools, die ohne Rechnungslimit, ohne Bezahlplan für die Kernfunktion und ohne Ablaufdatum nutzbar sind. Freemium-Pläne von Buchhaltungsanbietern haben wir bewusst herausgenommen. Übrig bleiben fünf Werkzeuge: PDF24 online und als Windows-Programm zum Erstellen, der ELSTER-Viewer und der Quba Viewer zum Lesen und Prüfen, Mustangproject für technisch versierte Nutzer. Und eine Aufgabe, die kein Gratis-Tool übernimmt: die Archivierung.

Key Takeaways

Kostenlose E-Rechnung Software deckt Erstellen, Lesen und Prüfen vollständig ab. Die GoBD-konforme Archivierung bleibt in jedem Fall bei dir.

• PDF24 erstellt ZUGFeRD- und XRechnungen ohne Registrierung und ohne Limit. Das Online-Tool verarbeitet die Daten auf PDF24-Servern und löscht sie nach einer Stunde. Wer die Daten auf dem eigenen Rechner halten will, nimmt den PDF24 Creator für Windows.
• Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER) zeigt XRechnung und ZUGFeRD an und prüft die Struktur. Kostenlos, ohne ELSTER-Konto, vom Bundesfinanzministerium ausdrücklich empfohlen.
• Der Quba Viewer ist die Offline-Alternative: Open Source (Apache 2.0), Windows, macOS und Linux. Anzeige und Prüfung laufen seit Version 2.0 ohne Upload.
• Empfang ist seit 1.1.2025 Pflicht, Versand wird es ab 2027 bzw. 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit, nicht vom Empfang.
• Kein kostenloses Tool archiviert GoBD-konform. Die achtjährige Aufbewahrung des unveränderten Originals musst du selbst organisieren.

Was jetzt zu tun ist

• Sofort: Einen Viewer einrichten (ELSTER-Link merken oder Quba installieren) und die nächste eingehende XML-Rechnung damit öffnen.
• Bis 31.12.2026: Die eigene Rechnungsstellung einmal mit PDF24 durchspielen. Dann endet die allgemeine Übergangsfrist für PDF-Rechnungen. Gleichzeitig den Archivordner anlegen.
• 2027 und 2028: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, muss ab 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Alle anderen ab 1.1.2028.

Die E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Fristen nach Wachstumschancengesetz. Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31.12.2026.

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend gemacht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird gestaffelt Pflicht.

Eine E-Rechnung ist kein gewöhnliches PDF. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen FAQ zur E-Rechnung klar, dass ein einfaches PDF-Dokument nicht unter die Definition fällt, weil es kein strukturiertes Format hat. Es gilt als “sonstige Rechnung”. Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare Daten nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

• ZUGFeRD: ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, die Software liest das XML. Aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit 1. September 2026.
• XRechnung: reines XML, Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden. Aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2, die laut KoSIT mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft bleibt. XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 als Vorversion vor.

Die Zeitachse:

Kleinunternehmer aufgepasst: Das Jahressteuergesetz 2024 hat Kleinunternehmer über § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Das ändert nichts daran, dass du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien deiner Lieferanten lesen, prüfen und acht Jahre unverändert aufbewahren musst. Der Absender braucht für den Versand keine Zustimmung von dir.

Für Freiberufler, Solo-Selbstständige und kleine GmbHs heißt das: Ein Werkzeug zum Lesen eingehender E-Rechnungen brauchst du heute. Ein Werkzeug zum Erstellen brauchst du spätestens 2028, bei mehr als 800.000 € Umsatz schon 2027.

Welche Tools wirklich kostenlos sind

Fünf Tools ohne Limit und ohne Bezahlplan. Keines davon archiviert.

Unsere Kriterien für “kostenlos” sind eng: kein Rechnungslimit, kein Bezahlplan für die Kernfunktion, kein Ablaufdatum, keine verfälschten Daten in einer Demo. Bewertet haben wir außerdem Formatunterstützung, Registrierungszwang und die Frage, ob die Rechnungsdaten den eigenen Rechner verlassen.

Erstellen: PDF24 E-Rechnung

Der E-Rechnung-Generator von PDF24 ist das einzige echte Gratis-Tool zum Erstellen, das ohne Registrierung und ohne Rechnungslimit auskommt. Das Angebot der Berliner geek software GmbH gibt es in zwei Varianten:

• Online im Browser: keine Installation, keine Anmeldung. Die Rechnung wird auf PDF24-Servern erzeugt. PDF24 gibt an, die Daten nach einer Stunde automatisch zu löschen.
• Offline im PDF24 Creator (Windows): das gleiche Tool in der PDF24 Toolbox. Hier verlassen die Daten den Rechner nicht, auch beim Erzeugen der Datei nicht. Laut PDF24 ist der Funktionsumfang beider Varianten nahezu identisch, das Online-Tool bekommt neue Funktionen zuerst.

Ausgabeformate sind ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML (CII), außerdem Peppol- und EN-16931-XML. PDF24 markiert Pflichtfelder farbig, rechnet Brutto in Netto um, kennt Rabatte und Zuschläge und speichert Absender- und Zahlungsdaten lokal im Browserprofil, damit du sie bei der nächsten Rechnung wieder laden kannst.

Was PDF24 nicht kann: Kundenverwaltung, fortlaufende Nummernkreise, Mahnwesen, Archivierung. PDF24 erstellt die Datei. Alles danach liegt bei dir.

PDF24 passt, wenn du wenige Rechnungen im Monat stellst und kein Buchhaltungssystem brauchst. PDF24 passt nicht, wenn du Kundenstamm, automatische Nummerierung oder ein Archiv im selben Tool willst. Dann führt kein Weg an bezahlter Software vorbei.

Lesen und prüfen: der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER)

Die Finanzverwaltung stellt unter e-rechnung.elster.de einen eigenen Viewer bereit. Du lädst eine XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD-Datei (.pdf) hoch und bekommst die Rechnung lesbar angezeigt: Rechnungsnummer, Beträge, Steuernummer, Positionen. Gleichzeitig prüft der Viewer, ob die Datei den gültigen Strukturvorgaben entspricht. Ein ELSTER-Konto ist nicht nötig. Das Bundesfinanzministerium nennt den Viewer in seinen FAQ ausdrücklich als Möglichkeit, E-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar zu machen.

Der Preis dafür: Die Datei geht auf Server der Finanzverwaltung. Für die meisten Betriebe ist das unkritisch. Wer Lieferantenrechnungen grundsätzlich nicht hochladen will, nimmt den Quba Viewer.

Offline lesen: Quba Viewer

Der Quba Viewer ist ein Open-Source-Projekt aus dem Umfeld des Mustangprojects und der ZUGFeRD-Community, lizenziert unter Apache 2.0. Er läuft als Desktop-Programm auf Windows, macOS und Linux und zeigt XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X als PDF, auch alte ZUGFeRD-1-Dateien, sowie Order-X und UBL-Gutschriften an.

Anzeige und Prüfung laufen komplett lokal. Seit Version 2.0.0 vom 15. Oktober 2026 validiert Quba E-Rechnungen offline, die Daten verlassen den Rechner also nicht. Neu ist auch das Erstellen: Quba erzeugt ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen, Voraussetzung ist eine vorhandene PDF/A-Datei als Grundlage.

Für Entwickler: Mustangproject und e-invoice-eu

Wer eine Kommandozeile nicht scheut, hat zwei ausgereifte Open-Source-Werkzeuge:

• Mustangproject: Java-Bibliothek und Kommandozeilen-Tool unter Apache 2.0. Liest, schreibt, validiert und konvertiert ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Läuft auf Windows, macOS und Linux.
• e-invoice-eu: TypeScript-Bibliothek mit Kommandozeilen-Tool, erzeugt UBL, CII, XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD aus Tabellendaten.

Für die meisten Selbstständigen ist der Einrichtungsaufwand unverhältnismäßig. Für Agenturen und Entwickler, die E-Rechnungen in eigene Systeme einbauen, sind beide die erste Adresse.

Warum sevDesk Free, Papierkram FREE und Co. hier fehlen

Gratis-Tarife von Buchhaltungsanbietern tauchen in fast jeder Liste zu kostenloser E-Rechnung Software auf. Wir haben sie bewusst gestrichen. sevDesk erlaubt im kostenlosen Tarif nach eigenen Angaben bis zu drei Rechnungen pro Monat, Kundenstamm und Archivierung gibt es erst im Bezahlplan. Bei anderen Anbietern endet der Speicher nach wenigen Monaten oder die “kostenlose” Version ist eine Demo: myXRechnung verändert in der Demo alle Preise um bis zu zehn Prozent, die Lizenz für den Produktivbetrieb kostet ab 99 € pro Jahr.

Das sind legitime Geschäftsmodelle. Aber sie lösen das Versprechen “kostenlos” nicht ein. Wer so ein Tool nutzt, landet spätestens bei der Archivierung an der Bezahlschranke.

Die Tools im direkten Vergleich

Keines dieser Tools archiviert GoBD-konform. Die Lösung: Erstellen mit PDF24, prüfen mit dem ELSTER-Viewer und jede Datei sofort nach dem Versand in einem Archivordner ablegen, der nicht mehr angefasst wird. Wie der aussieht, zeigen wir weiter unten.

Welche kostenpflichtigen Alternativen sinnvoll sind, wenn das Gratis-Setup nicht mehr reicht, zeigt unsere Marktübersicht moderner Buchhaltungs-Tools.

E-Rechnungen kostenlos erstellen und konvertieren

Vier Schritte sind kostenlos. Der fünfte ist deine Aufgabe.

Eine gesetzeskonforme E-Rechnung mit einem kostenlosen Tool zu erstellen dauert beim ersten Mal fünf bis zehn Minuten. Danach zwei bis drei. Im Folgenden der konkrete Ablauf und die Frage, was aus bestehenden Word- oder PDF-Rechnungen wird.

Schritt für Schritt: ZUGFeRD-Rechnung mit PDF24 erstellen

Du brauchst einen aktuellen Browser und deine Stammdaten: USt-IdNr., Bankverbindung, Adresse.

1. Öffne tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen im Browser. Keine Installation, keine Anmeldung. Wer die Daten lokal halten will, öffnet stattdessen “E-Rechnung erstellen” in der PDF24 Creator Toolbox.
2. Wähle das Ausgabeformat: ZUGFeRD für Unternehmenskunden, XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
3. Befülle die Pflichtfelder: Rechnungsaussteller (Name, Adresse, USt-IdNr.), Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Fälligkeit und Bankverbindung.
4. Prüfe die farbig markierten Felder. PDF24 kennzeichnet Pflichtfelder und bedingte Pflichtfelder. Keine offenen Markierungen akzeptieren.
5. Speichere Absender- und Zahlungsdaten über “Daten speichern”. Beim nächsten Mal lädst du sie mit einem Klick.
6. Erzeuge die Datei und lade sie herunter. Dateiname nach einem festen Schema, zum Beispiel JJJJ-MM-TT_RG-Nummer_Kundenname.pdf.
7. Prüfe die Datei im ELSTER-Viewer, bevor du sie verschickst. Ein Strukturfehler fällt hier auf, nicht erst beim Kunden.
8. Sende die Datei per E-Mail. Eine ZUGFeRD-Datei sieht für den Empfänger wie ein normales PDF aus und enthält gleichzeitig das maschinenlesbare XML.

Die rechtliche Abgrenzung zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung erklären die FAQ des Bundesfinanzministeriums. Kurz: Ein PDF ist eine bildhafte Darstellung. Es gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung im Sinne des UStG.

PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln: Was dabei technisch passiert

Eine bestehende Word- oder PDF-Vorlage lässt sich nicht in eine E-Rechnung umbenennen. Das ist der häufigste Denkfehler beim Umstieg. Ein Konverter liest die Felder aus dem PDF aus und erzeugt daraus eine neue, strukturierte XML-Datei, die wiederum in ein ZUGFeRD-PDF eingebettet wird.

PDF24 bietet dafür eine Importfunktion: Du lädst die alte PDF-Rechnung hoch, ein KI-Dienst erkennt die Daten und füllt das Formular vor. Das funktioniert nur online, weil der Erkennungsdienst eine Internetverbindung braucht, und PDF24 selbst rät, die automatisch ausgefüllten Felder sorgfältig zu prüfen. Bestehende XML- und ZUGFeRD-Dateien importiert PDF24 ebenfalls, online und offline.

Wichtig für Behördenaufträge: Wenn dein Kunde eine XRechnung erwartet, reicht kein ZUGFeRD-PDF. Rechnungen an die Bundesverwaltung laufen über die OZG-RE, die kostenfreie Rechnungseingangsplattform des Bundes. Das frühere ZRE-Portal wurde am 19. September 2025 abgeschaltet und in die OZG-RE überführt. Du brauchst dafür die Leitweg-ID der Behörde, die auf dem Auftrag steht.

GoBD-konforme Speicherung: Was nach der Erstellung noch fehlt

Drei Anforderungen, die kein kostenloses Tool für dich erledigt.

Das Tool hat die Rechnung erstellt. Jetzt beginnt die eigentliche Compliance-Aufgabe. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und das Umsatzsteuergesetz verlangen:

• Aufbewahrungsfrist: Acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 14b UStG). Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
• Unveränderbarkeit: Laut BMF muss zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Nicht umbenennen, nicht neu speichern, nicht ausdrucken und das Original löschen.
• Auswertbarkeit: Das XML muss während der gesamten Frist maschinell lesbar bleiben.

Kein kostenloses Tool übernimmt das. Die pragmatische Lösung für Selbstständige: ein Archivordner mit fester Struktur (Jahr, Monat, Rechnungsnummer), getrennt nach Ausgang und Eingang, dazu eine Liste mit SHA-256-Hashes je Datei und ein monatliches Backup auf ein Medium außerhalb des Arbeitsrechners. Wer die Ablage in der Cloud bevorzugt, wählt einen Anbieter mit Serverstandort in der EU und aktivierter Versionierung. Wie sich der Rechnungseingang automatisieren lässt, zeigt unser Leitfaden zur Automatisierung des Rechnungseingangs.

E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen eingehende E-Rechnungen verarbeiten können, also lesen und prüfen, bevor sie archiviert werden. Laut Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Für das Lesen braucht es mehr.

Warum eine XML-Datei einen Viewer braucht

XRechnungen kommen als reine .xml-Dateien an. Kein PDF, kein lesbares Dokument. Wer eine solche Datei im Texteditor öffnet, sieht strukturierten Maschinencode. Das ist kein Fehler, das ist gewollt. Für den menschlichen Prüfschritt (Beträge, Leistungsdaten, Bankverbindung) brauchst du einen Viewer.

ZUGFeRD-Dateien sind als hybride PDFs direkt lesbar. Rechtlich maßgeblich ist aber das eingebettete XML, nicht das Sichtbild. Weichen beide voneinander ab, zählt das XML. Auch hier lohnt sich deshalb ein Viewer, der das XML anzeigt.

Online oder offline: ELSTER-Viewer oder Quba

Beide Tools sind kostenlos und ohne Konto nutzbar. Der Unterschied liegt im Datenfluss:

• ELSTER-Viewer: Browser, Upload auf Server der Finanzverwaltung, Anzeige plus Strukturprüfung. Ideal für den schnellen Einzel-Check und für alle, die keine Software installieren wollen.
• Quba Viewer: Desktop, Anzeige und Prüfung ohne Upload. Ideal, wenn du regelmäßig Rechnungen prüfst oder Lieferantendaten nicht hochladen willst. Seit Version 2.0 läuft auch die Validierung offline.

Für die meisten kleinen Betriebe reicht der ELSTER-Viewer. Wer mehrere Lieferantenrechnungen pro Woche bekommt, installiert Quba.

Empfangen ist nicht Archivieren

Ein Viewer zeigt die Rechnung an. Er schreibt sie nicht in ein revisionssicheres System. Das Original muss unverändert in deinem Archiv landen, auch wenn du die Rechnung im Viewer als PDF exportierst. Wer systematisch E-Rechnungen von mehreren Lieferanten erhält, sollte über ein Dokumentenmanagementsystem oder zumindest eine feste Ordnerstruktur nachdenken, bevor das erste Prüfungsschreiben des Finanzamts eintrifft.

Software für Kleinunternehmer und Vereine

Kleinunternehmer: Empfang ja, Ausstellen nein

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV). Die Bundessteuerberaterkammer formuliert es in ihren FAQ knapp: Kleinunternehmer sind nur von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber dennoch E-Rechnungen empfangen können.

Viele Soloselbstständige verlassen sich darauf, dass ihre Lieferanten weiterhin Papier oder PDF schicken. Große B2B-Lieferanten wie Telekommunikationsanbieter oder Großhändler haben ihre Systeme aber längst auf ZUGFeRD oder XRechnung umgestellt. Landet so eine Datei im Postfach, beginnt die achtjährige Aufbewahrungsfrist, unabhängig davon, ob du die Datei öffnen kannst. Das reine Liegenlassen im E-Mail-Postfach ist keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.

Tools für wenige Rechnungen

Wer jährlich nur eine Handvoll E-Rechnungen erhält, braucht keine Buchhaltungssoftware. Der ELSTER-Viewer oder der Quba Viewer reichen zum Lesen. Für die eigene Rechnungsstellung, etwa wenn ein B2B-Kunde trotz Befreiung eine strukturierte E-Rechnung einfordert, bleibt PDF24 das Mittel der Wahl. Wer als Kleinunternehmer wächst und die Umsatzgrenzen überschreitet, sollte zügig auf ein System mit Kundenstamm und Archiv umsteigen. Unser Leitfaden zum SaaS-Vergleich für Dienstleister hilft bei der Auswahl. Der Wechsel passt am besten zum Jahreswechsel, dann bleiben die Nummernkreise sauber.

Sonderfall: Vereine im B2B

Vereine unterliegen der E-Rechnungspflicht, sobald sie als Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn auftreten. Der ideelle Bereich mit Mitgliedsbeiträgen und Spenden bleibt außen vor. Sobald der Verein Bandenwerbung verkauft, das Vereinsheim an gewerbliche Nutzer vermietet, Sponsoring mit Gegenleistung abrechnet oder eine Kantine betreibt, agiert er im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und gilt für diese Umsätze als reguläres Unternehmen.

Das heißt: Für diese B2B-Umsätze muss der Verein seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2028 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027) selbst ausstellen. Die Gemeinnützigkeit schützt nicht vor der Pflicht. Klassische Vereinssoftware hat oft noch kein ZUGFeRD-Modul. Für den reinen Rechnungsausgang genügt PDF24, für den Eingang der ELSTER-Viewer. Vorstände sollten das Thema beim nächsten Kassenprüfer-Termin auf die Tagesordnung setzen.

Praxis-Tipps zur Archivierung

Für Kleinunternehmer und Vereine ist die GoBD-konforme Archivierung die größte Hürde, weil kostenlose Tools sie aussparen. Drei Regeln reichen für den Anfang:

1. Eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien nach dem Empfang nicht verändern und nicht umbenennen. Sonst stimmt der Hash des Originals nicht mehr.
2. Eine feste Ordnerstruktur anlegen (Jahr, Monat, Rechnungsnummer), getrennt nach Eingang und Ausgang.
3. Monatlich auf ein Medium sichern, das nicht dauerhaft am Rechner hängt. Das schützt auch vor Ransomware.

Wer diese Regeln in den Arbeitsalltag einbaut, besteht auch als Kleinunternehmer oder Vereinsvorstand eine elektronische Betriebsprüfung ohne Beanstandungen.

FAQ: Häufige Fragen

Welche E-Rechnung Software ist wirklich kostenlos? PDF24 zum Erstellen, der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER) und der Quba Viewer zum Lesen. Alle drei kommen ohne Rechnungslimit, ohne Konto und ohne Bezahlplan aus. Gratis-Tarife von Buchhaltungsanbietern sind Freemium-Modelle mit klaren Grenzen, etwa drei Rechnungen pro Monat, und gehören deshalb nicht in diese Liste.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben? Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind über § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit und dürfen weiter PDF oder Papier verschicken. Empfangen und archivieren müssen sie eingehende E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025. Ein Viewer ist daher Pflicht.

Ersetzt PDF24 ein Buchhaltungssystem? Nein. PDF24 erzeugt die ZUGFeRD- oder XRechnungs-Datei. Es gibt keine Kundenverwaltung, keine Nummernkreise und keine GoBD-konforme Archivierung. Die Ablage und Sicherung der Rechnungen organisierst du selbst.

Ist eine einfache PDF-Datei eine gültige E-Rechnung? Nein. Laut Bundesfinanzministerium fällt ein einfaches PDF nicht unter die Definition der E-Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat. Es gilt als sonstige Rechnung. Bis 31.12.2026 darfst du es mit Zustimmung des Empfängers noch verschicken, danach nur noch, solange die Übergangsregel für Unternehmen bis 800.000 € Umsatz greift (bis Ende 2027).

Wo verarbeiten die kostenlosen Tools meine Daten? PDF24 online auf PDF24-Servern mit Löschung nach einer Stunde, der PDF24 Creator lokal auf dem Rechner. Der ELSTER-Viewer lädt die Datei auf Server der Finanzverwaltung. Der Quba Viewer zeigt seit Version 2.0 an und prüft komplett lokal, ohne Upload.

Was passiert, wenn ich die Archivierung ignoriere? Eine fehlende GoBD-konforme Archivierung verstößt gegen die steuerlichen Aufzeichnungspflichten. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen oder Umsätze schätzen. Die revisionssichere Ablage gehört deshalb in jedem Betrieb ganz nach oben.

Fazit: Die richtige Tool-Wahl

Kostenlose Software für E-Rechnungen deckt für Solo-Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer alles ab, was das Gesetz an Technik verlangt: Erstellen mit PDF24, Lesen und Prüfen mit dem ELSTER-Viewer oder dem Quba Viewer. Die Grundvoraussetzungen erfüllst du damit ohne einen Euro Ausgaben.

Was kein Gratis-Tool löst, ist die Archivierung. Acht Jahre, unverändert, auswertbar. Lege den Archivordner an, bevor du die erste E-Rechnung verschickst, und prüfe eingehende Dateien mit einem Viewer, statt sie ungelesen abzuheften. Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31.12.2026. Wer den Ablauf jetzt einmal durchspielt, muss 2027 oder 2028 nichts mehr umstellen.