Praxissoftware Ergotherapie: Vergleich 2026 (10 Anbieter)

Welches System trägt, hängt 2026 stärker vom Praxisprofil ab als vom Funktionsumfang. Wer Preise vergleichen will, findet sie nur bei einem Teil der Anbieter: PraxiPro nennt ab 10,00 EUR pro Monat, Optica Viva 17,00 bis 38,00 EUR je Lizenz, appointmed 45,00 EUR und thevea 69,90 EUR netto bei zwölf Monaten Laufzeit. THEORG, MD Therapie, Henara, synaptos und iPrax nennen keine öffentlichen Preise. Entscheidend sind drei Kriterien: TI-Anbindung bis 1. Oktober 2027, Abrechnung nach § 302 SGB V und ob Ihre Praxis kombinierte Fachbereiche abbilden muss.

Ihr Alltag besteht selten aus einzelnen Terminen. Sie planen Serien über zehn Einheiten, fahren in Kita, Schule oder Pflegeheim und schreiben Berichte an die verordnende Praxis zurück. Genau hier entscheidet sich, ob eine Praxissoftware Ergotherapie trägt oder ob Ihr Team die Lücken von Hand schließt. Eine Rangliste hilft Ihnen nur, wenn Ihre Praxis dem Durchschnitt entspricht. Erst wenn Serienlänge, Hausbesuchsanteil, Fachbereiche und Abrechnungsweg feststehen, lässt sich überhaupt beurteilen, welches System trägt.

Warum eine Anbieterliste Ihnen nicht weiterhilft

Auf den Herstellerseiten im September 2026 nachprüfbare Monatspreise. THEORG, MD Therapie, Henara, synaptos und iPrax veröffentlichen keine Preise.

In Diskussionen auf ergotherapie.de berichten Nutzer von gemischten Erfahrungen mit etablierten Systemen, etwa zu Support und Serverleistung. Ein einheitliches Muster zur Preistransparenz lässt sich daraus nicht ableiten. Viele Anbieterseiten verweisen unabhängig davon auf “auf Anfrage”.

Fehlt an der Verordnung eine Angabe oder passt der Diagnoseschlüssel nicht zum Heilmittelkatalog, setzt die Kasse ab. Dann hängt die ganze Serie. Deshalb zählt am Ende, wie gut ein System zu Ihren Abläufen passt.

Dieser Ratgeber arbeitet in neun Schritten: Pflichtfunktionen, Anbieterprofile, Vergleichstabelle, Entscheidung nach Praxisprofil, Abrechnung und TI 2027, Datenschutz, Softwarewechsel und FAQ. Kein Anbieter schneidet pauschal am besten ab. Alle Preisangaben stammen aus öffentlich nachprüfbaren Quellen oder sind ausdrücklich als “auf Anfrage” gekennzeichnet.

Was eine Ergotherapie-Software leisten muss

Marktübersicht der im Artikel geprüften Anbieter, Stand September 2026.

Eine Ergotherapie-Software muss Serienverordnungen, Hausbesuche und zwei getrennte Abrechnungswege abbilden. Funktionen, die nur auf Einzeltermine und Kassenabrechnung ausgelegt sind, erzeugen im ergotherapeutischen Alltag zusätzliche Handarbeit. Diese sechs Punkte gehören auf jede Anforderungsliste:

• Terminplanung: Kalender für Therapeuten, Räume und Hausbesuche inklusive Wegezeiten.
• Verordnungsverwaltung: 10er-Serien, Blankoverordnung und Direktzugang statt Einzelterminlogik. Die Blankoverordnung erlaubt Ihnen, Heilmittelauswahl und Frequenz im Rahmen der Vorgaben selbst festzulegen - die Software muss den Fall in Verordnung, Terminserie und Abrechnung abbilden.
• Dokumentation: digitale Akten, Befunde und Therapieberichte an die verordnende Praxis. Bei Hausbesuchen in Kita, Schule und Pflegeheim muss die Dokumentation ohne Netzzugang funktionieren und später synchronisieren. Prüfen Sie die Offline-Fähigkeit je Anbieter: Entscheidend ist, ob ein System ohne Netz vollständig dokumentieren lässt und beim nächsten Kontakt konfliktfrei synchronisiert, statt nur einzelne Felder zwischenzuspeichern.
• Abrechnung: GKV über das DTA-Verfahren nach § 302 SGB V sowie Privatabrechnung mit eigenem Rechenweg und eigenen Steigerungssätzen. Privatabrechnung läuft nicht über die GKV-Vergütungslogik, sondern über Gebührenverzeichnisse wie die GOP oder analoge Heilmittelpositionen, bei denen Sie Steigerungssätze getrennt je Leistung ausweisen.

Eine Übersicht, welche Software mit welchen Abrechnungszentren, Banken oder Kalendern zusammenarbeitet, veröffentlicht bislang kein Anbieter. Klären Sie vor dem Abschluss, ob Ihr Abrechnungszentrum, Ihr Bankkonto für den Zahlungsabgleich und Ihr Praxis- oder Hausbesuchskalender aus der Software heraus bedient werden.

• Telematikinfrastruktur (TI): Anschluss und KIM-Postfach. Die Anbindungspflicht für Heilmittelerbringer wurde vom 1. Januar 2026 auf den 1. Oktober 2027 verschoben.
• Ergotherapie-Spezifika: längere Behandlungsserien als in der Physiotherapie, mehr Hausbesuche sowie Schwerpunkte in Pädiatrie, Neurologie und Psychiatrie.

Cloudbasiert oder lokal installiert - was ist besser für Ergotherapie? Cloud-Systeme brauchen keinen eigenen Server, verlangen aber Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Serverstandort und ein Löschkonzept. Lokal installierte Systeme halten die Daten im Haus, verlagern Updates, Backup und Ausfallrisiko jedoch in Ihre Praxis. Bei hohem Hausbesuchsanteil wiegt der mobile Zugriff schwerer, weshalb Cloud-Lösungen hier meist vorn liegen.

Welche Praxisprogramme für Ergotherapie gibt es? Relevant sind derzeit thevea, THEORG, MD Therapie, synaptos, Henara SmartVO, iPrax Systems, PraxiPro, appointmed, Optica Viva und die kostenlose Open-Source-Lösung Thera-Pi. Alle decken Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung ab; sie unterscheiden sich bei Fachbereichen, Betriebsmodell und Preistransparenz.

Die Anbieter im Einzelnen

Zehn Systeme haben wir nach demselben Schema geprüft: Kernfunktionen, Stärken, Schwächen, Kosten und geeignete Praxen. Wo kein Preis veröffentlicht ist, steht “auf Anfrage” statt einer Schätzung. Die Reihenfolge ist alphabetisch und sagt nichts über Qualität aus.

thevea: Cloud, breite Aufstellung

thevea nennt als einziges der großen Systeme einen konkreten Monatspreis auf der Ergotherapie-Seite: 69,90 EUR netto bei zwölf Monaten Laufzeit.

• Kernfunktionen: Cloud-Lösung mit eigener Ergotherapie-Seite für Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung.
• Stärke: breite Aufstellung mit eigener Ergotherapie-Seite.
• Schwäche: ob dieser Preis den vollen Ergotherapie-Umfang enthält, geht aus der Seite nicht hervor.
• Geeignet für: Praxen, die zuerst über den Preis filtern.

THEORG von SOVDWAER: Marktführer ohne Preisliste

THEORG ist das verbreitetste System in diesem Vergleich, nennt aber keine Preise. Wer vor der Anfrage kalkulieren will, bekommt hier keine Zahl.

SOVDWAER gibt auf der eigenen Seite über 30 Jahre Branchenerfahrung an, mehr als 17.000 betreute Praxen und über 100.000 Anwender. THEORG ist modular aufgebaut, Ergotherapie ist eine von mehreren Fachdisziplinen - kombinierte Praxen lassen sich damit in einem System abbilden. Klassische Systeme wie THEORG oder MD Therapie laufen auf einem eigenen Server oder PC in der Praxis; Backups, Updates und Wartung liegen dann bei Ihnen.

• Stärke: Verbreitung und Anschlussfähigkeit bei kombinierten Praxen.
• Schwäche: Preis- und Vertragstransparenz nur über das Vertriebsgespräch.

MD Therapie von MEDIFOX DAN: Branchenlösung als Web-Anwendung

MD Therapie deckt mehrere therapeutische Fachbereiche ab. Für Ergotherapiepraxen mit vielen Hausbesuchen ist die mobile Nutzung der stärkste Punkt, der Preis bleibt auf Anfrage.

Das System ist auch mobil nutzbar und deckt mehrere therapeutische Fachbereiche ab, was es für kombinierte Praxen interessant macht. Konkrete Monatskosten und Vertragslaufzeiten bleiben bis zum Angebot offen. Geeignet ist die Lösung für Praxen mit hohem Hausbesuchsanteil und mehreren Fachbereichen.

synaptos: Cloud für Einzel- und Gruppenpraxen

Preise nennt der Anbieter nicht öffentlich. Die niedrige Einstiegshürde für Neugründungen ist der stärkste Punkt, weil keine eigene Serverinfrastruktur nötig ist. Ohne öffentliche Preisliste und ohne veröffentlichten TI-Kostenrahmen müssen Sie die Kalkulation vollständig im Vertriebsgespräch klären.

Henara SmartVO: Schwerpunkt Kassenabrechnung

Henara SmartVO führt eine eigene Produktseite für Ergotherapie und stellt die Abrechnung in den Mittelpunkt. Wenn Ihre Absetzungen vor allem aus formalen Fehlern in der Verordnung entstehen, ist das der relevanteste Hebel.

Abrechnung nach § 302 SGB V gehört damit zum Kern des Systems. Für Selbstzahler- und Privatabrechnung mit eigenen Steigerungssätzen ist der Schwerpunkt dagegen nicht gesetzt. Geeignet für GKV-lastige Praxen mit hohem Abrechnungsvolumen.

iPrax Systems: Mac und Apple im Fokus

iPrax Systems nennt auf der eigenen Produktseite keinen Preis. Die Kalkulation läuft über ein individuelles Angebot, die Abrechnungslogik bleibt damit vorab offen.

Die Software deckt Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie ab und richtet sich an Praxen, die auf Apple-Geräten arbeiten. Weil kein Preis öffentlich ist, gehört die Kalkulation samt Lizenzmodell hier zwingend in das erste Gespräch. Für Mac-Praxen mit entsprechendem Budget ist iPrax die naheliegende Wahl.

PraxiPro: Privatabrechnung und E-Rechnung

PraxiPro ist die Lösung mit der klarsten Positionierung bei Privatabrechnung und E-Rechnung. Für Praxen mit hohem Selbstzahleranteil ist das der direkteste Treffer.

PraxiPro nennt auf der eigenen Seite einen Einstieg ab 10,00 EUR pro Monat und bietet eine 14-tägige Testphase. Wer vor allem GKV-Volumen nach § 302 SGB V abwickelt, muss prüfen, ob der Kassenweg gleichwertig tief abgebildet ist.

appointmed: Terminplanung und Online-Buchung

appointmed deckt Terminplanung und Online-Buchung ab und wird für Ergotherapie positioniert. Vor dem Abschluss ist die entscheidende Frage, ob die Abrechnung im selben System liegt.

Der Preis liegt nur auf Anfrage vor. Die Terminplanung ist der stärkste Punkt, wenn Terminausfälle und Telefonaufkommen Ihr Hauptproblem sind. Ob Videotherapie und Online-Terminbuchung die vollständige Heilmittelabrechnung einschließen oder ein Zweitsystem nötig bleibt, klären Sie vor dem Abschluss.

Thera-Pi: kostenlose Open-Source-Alternative

Thera-Pi passt zu IT-affinen Praxen, die Betrieb, Backup und Datenschutz selbst tragen können. Für alle anderen wird es teurer, als es aussieht.

Das System wurde in Forendiskussionen auf ergotherapie.de genannt. Es fallen keine Lizenzkosten an, dafür tragen Sie Verantwortung für Betrieb, Updates, Backup und Datenschutzdokumentation. Es gibt keine Hotline, keinen Vertrieb und keinen Anbieter, der für Ausfälle einsteht. Für die TI-Anbindung bleibt zusätzlich eine technische Lösung nötig - prüfen Sie vorab, ob Ihr Weg dazu passt.

Optica Viva von PRAXINO: Lizenzen pro Rolle

Optica Viva von PRAXINO deckt Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie ab und rechnet pro Rolle ab: 38,00 EUR für Praxisleitung und Verwaltung, 30,00 EUR für Therapeuten in Vollzeit, 17,00 EUR für Teilzeit und Empfang, jeweils pro Monat und Lizenz, monatlich kündbar. Das Modell wächst mit der Praxis mit und bildet Teilzeit realistisch ab. Für kleine Praxen mit Rollenmix kann die Summe je nach Mischung über einem Pauschalpreis liegen.

Deckt Ihre Gruppenpraxis mehrere Rollen ab, ist die Rollenlogik der einfachste Kalkulationsweg: Sie multiplizieren die tatsächlich besetzten Profile, statt eine Pauschallizenz auf alle Köpfe zu verteilen.

Weitere Systeme: Praxxo, Patientify, STARKE Praxis

Praxxo, Patientify und STARKE Praxis sind am Markt präsent, treten für Ergotherapie aber ohne eigene verifizierbare Preisangabe auf. Nehmen Sie sie nur in die Auswahl, wenn ein konkretes Kriterium dort nachweislich besser erfüllt ist.

Vergleichstabelle: Anbieter, Preis, Fachbereiche, geeignet für

Beispiele dokumentierter Preise aus dem Artikel; weitere Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage.

Fünf Systeme decken mehrere Fachbereiche in einem Vertrag ab, die übrigen sind auf Ergotherapie zugeschnitten. Die Preisspalte enthält ausschließlich öffentlich nachprüfbare Angaben, alles andere ist als “auf Anfrage” markiert.

Entscheidung nach Praxisprofil

Sechs typische Profile decken den Großteil der Entscheidungen ab. Vier Ja-Nein-Fragen führen Sie vorab auf zwei Testkandidaten:

1. Muss ein zweiter Fachbereich in dieselbe Lizenz?
2. Übersteigt Ihr Privatanteil die GKV-Serien?
3. Arbeiten Sie ausschließlich mit Mac-Geräten?
4. Brauchen Sie vorab eine Zahl statt eines Angebots?

Einzelpraxis mit Hausbesuchen

Für die Einzelpraxis zählt zuerst die Hausbesuchslogik. Prüfen Sie, ob die Software den Hausbesuch als eigenen Termintyp führt und das Wegegeld automatisch der richtigen Kasse zuordnet. Erst danach lohnt der Blick auf weitere Funktionen.

• Hausbesuch als eigener Termintyp mit automatischer Wegegeldzuordnung
• mobile Dokumentation, die bei Funklöchern nicht abbricht
• Bezahlmodell pro Nutzer statt pro Praxis, solange Sie allein arbeiten

Gemeinschaftspraxis mit Angestellten

In der Gemeinschaftspraxis entscheidet die Rollen- und Rechteverwaltung. Trennt die Software Verordnungen und Dokumentation nicht sauber nach Therapeuten, wird jede Auswertung unbrauchbar.

• Rechteverteilung: Wer darf Verordnungen ändern, wer nur dokumentieren?
• Abrechnung muss Therapeuten sauber trennen, sonst stimmen Auswertungen und Honorare nicht
• Lizenzmodell pro Kopf prüfen: Bei mehreren Angestellten kippt jeder Pauschalpreis schnell nach oben

Wegen der Rollenlizenzen und der monatlichen Kündbarkeit lässt sich Optica Viva hier am einfachsten durchrechnen.

Kombinierte Praxis: Ergotherapie plus Physiotherapie oder Logopädie

Wenn unter einem Dach Ergotherapie, Physiotherapie oder Logopädie laufen, kommt nur ein fachübergreifendes System infrage. THEORG, MD Therapie, Optica Viva, iPrax und Henara decken mehrere Fachbereiche ab, die übrigen fünf in diesem Vergleich nicht.

Fünf der zehn geprüften Anbieter führen eine eigene Ergotherapie-Produktseite, die übrigen decken den Bereich als Teil ihres Therapie-Portfolios mit ab. Ein zweites System für einen zweiten Fachbereich kostet in der Regel mehr als ein Lizenz-Upgrade.

Beispielrechnung, ausdrücklich als Beispiel: Eine kombinierte Praxis mit fünf Behandelnden - Ergotherapie Vollzeit, Physiotherapie Teilzeit, zwei weitere Therapeuten Teilzeit, eine Verwaltungskraft. Über Optica-Viva-Rollenlizenzen ergibt das 38 EUR Inhaber plus 30 EUR Vollzeit plus 3 × 17 EUR Teilzeit, zusammen 119 EUR pro Monat. Für THEORG, MD Therapie, Henara, iPrax und synaptos liegt keine Vergleichszahl vor; sie müssen dort ein Angebot anfordern. Annahmen: monatliche Abrechnung, keine Rabatte, keine Setup-Gebühren.

Rechnen Sie die 119 EUR gegen die Zeit, die Sie und Ihr Team heute pro Woche für manuelle Abrechnung, Terminorganisation und Dokumentation aufwenden. Sobald die monatliche Lizenz günstiger ist als die eingesparten Arbeitsstunden, hat sich die Software amortisiert. Prüfen Sie dabei Laufzeit und Kündigungsfrist: Vertragslaufzeiten, Mindestlaufzeiten, Setup-Gebühren und Supportkosten nennen die Anbieter meist nicht öffentlich, klären Sie diese Punkte im Angebot. Von den hier verglichenen Systemen ist nur Optica Viva als monatlich kündbar dokumentiert.

Bildet Ihre kombinierte Praxis zusätzlich einen weiteren Therapieberuf ab, lohnt der Blick auf den Vergleich der Praxissoftware für Physiotherapie und den Praxissoftware Logopädie im Vergleich.

Mac-Praxis

Für Mac-Praxen ist die Betriebssystemfrage meist keine Hürde: Webbasierte Systeme laufen im Browser, unabhängig von Windows oder macOS.

• Web-Anwendungen laufen auf jedem Betriebssystem - MD Therapie, synaptos und Optica Viva fallen damit nicht aus
• Nur iPrax positioniert sich ausdrücklich für Apple-Umgebungen
• Cloud-Systeme umgehen die Frage nach dem lokalen Betriebssystem vollständig

Praxis mit hohem Privatanteil

Bei hohem Privat- und Selbstzahleranteil ist PraxiPro die direkteste Wahl. Prüfen Sie trotzdem, ob Ihr GKV-Volumen nach § 302 SGB V im gleichen System gleichwertig abgebildet ist, sonst entsteht ein Zweitsystem.

Privatabrechnung folgt eigenen Steigerungssätzen und ist keine Kopie der GKV-Logik. Bei den übrigen Anbietern ist Privatabrechnung meist enthalten, aber nicht der Entwicklungsfokus.

Kein Budget: die ehrliche Nullkosten-Option

Thera-Pi ist die einzige kostenlose Option in diesem Vergleich und verlangt dafür laufende Eigenleistung. Wer Betrieb und Datenschutz nicht selbst tragen kann, zahlt bei einer Cloud-Lösung unterm Strich weniger.

• Keine Lizenzgebühren
• Betrieb, Updates, Backup, Zugriffsrechte und Datenschutzdokumentation bleiben bei Ihnen
• Für die TI-Anbindung bleibt eine technische Lösung nötig; prüfen Sie vorab, ob Ihr Weg dazu passt

Abrechnung und TI-Pflicht 2027

Die Anbindungspflicht an die Telematikinfrastruktur wurde um 21 Monate verschoben.

Die TI-Anbindungspflicht für Heilmittelerbringer ist vom 1. Januar 2026 auf den 1. Oktober 2027 verschoben. Der TI-Status Ihrer Wunschsoftware gehört damit an den Anfang der Prüfliste.

Was bedeutet die TI-Pflicht 2027 für Ergotherapiepraxen? Ab 1. Oktober 2027 müssen sich Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden und Podologen an die Telematikinfrastruktur anbinden. Schon ab 1. Januar 2027 müssen Ärzte Heilmittelverordnungen verpflichtend als elektronische Verordnung (eVO) über die TI ausstellen, und Heilmittelerbringer rechnen ab diesem Datum auf Basis der elektronischen Verordnung ab. Wer bis zum 1. Oktober 2027 nicht anbindet, kann Verordnungen nicht mehr auf dem vorgesehenen elektronischen Weg empfangen und ab 1. Januar 2027 die eVO nicht abrufen; Verordnungen laufen dann nicht mehr über den regulären TI-Weg, und die Abrechnung mit den Kassen wird praktisch blockiert. Klären Sie deshalb vorab, welches Primärsystem die TI-Schnittstelle mitbringt und wer den Anschluss trägt. Ein TI-Zugang ist laut gematik Voraussetzung für den sicheren Austausch, Empfang und Versand von Gesundheitsdaten. Der Zugang erfolgte bisher über Konnektoren, mittlerweile steht mit dem TI-Gateway eine Alternative über sichere VPN-Verbindung bereit.

Was gehört technisch dazu? Heilmittelerbringer benötigen für die eVO dieselben TI-Komponenten wie Arztpraxen: eine SMC-B als Institutionskarte, optional einen HBA, ein Primärsystem mit TI-Schnittstelle oder ein TI-Gateway sowie einen KIM-Client für die Kommunikation mit Ärzten und Kassen. Für den TI-Anschluss brauchen Sie mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis je Institution; Heilmittelerbringende erhalten ihn über das elektronische Gesundheitsberuferegister eGBR. Ihr Primärsystem muss ein Bestätigungsverfahren oder die Konformitätsbewertung der gematik durchlaufen haben.

Wie funktioniert die GKV-Abrechnung mit Praxissoftware? Die GKV-Abrechnung läuft im DTA-Verfahren nach § 302 SGB V. Vergütungsgrundlage sind die Rahmenverträge nach § 125 SGB V zwischen Kassen und Berufsverbänden. Sie können selbst abrechnen oder ein Abrechnungszentrum beauftragen: Selbstabrechnung spart die Provision des Zentrums, die bei klassischen Abrechnungszentren 2 bis 5 % des Umsatzes beträgt. Ihre Software muss beide Wege ohne Zwischenschritte unterstützen.

In der Praxis läuft die Abrechnung Schritt für Schritt: Sie erfassen die abgeschlossene Verordnung mit Diagnoseschlüssel, Heilmittelposition und Frequenz, prüfen den Behandlungszeitraum auf Vollständigkeit und übergeben die Sammeldatei im DTA-Format an Kasse oder Zentrum. Zu den häufigsten Absetzungsgründen zählen unvollständige Verordnungen, nicht passende Diagnoseschlüssel zum Heilmittelkatalog, nicht abgerechnete oder falsch datierte Termine sowie fehlende Unterschriften. Läuft etwas schief, legen Sie Widerspruch mit der betroffenen Verordnung, dem Behandlungsnachweis und einer schriftlichen Begründung ein und halten die Frist des Rahmenvertrags ein.

Was kostet der TI-Anschluss und wer bezahlt ihn? Für die TI-Anschlusskosten kursieren Größenordnungen um 220 EUR pro Monat inklusive Karten, denen eine GKV-Förderpauschale in ähnlicher Höhe gegenübersteht (Stand 2026). Diese Zahlen stammen aus Branchenveröffentlichungen, nicht von den Softwareanbietern. Klären Sie Kosten und Trägerschaft direkt mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrer Abrechnungsstelle, bevor Sie unterschreiben.

Datenschutz: vier Prüfpunkte vor Vertragsabschluss

Vier Punkte gehören vor jede Unterschrift: Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Serverstandort, Löschkonzept und ein Exportformat, mit dem Sie im Streitfall aus dem Vertrag herauskommen.

• Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO: verpflichtend, sobald der Anbieter Ihre Patientendaten verarbeitet.
• EU-Serverstandort: klären Sie den Standort, nicht nur die europäische Gesellschaft.
• Löschkonzept und Exportformat: schriftlich festhalten, damit ein Wechsel möglich bleibt.
• Videotherapie: datenschutzrechtlich ein eigener Punkt, weil Bild- und Tonübertragung zusätzliche Anforderungen auslöst.

Softwarewechsel: in sieben Schritten ohne Datenverlust

Ein Wechsel gelingt nur mit Parallelbetrieb. Planen Sie mindestens eine vollständige Abrechnungsperiode ein, in der Altsystem und Neusystem gleichzeitig laufen, und fordern Sie das Exportformat beim Alt-Anbieter schriftlich an, bevor Sie kündigen.

1. Bestandsaufnahme, solange der Altvertrag noch läuft: Welche Daten liegen wo, wer nutzt welche Funktion?
2. Exportformat beim Alt-Anbieter schriftlich mit Frist anfordern.
3. Kündigungsfrist und Vertragsende im Altsystem prüfen, bevor der Neuanbieter startet.
4. Parallelbetrieb für mindestens eine Abrechnungsperiode einplanen.
5. Team schulen, bevor der erste echte Patient im neuen System landet.
6. Nach dem Umstieg vier Wochen lang die Absetzungen nachkontrollieren.
7. Erst danach das Altsystem abschalten und die Datenlöschung schriftlich bestätigen lassen.

Wer den Anbieter wechselt, findet in der buchnerFLOW Alternative 2026 ein Beispiel für einen solchen Wechselweg.

Fazit: die Entscheidung nach Ihrem Praxisprofil

Die beste Praxissoftware für Ergotherapie ist die, deren Modell zu Ihrer Praxisstruktur passt und deren TI-Status bis Oktober 2027 schriftlich feststeht. Zwei Kandidaten im Testbetrieb bringen Ihnen mehr als fünf Prospekte.

Wer kombinierte Fachbereiche abbilden muss, kommt an einem fachübergreifenden System nicht vorbei. Wer überwiegend privat abrechnet, prüft PraxiPro zuerst. Wer Preistransparenz braucht, hat mit Optica Viva und thevea die klarsten Zahlen. Lassen Sie sich den TI-Status bei jedem Kandidaten schriftlich bestätigen, bevor Sie unterschreiben.

Wenn der Wechsel ansteht, aber die Kapazität dafür fehlt: Wir begleiten Praxissoftware-Wechsel herstellerneutral - Exportprüfung beim Altanbieter, Testimport und Migration ohne Abrechnungslücke. Und wenn kein Standardsystem Ihre Fachbereiche sauber abbildet, entwickeln wir die Praxissoftware individuell. Und wenn Ihre Website die Terminbuchung gleich mit abbilden soll: Praxis-Websites mit Online-Terminbuchung.

FAQ

Welche Praxissoftware ist die beste? Das hängt vom Praxisprofil ab. Drei Kriterien tragen die Entscheidung: TI-Anbindung bis 1. Oktober 2027, Abrechnung nach § 302 SGB V und Passung zum Praxisprofil. Für kombinierte Praxen sind THEORG, MD Therapie, Optica Viva, iPrax und Henara die Kandidaten, für Preistransparenz Optica Viva und thevea, für Privatabrechnung PraxiPro.

Welche PVS ist die beste? PVS meint ein Praxisverwaltungssystem und ist in der Ergotherapie dasselbe Auswahlproblem. Entscheidend ist die Passung zum Praxisprofil. Für diesen Vergleich haben wir im September 2026 zehn Systeme geprüft; fünf davon führen eine eigene Produktseite für Ergotherapie.

Was kostet die Theorg Software? SOVDWAER nennt für THEORG keine öffentlichen Preise; alle Angaben laufen über “auf Anfrage”. Eine Zahl lässt sich seriös nicht schätzen. Zum Hintergrund: über 17.000 Praxen, mehr als 100.000 Anwender und über 30 Jahre am Markt. Für die Kalkulation bleibt nur das Vertriebsgespräch.

Was kostet eine Praxissoftware? Die auf Herstellerseiten einsehbaren Monatspreise reichen von 10,00 EUR bis 69,90 EUR. Konkrete Anker: PraxiPro ab 10,00 EUR pro Monat, Optica Viva ab 17,00 EUR je Lizenz, appointmed 45,00 EUR, thevea 69,90 EUR netto. THEORG, MD Therapie, Henara, iPrax und synaptos nennen keine Preise.

Welche Praxissoftware ist für Existenzgründer in der Ergotherapie empfehlenswert? Für Neugründungen zählt der niedrige Einstieg ohne eigene Serverinfrastruktur: Cloud-Systeme wie synaptos oder Optica Viva mit monatlicher Kündbarkeit, dazu PraxiPro mit einem Einstieg ab 10,00 EUR pro Monat und 14 Tagen Testphase. Thera-Pi bleibt die kostenlose Option mit Eigenverantwortung für den Betrieb.

Was ist die Blankoverordnung und wie bildet eine Praxissoftware sie ab? Die Blankoverordnung erlaubt Ihnen, Heilmittelauswahl und Frequenz im Rahmen der Vorgaben selbst festzulegen. Die Software muss diesen Fall in der Verordnung, in der Terminserie und in der Abrechnung abbilden. Prüfen Sie bei jedem Kandidaten getrennt, ob Heilmittel-Abrechnung und Selbstabrechnung nach § 302 SGB V im Basistarif enthalten sind - beides wird häufig als Zusatzmodul verkauft.

Cloud oder lokal installiert, was ist besser für die Ergotherapie? Ein Cloud-System spart den eigenen Server, verlagert die Pflichten aber in den Vertrag: Auftragsverarbeitung, Serverstandort in der EU und ein dokumentiertes Löschkonzept. Lokal installierte Systeme halten die Daten im Haus, verlagern aber Updates, Backup und Ausfallrisiko in die Praxis. Bei hohem Hausbesuchsanteil wiegt der mobile Zugriff schwerer.