# Stundenzettel Vorlage: kostenlos als Excel und PDF (2026) > Stundenzettel Vorlage kostenlos: Excel rechnet Arbeitszeit und Überstunden selbst, PDF zum Ausdrucken. Mit Ausfüllhilfe und Rechtslage für DE und AT. Veröffentlicht: 2026-09-27 Autor: Simon (alloq.digital) HTML-Version: https://alloq.digital/de/blog/stundenzettel-vorlage/ --- import VorlageDownload from '../../../components/VorlageDownload.tsx'; Ich habe dir eine Stundenzettel-Vorlage gebaut, die du sofort nutzen kannst: als **Excel-Datei**, die Arbeitszeit, Soll und Überstunden selbst ausrechnet, und als **PDF zum Ausdrucken** für alle, die lieber mit Stift arbeiten. Beide Varianten haben ein Monatsblatt mit Spalten für Datum, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit und Bemerkung, dazu Summen und zwei Unterschriftsfelder. In der Excel-Datei trägst du nur den Monat, deine Soll-Stunden pro Tag und die Zahl der Arbeitstage pro Woche ein. Die Datumsspalte füllt sich selbst, Wochenenden zählen kein Soll, und auch eine Nachtschicht über Mitternacht rechnet richtig. ![Stundenzettel-Vorlage von alloq.digital: Excel-Datei mit automatisch berechneter Arbeitszeit und Differenz, dahinter das ausgedruckte PDF-Monatsblatt](https://alloq.digital/blog/stundenzettel-vorlage-mockup.webp)

Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen (Excel + PDF)

Welches Format passt? Excel, wenn du Zeiten am Rechner einträgst und die Summen nicht selbst rechnen willst. Das PDF, wenn deine Leute auf der Baustelle oder im Laden händisch ausfüllen. Bei beiden zählt derselbe Ablauf: tatsächliche Zeiten erfassen, Einträge prüfen, den Monatsnachweis geordnet ablegen. ## Stundenzettel gestalten Für ein Monatsblatt empfehlen sich diese Spalten: - **Datum:** Kalendertag der Arbeitsleistung. - **Beginn und Ende:** tatsächliche Arbeitszeiten. - **Pause:** tatsächlich genommene Unterbrechungen. - **Arbeitszeit:** Arbeitsdauer ohne Pausen. - **Soll:** vereinbarte Sollzeit. - **Differenz/Überstunden:** rechnerische Abweichung vom Soll. - **Bemerkung:** beispielsweise Baustelle, Abwesenheit oder Korrekturhinweis. Erstellst du einen Arbeitszeitzettel für 2026, berücksichtige den passenden Zeitraum und die zutreffenden Kalendertage. Prüfe vor jeder neuen Vorlagenversion Kalender, Formeln, Pflichtfelder und rechtliche Hinweise anhand aktueller amtlicher Gesetzesfassungen und Entscheidungen. Dokumentiere Prüfdatum, Quelle, Ergebnis und Verantwortliche, und passe betroffene Felder bei Rechtsänderungen an. Eine neue Jahreszahl allein bestätigt keine inhaltliche Aktualität. ## Welche Angaben gehören auf einen Stundenzettel? ![Illustration einer Stundenzettel Vorlage mit Spalten für Datum, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit, Soll und Bemerkung](https://alloq.digital/blog/stundenzettel-vorlage-illustration-1.webp) *Die Checkliste deckt Zuordnung, Tagesaufzeichnung, Prüfung und Zusatzinformationen ab.* Ein gut prüfbarer Stundenzettel enthält Name, Zeitraum sowie je Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pausen und tatsächliche Arbeitsdauer. Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Arbeitgeber dienen als Kontroll- und Freigabefelder. Welche Angaben rechtlich vorgeschrieben sind, hängt von Deutschland oder Österreich und dem jeweiligen Anwendungsfall ab - praktische Zusatzfelder ersetzen keine gesetzlichen Anforderungen. Nutze diese Vollständigkeits-Checkliste für deinen Arbeitszeitnachweis: - **Zuordnung:** Name des Mitarbeiters und Zeitraum, etwa der Abrechnungsmonat. - **Tagesaufzeichnung:** Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Nettoarbeitszeit. - **Prüfung:** Unterschrift Mitarbeiter und Arbeitgeber als vorgesehene Freigabefelder. - **Zusatzinformationen:** Sollzeit, Differenz/Überstunden und Bemerkung. Nettoarbeitszeit bezeichnet die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ohne Pausen. Sollzeit meint dagegen die Arbeitsdauer, die dein Betrieb für den betreffenden Tag nach der maßgeblichen Vereinbarung ansetzt. Deutschland und Österreich unterscheiden sich bei den rechtlichen Mindestanforderungen und Ausnahmen. Name, Zeitraum und Zusatzfelder machen die Vorlage besser prüfbar. Aus dieser Checkliste folgt trotzdem keine pauschale gesetzliche Pflicht für jedes einzelne Feld. Die rechtliche Bedeutung der Unterschrift erläutert die FAQ. ## Stundenzettel in fünf Schritten ausfüllen Einen Stundenzettel schreibst du anhand der tatsächlich geleisteten Zeiten, möglichst direkt am jeweiligen Arbeitstag. Ein Schichtplan beschreibt die Planung, dein Arbeitszeitnachweis dagegen den tatsächlichen Verlauf. So füllst du das Monatsblatt aus: 1. **Name und Abrechnungsmonat eintragen.** Prüfe, ob die Datumszeilen zum betreffenden Monat passen. Verwechsle den Zeitraum nicht mit dem Datum der späteren Freigabe. 2. **Beginn und Ende erfassen.** Trage die tatsächlichen Uhrzeiten ein, nicht pauschal die geplante Schicht. Warte nicht bis zum Monatsende, um Zeiten aus der Erinnerung zu ergänzen. 3. **Pausen dokumentieren.** Notiere die tatsächlich genommenen Pausen. Bei mehreren Arbeitsblöcken summierst du entweder die einzelnen Blockdauern oder ziehst sämtliche Unterbrechungen von der Gesamtspanne ab, niemals beides. 4. **Nettoarbeitszeit und Differenz prüfen.** Vergleiche die Arbeitszeit ohne Pausen mit der vereinbarten Sollzeit. Eine positive Differenz bedeutet zunächst nur, dass die erfasste Zeit über diesem Soll liegt. 5. **Monatsabschluss durchführen.** Kontrolliere Tageswerte und Monatssumme, kennzeichne Korrekturen und lasse die zuständige Person den Nachweis freigeben. Eine **beispielhaft ausgefüllte Musterzeile** mit angenommenem Tages-Soll sieht so aus: | Datum | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit | Soll | Differenz/Überstunden | Bemerkung | |---|---|---|---|---|---|---|---| | Beispieltag | 08:23 | 17:34 | 00:30 | 08:41 | 08:00 | +00:41 | Tatsächliche Zeiten | Ein automatischer Pausenabzug ersetzt keine Dokumentation der tatsächlich genommenen Pause. Musst du Beginn und Ende einzelner Pausen festhalten, ergänze diese Angaben etwa im Bemerkungsfeld oder in einem zugehörigen Pausenprotokoll. Für Deutschland lohnt sich die Unterscheidung zwischen Pausengewährung und Aufzeichnung: Das Arbeitszeitgesetz regelt Ruhepausen, schreibt damit aber nicht allgemein separate Pausenfelder vor. Die besonderen Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes verlangen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht ausdrücklich einzelne Pausenzeitpunkte. Erfasse tatsächliche Unterbrechungen trotzdem nachvollziehbar, damit die Nettoarbeitszeit stimmt. Prüfe zusätzlich branchenspezifische Vorgaben. ## Wie berechnest du Arbeitsstunden in Excel richtig? ![Illustration zur Berechnung der Arbeitsstunden in einer Excel-Stundenzettel-Vorlage aus Beginn, Ende und Pause](https://alloq.digital/blog/stundenzettel-vorlage-illustration-2.webp) *Im Beispiel ergeben 08:23 bis 17:34 Uhr abzüglich 30 Minuten Pause 08:41 Stunden, also rund 8,68 Dezimalstunden.* Die Arbeitsstunden im Excel-Beispiel ergeben sich aus Ende minus Beginn minus Pause: Zwischen 08:23 und 17:34 Uhr liegen 9 Stunden und 11 Minuten. Nach einer tatsächlichen Pause von 30 Minuten bleiben 8 Stunden und 41 Minuten Nettoarbeitszeit. In Dezimalstunden entspricht die Arbeitszeit rund 8,68 Stunden, nicht 8,41 Stunden. Die **Beispielrechnung** setzt voraus, dass Beginn und Ende am selben Kalendertag liegen. Der vollständige Rechenweg lautet: `17:34 - 08:23 = 09:11`, anschließend `09:11 - 00:30 = 08:41`. Dezimalstunden berechnest du mit `8 + 41/60 = 8,6833…`, gerundet also `8,68`. Das Zeitformat `hh:mm` trennt Stunden und Minuten; eine Dezimalzahl verwendet dagegen Bruchteile einer Stunde. Bei einem **angenommenen Soll von 08:00 Stunden** beträgt die rechnerische Differenz `+00:41`. Diese Differenz klärt noch nicht, ob vergütungspflichtige Überstunden vorliegen. Die Beispielrechnung bestätigt außerdem nicht die arbeitszeitrechtliche Zulässigkeit der Pausenlänge. ### Excel-Formeln für Nachtschichten und Monatssummen In meiner Vorlage steckt das alles schon drin: Die Pause trägst du dort in Minuten ein, und die Arbeitszeit steht als Dezimalzahl in der Tabelle, damit auch Minusstunden sauber angezeigt werden. Wenn du lieber deine eigene Tabelle baust, helfen dir diese Formeln. Die folgenden Formelbeispiele verwenden **B = Beginn, C = Ende, D = Pause als Zeitwert und E = Arbeitszeit**. Sie dienen als nachvollziehbare Hilfen, nicht als Zusicherung, dass sie sämtliche Sonderfälle abdecken. Für Arbeit am selben Kalendertag lautet die Grundformel: ```excel =C2-B2-D2 ``` Eine Variante mit Leerprüfung verhindert, dass fehlende Angaben unbemerkt als null in die Rechnung eingehen: ```excel =WENN(ODER(B2="";C2="";D2="");"";C2-B2-D2) ``` Bei einer **Nachtschicht unter 24 Stunden** berücksichtigt diese Formel den Tageswechsel: ```excel =REST(C2-B2;1)-D2 ``` Der Testfall `22:00 bis 06:00 minus 00:30` ergibt `07:30`. Die REST-Formel setzt plausible Eingaben voraus und kann eine versehentlich vertauschte Uhrzeit als Nachtschicht interpretieren. Für längere Zeitspannen brauchst du Datum und Uhrzeit. Eine beispielhafte Monatssumme lautet: ```excel =SUMME(E2:E32) ``` Formatiere die Summenzelle mit **`[h]:mm`**. Fünf Beispieltage mit jeweils `08:00` ergeben dann `40:00` statt einer auf `16:00` umspringenden Uhrzeitanzeige. Dezimalstunden erhältst du mit `=E2*24` im Zahlenformat. Teste auch negative Soll-Differenzen: Eine unpassende Zeitanzeige darf Minusstunden nicht verdecken. ## Typische Fehler und nachvollziehbare Korrekturen ![Illustration einer nachvollziehbaren Korrektur auf einem Stundenzettel mit durchgestrichenem Originalwert und ergänzter Änderung](https://alloq.digital/blog/stundenzettel-vorlage-illustration-3.webp) *Korrekturregel: Original, Änderung, Grund, dazu Datum und verantwortliche Person.* Die Korrekturregel **„Original, Änderung, Grund"** hält den ursprünglichen Eintrag, den neuen Wert und den Anlass der Änderung nachvollziehbar. Ergänze das Änderungsdatum und die verantwortliche Person, statt alte Werte kommentarlos zu ersetzen. Diese Fehler-Checkliste hilft bei der Prüfung: - **Pausen vergessen:** Kontrolliere tatsächliche Unterbrechungen, nicht nur einen voreingestellten Abzug. - **Zeitformate vermischen:** Verwende `08:41` und `8,68` nur im jeweils passenden Format. - **Formeln überschreiben:** Trenne Eingabefelder von Rechenfeldern und schütze Formeln nach Möglichkeit. - **Am Monatsende schätzen:** Rekonstruiere verspätete Einträge anhand nachvollziehbarer Unterlagen und kennzeichne sie als Nachtrag. - **Abwesenheit als Arbeit buchen:** Halte Urlaub, Krankheit und Feiertage getrennt von tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Auf Papier streichst du einen falschen Wert lesbar durch und ergänzt die Korrektur daneben. In Excel helfen eine geregelte Versionierung oder ein separates Änderungsprotokoll mit altem Wert, neuem Wert, Datum, Person und Grund. Arbeitszeit, Sollzeit und Abwesenheitsgutschrift erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine mögliche Gutschrift für Urlaub oder Krankheit gehört zur Stundenkontenführung, nicht ungekennzeichnet zur geleisteten Arbeit. Verlasse dich außerdem nicht darauf, dass ein Nachtrag eine versäumte gesetzliche Erfassungsfrist automatisch heilt. Gleiche für Nachträge Kalender, Einsatzberichte, Zugangsdaten und Angaben der Beschäftigten ab. Einzelne Anhaltspunkte belegen nicht automatisch durchgehende Arbeit. Kläre Widersprüche und dokumentiere verbleibende Unsicherheiten. Hinterlege die jeweils geltende Erfassungsfrist im Prüfablauf, benenne eine Vertretung und kontrolliere offene Einträge vor Fristablauf statt erst beim Monatsabschluss. ## Welche Regeln gelten für Stundenzettel in Deutschland? Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland bereits; Arbeitgeber müssen die Erfassung organisieren und tatsächlich durchführen. Nach der Darstellung der [IHK Berlin zur Arbeitszeiterfassungspflicht](https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/arbeitsrecht/arbeitszeiterfasung-5666426) verlangt der BAG-Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, ein System für Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Die bloße Möglichkeit, Zeiten einzutragen, genügt nicht. Das Bundesarbeitsgericht, kurz BAG, begründet die Pflicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsschutzgesetz, kurz ArbSchG. Laut IHK Berlin schreiben weder die Entscheidung noch das ArbSchG eine bestimmte technische Form vor. **Papier und Excel kommen damit grundsätzlich infrage**, garantieren aber für sich genommen keine ordnungsgemäße Erfassung. Der EuGH verlangt im Urteil zur Rechtssache CCOO gegen Deutsche Bank im Entscheidungstenor ein „objektives, verlässliches und zugängliches System", das die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst. Dieser Auftrag richtet sich an die Mitgliedstaaten. Das BAG leitet die Arbeitgeberpflicht aus dem geltenden ArbSchG ab; in seinen Entscheidungsgründen stellt es klar, dass Arbeitgeber das System nicht nur bereitstellen, sondern tatsächlich verwenden müssen. Daraus folgt keine eigenständige elektronische Formpflicht. Für deinen Betrieb bedeutet das: Eine versandte Excel-Datei allein erfüllt die organisatorische Aufgabe nicht. Lege fest, wer Zeiten erfasst, wer fehlende Einträge prüft und wo Beschäftigte und zuständige Stellen auf die Nachweise zugreifen können. Daneben gelten zwei ältere Spezialregeln. [§ 16 Abs. 2 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html) verlangt, dass Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich hinaus aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. [§ 17 MiLoG](https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html) verlangt für Minijobs (außer in Privathaushalten) und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag vorliegen und ebenfalls mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Beim Mindestlohngesetz können auch verspätete, unrichtige oder unvollständige Aufzeichnungen sowie Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht Bußgelder auslösen. Übertrage diese Sanktionen nicht pauschal auf die allgemeine Erfassungspflicht nach dem ArbSchG. Die Hinweise bieten allgemeine Orientierung und **keine Rechtsberatung**. Lass insbesondere Sonderregelungen, Aufbewahrungspflichten und die Anwendbarkeit auf deine Beschäftigten prüfen. ### Geplante Reform und geltendes Recht klar trennen Im Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) zur Reform des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden, das Ministerium selbst nennt ihn eine interne Arbeitsfassung. Laut der [Zusammenfassung von Gleiss Lutz](https://www.gleisslutz.com/de/know-how/bmas-update-neuer-referentenentwurf-zur-aenderung-des-arbeitszeitgesetzes) soll die Arbeitszeit künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Die Übergangsfristen hängen an der Betriebsgröße: ein Jahr ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre unter 250, fünf Jahre unter 50. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form ausgenommen bleiben, die Arbeitszeit aber trotzdem aufzeichnen müssen, zum Beispiel auf Papier oder in Excel. Stand Ende September 2026 ist das **noch kein geltendes Recht**: Es gibt keinen Kabinettsbeschluss, und der Bundestag hat den Entwurf nicht beraten. Bis dahin gilt, was oben steht. Papier und Excel sind zulässig, wenn die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Die Zehn-Beschäftigten-Grenze betrifft im Entwurf nur die Form, sie ist keine Befreiung von der Zeiterfassung. ## Welche Regeln gelten für Stundenzettel in Österreich? Arbeitszeitaufzeichnungen sind in Österreich auch für Kleinbetriebe mit nur einer oder wenigen beschäftigten Personen erforderlich. Die [WKO zur Arbeitszeit-Aufzeichnungspflicht](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht) bestätigt außerdem, dass das Gesetz keine konkrete Form vorschreibt. Papier und Excel kommen daher als Formate infrage. Welche Erleichterungen dein Betrieb nutzen kann, hängt von der Arbeitszeiteinteilung und den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ab. Nach der [österreichischen Arbeitsinspektion](https://www.arbeitsinspektion.gv.at/arbeitsschutz/arbeitszeit/arbeitszeit_arbeitsruhe/aushang_aufzeichnung_arbeitszeit.html) enthalten die Aufzeichnungen grundsätzlich Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit und der Ruhepausen. Arbeitgeber bleiben für die korrekte Führung verantwortlich, auch wenn Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen. Eine einzige Spalte mit der gesamten Pausendauer bildet deshalb nicht automatisch alle notwendigen Angaben ab. Für eine fixe, schriftlich festgehaltene Arbeitszeiteinteilung erläutert die WKO eine Erleichterung: Der Arbeitgeber bestätigt die Einhaltung mindestens am Ende jeder Entgeltperiode und auf Verlangen des Arbeitsinspektorats. Abweichungen hält der Betrieb laufend fest. Die Aufzeichnungspflicht nach [§ 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008238&Paragraf=26) gilt auch für Teilzeit und geringfügig Beschäftigte. Wer Lage und Ort der Arbeit weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend im Homeoffice arbeitet, für den reicht nach § 26 Abs. 3 AZG die Aufzeichnung der Tagesarbeitszeit, also der Dauer. Beschäftigte können einmal monatlich die kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen. Gelegentliches Homeoffice ist jedenfalls kein Grund, Aufzeichnungen einfach wegzulassen. Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen können laut [WKO-FAQ zur Arbeitszeit](https://www.wko.at/arbeitszeit/faqs-arbeitszeit) Verwaltungsstrafen auslösen. Prüfe mögliche Sanktionen anhand des jeweiligen Verstoßes. Verfallsfristen sind ebenfalls relevant: Laut WKO verfallen diesbezügliche Ansprüche nicht, wenn fehlende Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlichen Arbeitszeit unmöglich machen oder der Arbeitgeber die Übermittlung verweigert. Daraus folgt keine pauschale Aussage über sämtliche Verjährungsfristen. Karin Loh, WKO-Rechtsexpertin beim WKO-Rechtsservice, empfiehlt im Beitrag [„Fallen und Stolpersteine bei der Arbeitszeit"](https://www.wko.at/stmk/news/arbeitszeit-fallen-stolpersteine): „Wir raten aber dennoch zu Vollaufzeichnungen, sie sind ja die Grundlage der Entlohnung". ## Papier, Excel und App im Vergleich ![Vergleich von Stundenzettel Vorlage auf Papier, als Excel-Datei und als Zeiterfassungs-App](https://alloq.digital/blog/stundenzettel-vorlage-illustration-4.webp) Eine einfache Vorlage passt, solange dein Betrieb Erfassung, Prüfung und Zusammenführung zuverlässig organisiert. Mehrere Standorte, Baustellen, Projektzeiten oder die Übernahme in Kundenrechnungen können auch bei wenigen Mitarbeitenden einen integrierten Ablauf sinnvoll machen. Die folgende Tabelle vergleicht typische organisatorische Unterschiede; bei Apps hängen die Funktionen vom konkreten Produkt ab: | Format | Rechenaufwand | Zusammenarbeit | Korrekturhistorie | Mobile Erfassung | Zugriffsschutz | Projekt- und Rechnungsbezug | |---|---|---|---|---|---|---| | Papier | Manuelle Summen | Zusammenführen nötig | Lesbare Korrekturen | Ohne Gerät möglich | Sichere Ablage | Manuelle Übertragung | | Excel | Formeln und Summen | Versionen abstimmen | Protokoll organisieren | Gerät und Dateizugriff nötig | Rechte einrichten | Eigene Struktur nötig | | App | Je nach Funktion automatisch | Gemeinsamer Datenstand möglich | Protokolle prüfen | Mobile Erfassung prüfen | Rollen prüfen | Integration prüfen | Die **Standort-Projekt-Abrechnung-Regel** nennt konkrete Wechselkriterien: Prüfe einen integrierten Ablauf, sobald du regelmäßig Standortdateien zusammenführst, Zeiten nach Projekten auswertest oder Angaben manuell in Rechnungen überträgst. Eine starre Mitarbeiterzahl hilft bei dieser Entscheidung weniger als die tatsächlichen Übergaben. Wenn Zeiten, Projekte und Rechnungen bei dir in mehreren Excel-Dateien auseinanderlaufen, ist das genau der Punkt, an dem wir bei alloq.digital ansetzen: Wir bauen interne Tools, die solche Tabellen ablösen, und [modernisieren gewachsene Excel-Lösungen](/de/leistungen/software-modernisierung/). Einen ehrlichen Überblick, wann sich das lohnt, findest du auch in meinem Artikel zur [Excel-Alternative](/de/blog/excel-alternative/). Arbeitszeitnachweis und abrechenbare Kundenzeit sind nicht identisch. Möchtest du [Stundenleistungen im Angebot klar beschreiben](/de/blog/angebot-schreiben/), trenne vereinbarte Abrechnungsgrundlagen von der internen Arbeitszeiterfassung. Ordnest du angrenzende Verwaltungsabläufe, kannst du außerdem [kostenlose Buchhaltungssoftware vergleichen](/de/blog/buchhaltungssoftware-kostenlos-vergleich/). Prüfe bei jeder Lösung Einrichtung, Datenschutz, Zugriffsrechte und tatsächliche Funktionen statt nur das Format. ## Häufige Fragen zur Stundenzettel-Vorlage ### Muss der Stundenzettel unterschrieben werden? Eine allgemeine gesetzliche Unterschriftspflicht für Stundenzettel gibt es weder in Deutschland noch in Österreich. Die WKO empfiehlt regelmäßige Unterschriften der Beschäftigten zur Bestätigung der Richtigkeit. Nutze die Felder für Mitarbeiter und Arbeitgeber als Kontroll- und Freigabeschritt und prüfe zusätzliche vertragliche, tarifliche, kollektivvertragliche oder betriebliche Anforderungen. ### Wie lange musst du Stundenzettel aufbewahren? Für Österreich nennt die Arbeitsinspektion mindestens ein Jahr Aufbewahrung; die WKO empfiehlt unter arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten mindestens sieben Jahre. In Deutschland schreiben § 16 Abs. 2 ArbZG (für Arbeitszeit über acht Stunden) und § 17 MiLoG (Minijobs und bestimmte Branchen) jeweils mindestens zwei Jahre vor. Sind die Stundenzettel Grundlage der Lohnabrechnung, können steuerliche Aufbewahrungsfristen länger sein, das klärst du am besten mit deinem Steuerbüro. ### Reicht Excel als Stundenzettel? Excel kommt als Stundenzettel grundsätzlich infrage, wenn dein Betrieb tatsächliche Arbeitszeiten zuverlässig erfasst und den Nachweis ordentlich organisiert. Die IHK Berlin nennt elektronische und schriftliche Systeme als mögliche Formen; die WKO bestätigt für Österreich die fehlende konkrete Formvorgabe. Lege Zuständigkeiten, Korrekturprotokoll, Zugriffsrechte und Ablage fest. Eine Datei allein garantiert keine ordnungsgemäße Erfassung. ### Welchen Stundenzettel brauchst du für Minijobber? Für Minijobber in Deutschland eignet sich eine Vorlage mit tatsächlichem Beginn, Ende, Pausen und Arbeitsdauer als organisatorische Grundlage. Nach § 17 MiLoG musst du bei gewerblichen Minijobs Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Minijobs in Privathaushalten sind davon ausgenommen. Setze österreichische geringfügige Beschäftigung nicht mit dem deutschen Minijob-Regime gleich. ### Wie kann ich meinen Stundenzettel selbst gestalten? Deinen Stundenzettel kannst du an betriebliche Abläufe anpassen, indem du die Kernfelder erhältst und beispielsweise Projekt oder Baustelle ergänzt. Verwende eindeutige Zeitformate und trenne Eingaben von Berechnungen. Teste nach Änderungen mindestens eine Tagesrechnung, eine Nachtschicht und eine Monatssumme. Zusätzliche Felder unterstützen deine Organisation, begründen aber für sich genommen keine gesetzlichen Pflichtangaben.